9. Quản lý thời gian như thế nào?
NHỮNG ĐỊNH HƯỚNG VỀ HIỆN TẠI, QUÁ KHỨ VÀ TƯƠNG LA
Thánh Augustine đã chỉ ra trong cuốn Declarations (Tuyên ngôn) của mình rằng thời gian với tư cách là một hiện tượng chủ quan có thể rất khác với thời gian trên lý
thuyết. Trên lý thuyết, chúng ta không thể biết trước tương lai vì tương lai chưa xảy ra và quá khứ cũng không thể biết được. Chúng ta có thể có những hồi ức, bộ phận hoặc chọn lọc, nhưng quá khứ đã lùi xa. Thứ duy nhất tồn tại là hiện tại, cách duy nhất để tiếp cận với quá khứ hoặc tương lai. Augustine viết: “Do vậy hiện tại có ba chiều… hiện tại của những gì thuộc quá khứ, hiện tại của những gì ở hiện tại và hiện tại của những gì thuộc tương lai”.
Ý kiến cho rằng tại bất kỳ thời điểm nào, hiện tại chỉ là thứ duy nhất có thật, quá khứ đã qua, còn tương lai thì chưa đến chắc chắn luôn đi kèm với thực tế là chúng ta nghĩ về quá khứ và tương lai trong hiện tại. Mặc dù những ý kiến của chúng ta về quá khứ hay tương lai chưa hoàn chỉnh nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến suy nghĩ của chúng ta. Thời gian chủ quan này đã từng là hiện tại trong việc đánh giá và quyết định của chúng ta. Cho dù cuộc sống của chúng ta có thể được định hướng một cách có ý thức theo sự thành công trong tương lai của doanh nghiệp, kinh nghiệm trong quá khứ vẫn ảnh hưởng sâu sắc đến sự cảm nhận của chúng ta về tương lai cũng như hiện tại. Luôn có một sự giằng co tiềm ẩn giữa ba khoảng thời gian này, cùng với những câu hỏi đã từng được đặt ra như là liệu tương lai có thể có lợi từ những trải nghiệm trong quá khứ và hiện tại hay không (mặc dù những công ty này thường được ghi nhận là không có trải nghiệm). Cả ba quãng thời gian này đều hợp nhất trong những hành động của chúng ta. Hoàn toàn đúng khi nói rằng những kỳ vọng của chúng ta về tương lai quyết định hiện tại của chúng ta, rằng hành động hiện tại quyết định tương lai và cũng đúng khi nói rằng kinh nghiệm hiện tại quyết định quan điểm về quá khứ, rằng quá khứ đã tạo nên cái mà chúng ta có hiện tại. Đây không đơn giản là sắp xếp các cụm từ mà là mô tả cách chúng ta nghĩ. Chúng ta có thể tự làm mình khốn đốn trong hiện tại nếu tiền lương trì hoãn đến tương lai. Chúng ta có thể nhận ra trong hiện tại một thực tế là những điều chúng ta đã làm trong quá khứ là không thể biện hộ được. Thực tế, một phần quan trọng của tính sáng tạo là lắp ghép những hành động trong quá khứ và hiện tại cộng với việc phỏng đoán về tương lai trong những sự kết hợp mới.
Những cá nhân khác nhau và nền văn hóa khác nhau có thể ít nhiều quan tâm tới những định hướng trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Một vài người sống hoàn toàn với hiện tại hoặc cố gắng làm như vậy. Như Henry Ford đã nói: “Lịch sử đã qua rồi” và việc chất vấn về những gì đã qua là việc không nên làm. Vài người mơ ước về một
thế giới chưa bao giờ xuất hiện và kiếm tìm để tạo ra thế giới ấy từ chính những tưởng tượng và khao khát của mình, hoặc họ có thể tìm mọi cách để quay lại thời hoàng kim, quay lại thời kỳ Napoléon, một giới hạn mới giống như những thử thách đi tới miền Tây hoang dã. Họ tin tương lai sẽ đến với họ, như một định mệnh hoặc tin rằng tự họ phải tìm ra nó. Những người khác lại sống trong sự luyến tiếc quá khứ mà mọi nỗ lực trong hiện tại đều hướng đến nó.
NHỮNG HOẠT ĐỘNG ĐƯỢC TỔ CHỨC THEO TRẬT TỰ VÀ ĐỒNG BỘ
Chúng ta thấy rằng có ít nhất hai hình ảnh có thể tách ra từ khái niệm thời gian. Thời gian có thể được quan niệm như một chuỗi các sự kiện tuần tự đã trôi qua tại những khoảng thời gian đều đặn. Thời gian cũng có thể quan niệm như chuỗi quá khứ, hiện tại và tương lai tuần hoàn và lặp lại trong đó chúng có những điểm chung: những mùa và những giai điệu. Điển hình là một người quan niệm thời gian như một đường chấm chấm với những khoảng cách đều đặn. Các sự kiện được sắp xếp dựa vào số khoảng thời gian trước và sau khi chúng xảy ra. Mọi thứ đều có thời gian và địa điểm của nó cho đến tận khi những người suy nghĩ theo trình tự quan tâm đến. Bất kỳ sự đảo lộn nào trong chuỗi trật tự sẽ làm cho người hướng tuần tự cảm thấy bất ổn. Hãy thử xen ngang vào một dòng người xếp hàng ở Anh. Bạn sẽ nhận thấy dòng trật tự này gồm những người nghiêm nghị. Mọi người phải đợi đến lượt mình; người đến trước được phục vụ trước. Nó là một phần của “phép cư xử đúng mực”. Ở London, tôi đã từng chứng kiến một dòng người dài đứng chờ xe buýt khi trời bắt đầu mưa to. Tất cả họ vẫn đứng thản nhiên trong khi bị ướt, mặc dù chỗ bán áo mưa ở gần đó vì họ sợ mất vị trí xếp hàng của mình. Họ thích làm mọi việc theo đúng thứ tự hơn là làm điều đúng đắn. Ở Hà Lan, dù bạn là nữ hoàng đi chăng nữa nhưng nếu bạn đang ở một cửa hàng bán thịt với số 46 và bạn tiến lên để mua hàng khi số 12 được gọi, bạn vẫn gặp nhiều rắc rối. Dù bạn đang trong tình trạng khẩn cấp, trật tự vẫn là trật tự.
Đi từ A đến B theo một đường thẳng với nỗ lực nhỏ nhất và hiệu quả cao nhất được xem là tính hiệu quả. Điều này có ảnh hưởng lớn đến việc triển khai kinh doanh ở Tây Bắc Âu và Bắc Mỹ. Sai lầm trong quan điểm này là “đường thẳng” không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để làm một việc gì đó, cách này không thấy được hiệu quả của những hành động được chia sẻ và liên kết với nhau.
Trong một cửa hàng bán thịt ở Italia, tôi đã chứng kiến người bán hàng bóc chiếc xúc xích theo yêu cầu của một khách hàng và nói to “ai cần xúc xích nữa không?” Quan điểm theo thứ tự không phải hoàn toàn không có. Mọi người vẫn trả tiền theo thứ tự khi họ mua xong, nhưng nếu một khách hàng có tất cả những thứ họ cần, họ có thể trả tiền và ra về sớm hơn những người muốn mua thêm. Phương pháp này phục vụ được nhiều người hơn trong thời gian ngắn hơn.
Ở cửa hàng thịt ở Amsterdam hay ở London, người bán hàng gọi số, bóc giấy bọc, cắt và gói lại từng thứ mà khách hàng muốn và sau đó gọi người tiếp theo. Một người trong chúng tôi đã từng đánh bạo đưa ra gợi ý “Khi bạn cắt xúc xích ra, hãy cắt cho tôi nửa cân.” Khách hàng và nhân viên bán hàng đã bị sốc. Hệ thống này có thể không hiệu quả nhưng họ sẽ không để cho một kẻ khôn ngoan nào đó thay đổi nó.
Tuy nhiên, phương thức đồng bộ đòi hỏi mọi người phải làm song song nhiều hoạt động, giống như một người tung hứng tung và bắt nhịp nhàng sáu quả bóng trên không. Đối với những nền văn hóa không quen với phương thức này thì không phải dễ dàng. Edward T. Hall, nhà nhân chủng học người Mỹ, đã miêu tả cái chúng ta gọi là đồng bộ như một chuỗi liên tiếp, tập trung vào số lượng các hành động diễn ra song song. Chỉ có một mục cuối cùng được đặt ra nhưng có nhiều bước có thể thay đổi cho nhau để đạt được mục đích đó. Một người có thể “đi tắt” trên đường tới mục tiêu cuối cùng.
Ngược lại, những người hướng trình tự có một “lối mòn tối quan trọng” được định hình trước thời gian để hoàn tất mỗi giai đoạn. Họ ghét phải từ bỏ lịch trình hay chương trình nghị sự này do những sự việc không được báo trước. Trong cuốn The Silent Language (Ngôn ngữ im lặng), Hall cho biết rằng những nhà thương thuyết Nhật Bản sẽ nhượng bộ những hợp đồng lớn của mình sau khi họ biết chắc rằng đối tác Mỹ đã ở trên chuyến bay trở về từ Tokyo. Phía đối tác Mỹ thường chấp thuận những yêu cầu của phía Nhật hơn là làm ảnh hưởng lịch trình.
Phong cách làm việc đồng bộ rất lạ đối với những người không quen với nó. Tôi đã từng mua một vé máy bay tại quầy bán vé ở Argentina. Người phụ nữ này vừa viết vé (một cách chính xác) vừa nói chuyện với bạn qua điện thoại và đang khen ngợi đứa con của người bạn đồng nghiệp. Những người làm nhiều việc một lúc có thể xúc phạm, dù là không cố ý, những ai thường chỉ làm mỗi một việc.
Tuy vậy, những người thường làm từng việc một có thể cũng xúc phạm đến những người có thói quen làm nhiều việc một lúc dù không có ý gì. Một nhà quản lý người Hàn Quốc giải thích về cú sốc và sự thất vọng của mình khi trở về Hà Lan để gặp ông chủ.
“Ông ta đang nói chuyện điện thoại khi tôi bước vào văn phòng và đến khi tôi bước vào trong phòng ông ta giơ tay trái về phía tôi. Sau đó, ông ta vẫn thô lỗ tiếp tục trò chuyện như thể không có tôi ở trong phòng. Chỉ năm phút sau khi đã nói chuyện xong ông ta mới đứng dậy và chào tôi với vẻ nhiệt tình nhưng chẳng hề tôn trọng ‘Kim, rất vui được gặp anh’. Tôi không thể tin được điều đó.”
Đối với một người theo hướng đồng bộ, không được chào hỏi ngay lập tức, thậm chí khi đang nói chuyện điện thoại, là một sự coi thường. Quan niệm tổng thể về “diễn biến” những cảm xúc của bạn và việc kìm hãm nó cho đến tận khi những vấn đề khác đã nằm ngoài tầm tay gợi ra sự không kính trọng. Bạn thể hiện cách bạn coi trọng con người bằng việc “cho họ thời gian” ngay cả khi họ đến không báo trước.
Những người theo xu hướng tuần tự thường lên lịch trình rất chặt chẽ bằng cách chia nhỏ thời gian. Chỉ chậm một vài phút cũng khiến lịch trình các sự kiện trong ngày bị ảnh hưởng. “Tôi sẽ chạy muộn mất…” người lên kế hoạch sẽ phàn nàn như thể chính anh ta là chiếc tàu điện hay cái máy bay vậy. Thời gian được quan niệm như hàng hóa được sử dụng hết và việc muộn giờ lấy đi những giây phút quý giá của người khác trong một thế giới mà ở đó “thời gian là vàng”.
Những nền văn hóa theo xu hướng đồng bộ ít chú ý đến việc đúng giờ. Đó không có nghĩa là thời gian trôi đi không quan trọng mà là có những giá trị văn hóa khác liên quan tới việc đúng giờ. Dành thời gian cho những người mà bạn có quan hệ thân thiết là điều cần thiết. Có thể bạn phải bày tỏ niềm vui sướng khi gặp một người bạn hoặc một người quen không mong đợi. Lịch trình của bạn không phải là lời bào chữa cho việc bạn bỏ qua họ. Mẹ, vợ chưa cưới hay bạn của bạn có thể vô cùng tức giận. Raymond Carroll, một nhà nhân chủng học người Pháp, kể về một cô gái người Mỹ đã để lại lời nhắn cho anh chàng người yêu người Pháp của mình. Anh có thể cho cô biết anh có muốn hẹn cô tối nay không, hay cô sẽ làm việc khác. Anh chàng người Pháp đã rất bực mình. Lịch trình của cô không nên đặt trong mối quan hệ riêng có ảnh hưởng tức thời của họ. Những người có địa vị quan trọng cũng phải được “dành thời gian” nếu tình cờ gặp. Vì tất cả những lý do như thế, thời gian gặp mặt có thể là tương đối trong những nền văn hóa xu hướng đồng bộ. Khoảng xê dịch là từ 15 phút ở châu Âu Latin đến một buổi hoặc cả ngày ở Trung Đông và châu Phi. Thực tế là những người có hẹn sẽ làm song song những việc khác, bất kể có phải chờ đợi đi nữa cũng không hề gây khó chịu và việc đến muộn thậm chí là điều thuận lợi, cho phép dành một ít thời gian cho những hoạt động không nằm trong kế hoạch.
Thậm chí việc chuẩn bị đồ ăn cũng bị ảnh hưởng bởi những định hướng thời gian. Trong những nền văn hóa tôn trọng giờ giấc và trình tự, đồ ăn sẽ được chuẩn bị đủ về số lượng, bằng cách này đồ ăn có thể bị hỏng hoặc bị nguội nếu khách không đến đúng giờ. Trong những nền văn hóa hướng đồng bộ, đồ ăn thường được chuẩn bị nhiều hơn mức cần thiết phòng khi nhiều khách đến đột xuất và cũng không có chuyện đồ ăn bị hỏng hoặc phải nấu thêm khi cần.
ĐO ĐẾM NHỮNG KHÁC BIỆT VĂN HÓA TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI THỜI GIAN
Phương pháp dùng để tính toán những cách tiếp cận với thời gian trong cuốn sách này là của Tom Cottle, người đã đưa ra “Bài kiểm tra đường tròn”. Câu hỏi được đặt ra như sau.
Hãy nghĩ đến quá khứ, hiện tại và tương lai dưới dạng những đường tròn. Vẽ ba đường tròn trên khoảng không sẵn có để thể hiện quá khứ, hiện tại và tương lai. Sắp xếp ba đường tròn này theo bất cứ cách nào bạn muốn để thể hiện rõ nhất sự cảm nhận của bạn về mối quan hệ giữa quá khứ, hiện tại và tương lai. Bạn có thể dùng các
đường tròn kích cỡ khác nhau. Khi bạn đã hoàn thành, hãy đặt tên cho mỗi đường tròn để chỉ ra một đường tròn là quá khứ, một là hiện tại và một là tương lai.
Cottle cuối cùng đưa ra bốn cách sắp xếp có thể. Đầu tiên ông tìm thấy không có sự liên hệ giữa các vùng. Hình 9.1 chỉ ra rằng theo cách tính toán của chúng ta, đây là cách tiếp cận thời gian điển hình của người Nga; không hề có sự liên hệ giữa quá khứ, hiện tại và tương lai cho dù họ quan niệm rằng tương lai quan trọng hơn hiện tại và quá khứ. Cách xắp xếp thứ hai của Cottle là sự tổ hợp về thời gian, cách thứ ba thì các vòng giao với nhau còn các vòng tròn trong cách thứ tư tiếp xúc với nhau nhưng không giao nhau, vì thế mà không “chia sẻ” vùng thời gian nào ở giữa. Hình 9.1 cho
thấy cách tiếp cận cuối cùng là đặc trưng của người Bỉ, họ coi khoảng đan xen giữa hiện tại và quá khứ là rất nhỏ còn giữa hiện tại và tương lai thì chỉ tiếp xúc với nhau. Người Anh cũng khá giống với cách xắp xếp này, họ có sự liên hệ mạnh hơn với quá khứ nhưng xem nó không quan trọng, trong khi đó người Bỉ lại quan niệm cả ba vòng thời gian đều quan trọng như nhau. Cả hai cách quan niệm này đều là khác với người Pháp, với họ cả ba vòng có độ giao nhau đáng kể; và họ cùng chung quan điểm với người Malaysia. Người Đức cho rằng hiện tại và tương lai có liên hệ rất khăng khít. Cái mà hình ảnh này không thể hiện đó là một nửa số dân Nhật Bản coi ba vòng tròn này là những đường tròn đồng tâm.
DÒNG THỜI GIAN
Bài kiểm tra đường tròn đã đo được những nền văn hóa khác nhau đánh giá ý nghĩa của quá khứ, hiện tại và tương lai khác nhau như thế nào. Chúng tôi đã sử dụng một bài kiểm tra khác do Cottle phát triển để xem mọi người có cùng chia sẻ dòng thời gian ngắn hạn và dài hạn hay không. Bản kê khai thời gian kiểm định theo cách mọi người thừa nhận ranh giới chia cách các vùng thời gian cũng như sự mở rộng của những vùng này. Chúng tôi đã tóm lược lại bảng kê khai vì chúng tôi chỉ quan tâm đến 58 vùng trong bảng câu hỏi.
Câu hỏi như sau:
Xem xét sự liên hệ đáng kể giữa quá khứ, hiện tại và tương lai. Người ta sẽ yêu cầu bạn chỉ rõ mối liên hệ về thời gian trong quá khứ, hiện tại và tương lai bằng những con số sau: 7 = năm 6 = tháng 5 = tuần 4 = ngày 3 = giờ 2 = phút