5. Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu):
3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý và các phòng ban trong Công ty
3.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Hình 3.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc KD Phó tổng giám đốc tài chính Phòng KD VLXD Cửa hàng vật tư Số 1 Cửa hàng vật tư Số 2 Cửa hàng 55 Tầm Vu Cửa hàng số 26 Trà Nóc
Cửa hàng xăng dầu C22
CN Bạc Liêu CN Phú Quốc CN Sóc Trăng CN TP. HCM Phòng KD gas Phòng KD dầu nhờn Phòng KD Sơn Phòng KD Cát Đá Phòng tin học Phòng Kế toán Phòng Tổ chức – Hành chính CN Vị Thanh Bộ phận Kho-đội vận tải Hội đồng quản trị
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban a. Ban giám đốc
Tổng giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm về việc điều hành công ty.
Phó tổng giám đốc: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, giúp giám đốc lãnh đạo công ty, phụ trách kiểm tra các phòng ban và theo dõi các hoạt động về tài chính và kinh doanh của công ty.
b. Phòng kinh doanh
Bao gồm phòng kinh doanh vật liệu xây dựng, phòng kinh doanh gas, phòng kinh doanh dầu nhờn, phòng kinh doanh sơn, phòng kinh doanh cát đá.
Chức năng:
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, phát triển thị trường; tiêu thụ hàng hóa; quản lý các Cửa hàng tại Cần Thơ.
Tạo nguồn hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty.
Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh vật liệu xây dựng tại thị trường Cần Thơ và các công trình.
Phát triển thị trường.
Nhiệm vụ:
Cân đối nguồn hàng tại các kho công ty, nhập hàng hóa vật liệu xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh của các đơn vị và chiến lược dự trữ hàng.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh vật liệu xây dựng cho từng năm, từng quý, từng tháng để thực hiện kế hoạch.
Nghiên cứu và đánh giá thị trường trong kinh doanh.
Đàm phán mua bán với các đối tác theochính sách của công ty.
Lập phương thức hỗ trợ khách hàng cho đại lý và người tiêu dùng.
c. Phòng kế toán
Chức năng:
Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán công ty theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam.
Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bộ máy quản lý của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hệ thống kế toán của công ty.
Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nước, Bộ ngành và địa phương để xây dựng chiến lược tài chính công ty.
Tổ chức công tác kế toán thuộc các phần hành của phòng kế toán.
Lập các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo tài chính của công ty gửi đến các cơ quan hữu quan theo quy định. Tổ chúc kiểm tra, đối chiếu, duyệt các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
Chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách kinh tế, tài chính theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý và cấp phát hóa đơn bán hàng, theo dõi và báo cáo thuế theo quy định.
Kiểm tra tính hiệu quả của các định mức lao động, tiền lương, các chế độ chính sách đối với người lao động, các chi tiêu kế hoạch kinh doanh.
Kịp thời phát hiện những sai sót, bất hợp lý hoạc vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại.
Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm đảm bảo lợi nhuận, phát huy chế độ tự chủ về tài chính của công ty.
Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đánh giá lại tài sản theo quy định của Nhà nước. Kiểm kê và đề xuất giải pháp giải quyết, xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, nợ khó đòi và các khoản thiếu hụt về tài chính.
d. Phòng tổ chức hành chính
Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các hoạt động về chính sách tuyển dụng và đều phối lao động.
Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các hoạt động về chính sách đào tạo, chế độ, chính sách lương bổng, đãi ngộ, thi đua – khen thưởng.
Quản lý, điều hành công tác Hành chính–Văn phòng trong Công ty.
Quản lý, tổ chức thực hiện các công tác xây dựng cơ bản.
e. Phòng tin học
Chức năng
Nghiên cứu, tư vấn giúp ban giám đốc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh và quản lý của Công ty.
Thực hiện giám sát, kiểm tra việc sử dụng tài sản, thiết bị máy móc có liên quan đến tin học từ đó đề xuất việc sử dụng trang thiết bị mới, thanh lý các thiết bị không còn phù hợp.
Hỗ trợ Công ty và các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin.
Nhiệm vụ:
Đảm bảo hệ thống máy tính của Công ty luôn trong trạng thái hoạt động ổn định, sẵn sàng đáp ứng các công việc một cách tốt nhất.
Hỗ trợ người dùng về việc sử dụng các phần mềm, phần cứng, bảo mật, đảm bảo hệ thống máy tính luôn ở trong trạng thái an toàn.
Thiết kế các phần mềm hỗ trợ cho công việc kinh doanh.
Quản lý, duy trì website Công ty, cập nhật giới thiệu sản phẩm kinh doanh, quãng bá hình ảnh Công ty.
f. Kho
Tổ chức thực hiện công tác quản lý kho, thực hiện công tác kiểm soát thiết bị đo.
Tổ chức thực hiện công tác quản lý và điều hành các phương tiện vận chuyển và phương tiện xếp dỡ.