- Xây dựng các tiêu chuẩn cần thiết cho mọi người ở mọi cấp độ trách nhiệmkhác nhau trong công ty;
- Thiết lập những hướng dẫn, thường xuyên bồi dưỡng cập nhật kiến thức cho nhân viên;
- Có chính sách hỗ trợ nhân viên tham gia các chương trình đào tạo mang chất lượng quốc tế.
Giao việc:
- Lập kế hoạch và xác địn nhu cầu nhân viên cho toàn công ty trên cơ sở tổng thể và chi tiết;
- Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và học vấn của cá thành viên khi tham gia cuộc kiểm toán;
- Thời gian thực hiện hợp đồng kiểm toán, thời gian và mức độ tham gia của các thành viên để thực hiện cuộc kiểm toán đúng thời hạn
- Lập kế hoạch giám sát và các việc có liên quan, phân công cán bộ giám sát Hướng dẫn và giám sát
- Phân công trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể và chương trình kiểm toán; - Đưa ra những hướng dẫn vầ mẫu biểu, giáy làm việc và kết cấu của hồ sơ kiểm toán;
- Quy định hình thức, cách đánh tham chiếu và nội dung ghi chép của nhân viên;
- Hầu hết các công ty tiến hành soát xét chất lượng qua ba cấp, việc soát xét chưa được chú trọng nhiều;
- Đặt ra những tiên chuẩn chặt chẽ về trình độ năng lực chuyên môn đối với nhân viên phụ trách kiểm soát.
Tham khảo ý kiến:
- Thông báo cho nhân viên về các thủ tục và quy chế tư vấn của công ty; - Xác định những lĩnh vực cụ thể và tình huống chuyên môn phức tạp đòi hỏi phải có sự tham khảo của các chuyên gia;
- Chỉ định một số cá nhân với tư cách là những chuyên gia về mặt pháp lý; - Khuyến cáo các nhân viên về mức độ và phạm vi phải lắng nghe ý kiến của chuyên gia
Duy trì và chấp nhận khách hàng
- Thu thập và ra soát các thông tin tài chính về khách hàng tiềm năng như báo cáo tài chính, tờ kê khai nộp thuế;
- Đánh giá tính độc lập của công yt và khả năng phục vụ khách hàng để thu thập thông tin;
- Đánh giá khách hàng vào thời điểm cuối kỳ hoặc căn cứ vào các điều kiện phát sinh để xác định xem có tiếp tục hay duy trì quan hệ với khách hàng nữa hay không.
Kiểm tra:
- Xây dựng chu kỳ và xác định thời gian hoạt động kiểm tra;
- Quy định cấp bậc, trình độ của nhân viên kiểm tra và phương pháp tuyển chọn nhân viên kiểm tra;
- Rà soát lại những công việc đã đựoc lựa chọn xem các cong việc này có tuân theo các chuẩn mực nghề nghiệp và các thủ tục kiểm soát chất lượng của công ty không;
- Thảo luân và thông báo kịp thời những sai sót trong quá trình kiểm tra với các cấp có thẩm quyền liên quan;
- Đề ra các biện pháp sũa chữa sai sót và yêu cầu sửa đổi các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng xuất phát từ kết quả của cuộc kiểm tra.
b3. Đối với các công ty kiểm toán có quy mô nhỏ
Đa số họ chưa xây dựng được các chính sách kiểm soát chất lượng một các hoàn chỉnh. Họ thường tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng, tuyển dụng và đào tạo nhân viên, việc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán chỉ dừng lại ưở mức độ đối phó với sự kiểm tra từ bên ngoài là chủ yếu hơn là nâng cao chất lượng dịch vụ mà mình cung cấp. Chính sách kiểm soát chất lượng của các công ty này thường tập trung vào n hững vấn đề sau:
- Về tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, tiến hành phổ biến các chính sách và thủ tục liên quan đến tính độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn, tính thận trọng, bí mật, tư cách nghề nghiệp và các chuẩn mực chuyên môn cho tất cả các nhân viên trong công ty.
- Về kỹ năng và năng lực chuyên môn, các công ty có xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng nhân viên và chú trọng vào việc đào tạo kèm cặp, truyền kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
- Về giao việc, có xem xét đến trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực của kiểm toán viên khi phân công thực hiên hợp đồng giao việc
- Về hướng dẫn và giám sát, đã tiến hành lập kế hoạch và chương trình kiểm toán trước khi thực hiện cuộc kiểm toán. Ban hành những biểu mẫu, giấy làm việc thống nhất trong hồ sơ làm việc.
- Về tham khảo ý kiến, xác định những lĩnh vực chuyên môn cần tham khảo ý kiến của chuyên gia, cấp có thẩm quyền lựa chọn chuyên gia để tư vấn cho công ty.
- Về việc duy trì và chấp nhận khách hàng, có tiến hành đánh giá về khách hàng tiềm năng dựa trên những thông tin mà khách hàng cung cấp, cân nhắc đến khả năng và năng lực của mình khi tiếp nhận khách hàng tiềm năng và những khách hàng cũ khi có sự thay đổi.
- Về kiểm tra, xây dựng các thủ tục kiểm tra cần thiết để đi đến sự cam kết rằng các thủ tục kiểm soát chất lượng của công ty hoạt động hữu hiệu. Quy định trách nhiệm thực hiện công việc kiểm tra cho một số người cụ thể (như giám đốc và phó giám đốc).
c. Thực trạng thực hiện chính sách kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại các công ty kiểm toán tại các công ty kiểm toán
c1. Tại các công ty kiểm toán nước ngoài ở Việt Nam:
Phần lớn các công ty này áp dụng một cách thường xuyên liên tục các quy định trong chính sách kiểm soát chất lượng được thiết lập trên các mặt như sau:
- Tuân thủ đạo đức nghề nghiệp: các công ty luôn có biện pháp để giám sát việc tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên
- Kỹ năng và năng lực chuyên môn: Quy trình tuyển dụng nhân viên được đặt ra hết sức nghiêm ngặt nhằm tuyển chọn được các nhân viên có trình độ cao. Tổng chi phí hàng năm, khoản chi cho công tác đào tạo và bồi dưỡng nhân viên chiếm tỷ trọng cao. Do đó, hầu hết đội ngũ kiểm toán viên đều đã tiếp nhận được công nghệ kiểm toán, quản lý quốc tế và được đào tạo một cách bài bản theo chương trình đào tạo quốc tế.
- Giao việc: Khi giao việc cho các nhân viên, công ty rất chú trọng đến năng lực và trình độ của các nhân viên khi tham gia vào hợp đồng. Cơ chế lựa chọn nhân viên được thực hiện theo cơ chế động, nghĩa là tùy thuộc vào độ khó của từng hợp đồng và tính phức tạp trong từng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của khách hàng mà công ty sẽ chịn ra những thành viên có năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp để tham gia thực hiện hợp đồng. Nhân viên được chọn có thể thuộc các phòng ban khác nhau nhưng phải phù hợp và chất lượng với hợp đồng sã thực hiện.
- Hướng dẫn và giám sát: Các công ty kiểm toán nước ngoài do phải tuân thủ và áp dụng các quy định kiểm soát từ công ty mẹ nên hầu hết các công ty này đều xây dựng được hệ thống kiểm soát chất lượng khá tốt, biểu mẫu, giấy tờ làm việc và hồ sơ kiểm toán được quy định thống nhất và rõ ràng. Hàng năm đều tổ chức thực hiện công tác kiểm tra chéo giữa các công ty con ở các nước khác nhau.
- Tham khảo ý kiến: Các công ty này rất chú trọng đến việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia, tiêu chuẩn của các chuyên gia, và việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán những tài liệu về kết quả tham khảo để làm bằng chứng kiểm toán.
- Duy trì và chấp nhận khách hàng: Tại các công ty này tổ chức một bộ phận riêng thực hiện việc thu thập và đánh giá thông tin khi đưa ra quyết định tiếp tục duy trì khách hàng hiện có và chấp nhận một khách hàng mới. Khi chấp nhận một khách hàng mới, bộ phận này thường tìm hiểu rất kỹ thông tin về khách hàng thông qua việc khảo sát sơ bộ về quy mô hoạt động và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng, ngoài ra hộ còn thu thập thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng, trao đổi với bên thứ ba hoặc kiểm toán viên tiền nhiệm trước khi ra quyết định.
- Kiểm tra: Công việc kiểm tra luôn được duy trì trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán và sau khi cuộc kiểm toán hoàn thành. Trong các biểu mẫu, giấy tờ làm việc tại các công ty này, dấu vết soát xét được thể hiện rất rõ và yêu cầu các nhân viên tham gia công việc kiểm toán phải làm đầy đủ các thủ tục kiểm
soát khi thực hiện công việc của mình trước khi trình lên cấp cao hơn soát xét và lưu trữ vào hồ sơ làm việc.
c2. Tại các công ty kiểm toán có quy mô trên trung bình
Công tác kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán trong các công ty được thể hiện qua các mặt hoat động chủ yếu sau: