I. Dự án phát triển cộng đồng là một loại dự án đặc biệt
5. Xây dựng kế hoạch hoạt động
Xác định các hoạt động
Lập trình tự cho các hoạt động
Lên khung thời gian cho các hoạt động
Phân công trách nhiệm thực hiện các hoạt động
Lượng định những phương tiện, thiết bị, dịch vụ cần phải có
Chuẩn bị kinh phí
5.1. Xác định các hoạt động của dự án
Đây là bước quan trọng nhất trong giai đoạn lên kế hoạch dự án. Việc xác định kế hoạch hoạt động phải thực hiện trong dự án phải có sự tham gia của tất cả các bên có liên quan. Khi xác định các hoạt động phải dựa trên các mục tiêu cụ thể của dự án, kể cả các nguồn lực và những trở ngại. Phải liệt kê những hoạt động chính và những đề mục trong từng hoạt động.
5.2. Lên trình tự các hoạt động
Phải thiết lập một trình tự đúng đắn cho các hoạt động ngay trong giai đoạn lên kế hoạch sẽ tránh được lãng phí thời gian và nguồn lực. Một số hoạt động phải hoàn thành trước khi tiến hành những hoạt động khác (Tìm kiếm đối tác, tìm kiếm nguồn lực tài chính…) và cũng có một số những hoạt động tiến hành song song với các hoạt động khác (Thành lập ban quản lý dự án, xây dựng tổ chức, nghiên cứu thăm dò…).
5.3. Lên khung thời gian
Xác định khi nào tiến hành các hoạt động trên là việc tiếp theo cần làm, vạch kế hoạch về thời gian cho cả hoạt động chính và phụ sẽ giúp cho việc dự đoán được mỗi hoạt động sẽ khởi sự và hoàn tất trong khuôn khổ tài nguyên sẵn có và những trở ngại đã dự kiến. Điều này cũng giúp giám sát các hoạt động của dự án trong quá trình thực hiện, kiểm tra xem công việc có tiến triển theo đúng thời gian không. GANTT và PERT là hai công cụ chính triển khai một khung thời gian cho dự án.
PERT là một công cụ quản lý được dùng để xác định và phối hợp những gì cần làm để đạt được mục tiêu cụ thể của một chương trình trong một thời gian nhất định. Đây là công cụ để lên kế hoạch, thời gian biểu và giám sát việc thực hiện một chương trình hay dự án.
Đối với mục đích cụ thể của chương trình, một biểu đồ PERT căn bản bao gồm một mạng lưới dạng đồ thị cho thấy một trình tự của các hoạt động và sự kiện phải diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định.
84
5.4. Phân công trách nhiệm
Lên kế hoạch dự án sẽ không hoàn chỉnh nếu không phân công trách nhiệm cho từng cá nhân thực hiện những hoạt động khác nhau. Việc này cũng phải làm có phương pháp để bảo đảm cộng đồng cùng tham gia.
5.5. Các vấn đề hậu cần
Việc tiến hành các hoạt động của dự án đòi hỏi nhiều loại phương tiện, thiết bị, nguyên vật liệu và dịch vụ khác nhau. Các thành viên trong cộng đồng phải tự xác định những thứ này cho từng hoạt động.
5.6. Chuẩn bị kinh phí
Việc chuẩn bị ngân sách rất quan trọng trong việc lập kế hoạch dự án. Ngân sách nói chung là xác định các khoản thu và khoản chi. Trong những dự án phát triển cộng đồng có thể lập ngân sách dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong một số dự án người ta ưu tiên ước tính chi phí cho những hoạt động dự án bởi vì tiến hành sẽ do một tổ chức tài trợ. Nếu một dự án không có nguồn tài trợ thì nên ước tính số tiền cần thiết và làm thế nào để vận động trước khi bắt đầu dự án. Kinh phí có thể huy động từ các thành viên trong cộng đồng, các nhà hảo tâm, các tài trợ của chính phủ trung ương, chính quyền địa phương, các tổ chức phi chính phủ (NGO).
Cần phân định các nguồn lực tài chính từ bên ngoài và bên trong theo tinh thần dân chủ, công khai. Đặc biệt là nguồn tiền quyên góp từ dân. Sự thảo luận công khai, chi tiêu hợp lý, tiết kiệm, quyết toán rõ ràng sẽ là một động lực thu hút sự tham gia của người dân hơn nữa vào các hoạt động của dự án. Nếu có những vấn đề nảy sinh, cần thảo luận trực tiếp với ngừơi dân hoặc đại diện của họ.