Thực hiện dự án là quá trình triển khai những gì đã được hoạch định trong văn bản dự án, bao gồm các hoạt động phối hợp nhằm đảm bảo việc tham gia của các lực lượng vào
quá trình triển khai dự án, các hoạt động giám sát và cuối cùng là các hoạt động quản lý.
1. Các hoạt động phối hợp
Dự án Phát triển cộng đồng là một loại dự án có tính chất đặc biệt, là kết quả của sự phối hợp giữa các lực lượng bên ngoài và bên trong, giữa các lực lượng tại cộng đồng nên hoạt động phối hợp phải được đặt lên hàng đầu của quá trình thực hiện. Trong giai đoạn này, nhiệm vụ của dự án là nắm vững nguyên tắc tham gia của cộng đồng vào công cuộc phát triển, bảo đảm sự tham gia của mỗi người vào quá trình thực hiện.
Tái khẳng định những cam kết ghi trong văn bản dự án. Hình thức tái cam kết là rất sinh động, từ trong các diễn văn khai mạc, bằng văn bản ghi nhớ qua các cuộc họp, các công văn hành chính, hợp đồng, các hình thức tuyên truyền tại cộng đồng….
85
Điều chỉnh những hoạt động không còn phù hợp với thực tiễn (về thời gian tiến hành, nhân lực, số lượng đơn vị và tỏ chức tham gia, tài chính và vấn đề hậu cần).
Phân công, theo dõi, đôn đốc các hoạt động để tránh trùng lắp công việc, nang cao hiệu quả, giảm chi phí, nhân lực và thời gian.
Tuyên truyền cho Cộng đồng thấy rằng lợi ích không thể đo bằng lợi ích của một nhóm thiểu số mà là của toàn cộng đồng, đó là lợi ích vật chất và phi vật chất. Các lợi ích phi vật chất thường mang tính bền vững.
2. Hoạt động giám sát
Giám sát là một bộ phận của quá trình quản lý, kiểm soát việc thực thi các hoạt động dự án trên cơ sở các mục tiêu, nội dung và nguồn lực đã đề ra trong kế hoạch. Giám sát không chỉ chấn chỉnh sai lầm mà còn là hỗ trợ và đào tạo tại chỗ. Giám sát là hình thức
quản lý trực tiếp trong đó người giám sát xem xét tại chỗ các vấn đề, cùng với bộ phận (người) được giám sát và các bộ phận liên quan tìm cách giải quyết vấn đề đó.
Một cách chung nhất, cả hoạt động giám sát và đánh giá đều phải trả lời câu hỏi: đã và chưa làm được những gì? tại sao làm được và chưa làm được? Những gì cần phải chấn chỉnh hoặc tiếp tục thực hiện trong thời gian tới?
Các hoạt động giám sát có chức năng:
Đảm bảo chắc chắn các mục tiêu của dự án được thực hiện. Tìm ra những gì đã hoạt động tốt.
Giúp những người được giám sát xác định rõ nội dung công tác. Giúp đỡ thúc đẩy lòng nhiệt tình với các hoạt động của dự án. Cải thiện kỹ năng công tác của đội ngũ triển khai dự án.
3. Quản lý
Quản lý là tiến trình tổ chức và sử dụng nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu. Đối với một dự án, quản lý là sử dụng các nguồn lực, từ tài chính, vật chất cho đến nhân lực. Quản lý liên quan tới một loạt các kỹ năng nắm bắt, giải quyết vấn đề, các mâu thuẫn nẩy sinh của một dự án. Các quan hệ công tác vì một mục tiêu chung cần có sự quản lý thống nhất, nếu không, sẽ không đạt được mục tiêu.
Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể đề ra cho một dự án.
Hoạt động quản lý là rất đa dạng, có thể được hệ thống hóa bằng một số hoạt động chủ yếu sau:
86
các bộ phận chuyên môn và hành chính, xác định quyền hạn và trách nhiệm của chủ nhiệm dự án, các tác viên dự án, các bộ phận chuyên môn. Thành lập một cơ chế tổ chức thực hiện dự án với việc lập ra ban điều hành, chọn lãnh đạo, xây dựng chức năng nhiệm vụ, quy định mẫu biểu tài chính, báo cáo, yêu cầu về giám sát, đánh giá.
Thành lập nhóm lãnh đạo nòng cốt là bước tiếp theo. Họ đại diện cho dân, có ý thức tiến bộ nhất trong cộng đồng. Cần huấn luyện cho họ về công tác lãnh đạo, công tác tổ chức nhóm để họ có thể huấn luyện lại các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho cộng đồng.
Xây dựng và triển khai kế hoạch: Để tổ chức các nguồn lực cần có kế hoạch thực
hiện làm cơ sở theo dõi tiến độ dự án, làm cái gì trước, làm cái gì sau. Kế hoạch không được quá cứng nhắc. Kế hoạch có nhiều dạng: KH ngân sách, thời biểu tiến độ càng chi tiết càng tốt. Thời biểu tiến độ dự án là trình tự hợp lý các công việc, thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc mọi công việc.
Tuyển chọn nhân lực: Tuyển chọn nhân lực ho dự án bao gồm cả tác viên phát triển cộng đồng. Có nhiều loại nhân lực: Nhân viên làm việc chính thức (full-time) hay nhân viên làm việc bán thời gian (part-time)…
Khuynh hướng phát triển hiện nay nhấn mạnh sự tham gia của người dân trong quá trình quản lý. Một cách lý tưởng, các nhân viên của dự án phải là các tác viên phát triển
cộng đồng.
Tác viên phát triển cộng đồng có các nhiệm vụ (vai trò) sau đây: Người tạo thuận lợi
Nhà nghiên cứu Nhà huấn luyện Người vạch kế hoạch Xúc tác
Với các nhiệm vụ nặng nề như vậy, tác viên phát triển cộng đồng phải có các phẩm chất sau đây:
Năng lực chuyên môn Hòa đồng
Trung thực Kiên trì, nhẫn nại Khiêm tốn, cầu thị Khách quan, vô tư Lối sống có đạo đức
87