Nếu các nhà quản lý cần phải phối hợp các hoạt động kinh doanh, họ phải dự tính phân chia thời gian. Những nền văn hóa khác nhau có những giả định khác nhau về việc mọi người liên quan tới nhau như thế nào nên con người có những cách tiếp cận thời gian khác nhau. Chương này nói về tầm quan trọng tương đối của việc những nền văn hóa quan niệm về quá khứ, hiện tại và tương lai như thế nào. Có phải một nền văn hóa hướng thành tựu cho rằng tương lai phải tốt hơn quá khứ hay hiện tại vì trong tương lai những khỏt vọng đó được định rừ? Ngược lại một nền văn húa hướng quan hệ nhìn nhận tương lai như một mối đe dọa, có thể làm giảm đi những quan hệ tình cảm hiện tại hay không? Chúng ta đánh giá như thế nào về thời gian có trình tự của riêng nó. Liệu chúng ta có nên quan niệm thời gian mang tính trình tự, là một chuỗi các sự kiện xảy ra hay thời gian mang tính đồng bộ, với quá khứ, hiện tại và tương lai, tất cả đều liên quan tới nhau để những ý nghĩ về tương lai và những hoài niệm về quá khứ định hình cho những hành động ở hiện tại?
QUAN NIỆM VỀ THỜI GIAN
Những xã hội sơ khai có thể tự xác định thời gian bằng những thuật ngữ đơn giản
“trước” và “ sau”, những lần trăng tròn, những vụ mùa, những khi mặt trời mọc rồi lặn. Trong xã hội phát triển, quan niệm về thời gian ngày càng phức tạp. Trong tất cả những ý kiến của con người về thời gian, có hai quan điểm trái ngược: thời gian như một chuỗi các sự kiện, phút, giờ, ngày, tháng, năm riêng lẻ, mỗi một chuỗi nối tiếp nhau không bao giờ kết thúc và thời gian như một chu kỳ, quay vòng để những phút trong giờ lặp lại và những giờ trong ngày, những ngày trong tuần v.v... cũng lặp lại như thế.
Trong truyền thuyết Hy Lạp, Sphinx, con quái vật có gương mặt một người đàn bà, mình sư tử và cánh chim, đã hỏi tất cả những người khách bộ hành đến Thebes: “Sinh vật nào đi bằng bốn chân vào buổi sáng, hai chân vào buổi chiều và ba chân vào buổi tối?” Những ai không trả lời được sẽ bị ăn thịt. Và rồi Oedipus đã trả lời “con người”
và Sphinx đã buộc phải kết liễu đời mình. Chàng đã nắm bắt được câu đố này là một ẩn dụ về thời gian. Bốn chân là một đứa trẻ đang bò, hai chân là khi đã trưởng thành và ba chân là khi một người già phải chống gậy. Nhờ việc suy nghĩ mở rộng về trình tự thời gian, câu đố đã được giải đáp. Chàng Oedipus biết trong phạm vi câu đố,
những định hướng thời gian đã bị thu hẹp lại hay bị đồng hóa và hiểu rằng ngôn ngữ cho phép ta làm được điều đó.
Những nhà nhân chủng học từ lâu đã cho rằng cách thức mà một nền văn hóa đánh giá và quản lý thời gian là một đầu mối về những ý nghĩa cuộc sống và bản chất giả định về sự tồn tại của con người. Kluckhohn và Strodtbeck đã phân ra ba loại văn hóa: văn hóa hướng hiện tại, loại văn hóa này không ràng buộc bởi thời gian, không theo truyền thống và không để ý đến tương lai; văn hóa hướng quá khứ chủ yếu quan tâm đến việc duy trì và gìn giữ những giá trị truyền thống hiện tại; và văn hóa hướng tương lai mường tượng về một tương lai đáng khao khát hơn và đưa ra kế hoạch để đạt được điều đó. Phần lớn những người thuộc về loại văn hóa thứ ba này là những người đã trải nghiệm qua quá trình phát triển kinh tế và xã hội.
Thời gian ngày càng được xem như một nhân tố mà các tổ chức phải quản lý. Những nghiên cứu về thời gian và chuyển động của nó, thời gian đến thị trường, thời gian kịp thời luôn đi kèm với những ý tưởng liên quan đến tuổi tác, sự chín chắn và có chu kỳ sống tương tự như con người. Trong giới động vật, chỉ có con người ý thức về thời gian và cố gắng kiểm soát nó. Phần lớn mọi người tin rằng thời gian chia thành thời gian ở quá khứ, hiện tại và tương lai nhưng mỗi khoảng thời gian có tầm quan trọng khác nhau. Quan niệm của chúng ta về thời gian bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi văn hóa bởi vì thời gian là một ý niệm hơn là một vật thể. Việc chúng ta quan niệm thời gian như thế nào có liên quan tới cách chúng ta lập kế hoạch, chiến lược hóa và kết hợp hoạt động của mình với những người khác. Đó là tiêu chí quan trọng trong việc tổ chức các trải nghiệm và những hoạt động.
Khi tạo ra những công cụ đo thời gian, chúng ta định hình quan niệm của mình về thời gian. Chúng ta có thể thấy được sự khác biệt giữa khoảng và chuỗi thời gian cũng như cú thể phõn biệt rừ ràng thời gian trong vũng com-pa của thời gian thiờn văn, thời gian tính theo chu kỳ quay của trái đất quanh mặt trời. Bằng cách này, chúng ta có thể quan niệm thời gian là cố định do chuyển động của trái đất hoặc có thể coi thời gian mang tính trải nghiệm khách quan, trên một máy bay phản lực, vị trí của máy bay đôi khi được chiếu trên bản đồ thế giới. Dường như chúng ta đang bò vô cùng chậm chạp tới đích.
Trải nghiệm về thời gian nghĩa là chúng ta có thể xem xét một sự kiện trong quá khứ tại thời điểm hiện tại (ngoài trình tự như nó vốn có) hoặc nhìn nhận một sự kiện trong tương lai. Theo cách này quá khứ, hiện tại và tương lai tất cả đều bị nén lại. Chúng ta có thể xem xét sự chuyển động mang tính cạnh tranh nào tạo ra ngày hôm nay dựa vào những kinh nghiệm trong quá khứ và những kỳ vọng cho tương lai. Đây là cách sử dụng thời gian cú ý nghĩa rừ ràng.
Thời gian có ý nghĩa không chỉ với từng cá nhân mà với tất cả những cộng đồng hay nền văn hóa. Emile Durkheim, nhà xã hội học người Pháp, đã coi thời gian là thứ được tạo ra mang tính xã hội cho phép các thành viên của một nền văn hóa có thể phối hợp các hoạt động của mình. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh kinh doanh. Thời gian cho một cuộc họp có thể tương đối hoặc chính xác. Thời gian được
ấn định để hình thành một nhiệm vụ có thể tối quan trọng hoặc chỉ là một định hướng.
Có thể dự tính được thời gian chính xác để một máy tính và bộ vi xử lý thích ứng với nhau sau khi lắp ráp, hoặc có thể là một điều khoản thua lỗ hàng nghìn đô-la một ngày do bên A đánh vào bên B. Thời gian tạm nghỉ giữa những lần thanh tra có thể là
những chỉ số về mức độ trách nhiệm của một người quản lý. Anh ta còn ba tháng hay ba năm để hoàn thành công việc? Những tổ chức có thể tiếp tục hướng về tương lai hoặc có thể bị ám ảnh bởi thời gian báo cáo hàng tháng.
NHỮNG ĐỊNH HƯỚNG VỀ HIỆN TẠI, QUÁ KHỨ VÀ TƯƠNG LAI
Thánh Augustine đã chỉ ra trong cuốn Declarations (Tuyên ngôn) của mình rằng thời gian với tư cách là một hiện tượng chủ quan có thể rất khác với thời gian trên lý
thuyết. Trên lý thuyết, chúng ta không thể biết trước tương lai vì tương lai chưa xảy ra và quá khứ cũng không thể biết được. Chúng ta có thể có những hồi ức, bộ phận hoặc chọn lọc, nhưng quá khứ đã lùi xa. Thứ duy nhất tồn tại là hiện tại, cách duy nhất để tiếp cận với quá khứ hoặc tương lai. Augustine viết: “Do vậy hiện tại có ba chiều…
hiện tại của những gì thuộc quá khứ, hiện tại của những gì ở hiện tại và hiện tại của những gì thuộc tương lai”.
Ý kiến cho rằng tại bất kỳ thời điểm nào, hiện tại chỉ là thứ duy nhất có thật, quá khứ đã qua, còn tương lai thì chưa đến chắc chắn luôn đi kèm với thực tế là chúng ta nghĩ về quá khứ và tương lai trong hiện tại. Mặc dù những ý kiến của chúng ta về quá khứ hay tương lai chưa hoàn chỉnh nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến suy nghĩ của chúng ta.
Thời gian chủ quan này đã từng là hiện tại trong việc đánh giá và quyết định của chúng ta. Cho dù cuộc sống của chúng ta có thể được định hướng một cách có ý thức theo sự thành công trong tương lai của doanh nghiệp, kinh nghiệm trong quá khứ vẫn ảnh hưởng sâu sắc đến sự cảm nhận của chúng ta về tương lai cũng như hiện tại. Luôn có một sự giằng co tiềm ẩn giữa ba khoảng thời gian này, cùng với những câu hỏi đã từng được đặt ra như là liệu tương lai có thể có lợi từ những trải nghiệm trong quá khứ và hiện tại hay không (mặc dù những công ty này thường được ghi nhận là không có trải nghiệm). Cả ba quãng thời gian này đều hợp nhất trong những hành động của chúng ta. Hoàn toàn đúng khi nói rằng những kỳ vọng của chúng ta về tương lai quyết định hiện tại của chúng ta, rằng hành động hiện tại quyết định tương lai và cũng đúng khi nói rằng kinh nghiệm hiện tại quyết định quan điểm về quá khứ, rằng quá khứ đã tạo nên cái mà chúng ta có hiện tại. Đây không đơn giản là sắp xếp các cụm từ mà là mô tả cách chúng ta nghĩ. Chúng ta có thể tự làm mình khốn đốn trong hiện tại nếu tiền lương trì hoãn đến tương lai. Chúng ta có thể nhận ra trong hiện tại một thực tế là những điều chúng ta đã làm trong quá khứ là không thể biện hộ được. Thực tế, một phần quan trọng của tính sáng tạo là lắp ghép những hành động trong quá khứ và hiện tại cộng với việc phỏng đoán về tương lai trong những sự kết hợp mới.
Những cá nhân khác nhau và nền văn hóa khác nhau có thể ít nhiều quan tâm tới những định hướng trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Một vài người sống hoàn toàn với hiện tại hoặc cố gắng làm như vậy. Như Henry Ford đã nói: “Lịch sử đã qua rồi”
và việc chất vấn về những gì đã qua là việc không nên làm. Vài người mơ ước về một
thế giới chưa bao giờ xuất hiện và kiếm tìm để tạo ra thế giới ấy từ chính những tưởng tượng và khao khát của mình, hoặc họ có thể tìm mọi cách để quay lại thời hoàng kim, quay lại thời kỳ Napoléon, một giới hạn mới giống như những thử thách đi tới miền Tây hoang dã. Họ tin tương lai sẽ đến với họ, như một định mệnh hoặc tin rằng tự họ phải tìm ra nó. Những người khác lại sống trong sự luyến tiếc quá khứ mà mọi nỗ lực trong hiện tại đều hướng đến nó.
NHỮNG HOẠT ĐỘNG ĐƯỢC TỔ CHỨC THEO TRẬT TỰ VÀ ĐỒNG BỘ
Chúng ta thấy rằng có ít nhất hai hình ảnh có thể tách ra từ khái niệm thời gian. Thời gian có thể được quan niệm như một chuỗi các sự kiện tuần tự đã trôi qua tại những khoảng thời gian đều đặn. Thời gian cũng có thể quan niệm như chuỗi quá khứ, hiện tại và tương lai tuần hoàn và lặp lại trong đó chúng có những điểm chung: những mùa và những giai điệu. Điển hình là một người quan niệm thời gian như một đường chấm chấm với những khoảng cách đều đặn. Các sự kiện được sắp xếp dựa vào số khoảng thời gian trước và sau khi chúng xảy ra. Mọi thứ đều có thời gian và địa điểm của nó cho đến tận khi những người suy nghĩ theo trình tự quan tâm đến. Bất kỳ sự đảo lộn nào trong chuỗi trật tự sẽ làm cho người hướng tuần tự cảm thấy bất ổn. Hãy thử xen ngang vào một dòng người xếp hàng ở Anh. Bạn sẽ nhận thấy dòng trật tự này gồm những người nghiêm nghị. Mọi người phải đợi đến lượt mình; người đến trước được phục vụ trước. Nó là một phần của “phép cư xử đúng mực”. Ở London, tôi đã từng chứng kiến một dòng người dài đứng chờ xe buýt khi trời bắt đầu mưa to. Tất cả họ vẫn đứng thản nhiên trong khi bị ướt, mặc dù chỗ bán áo mưa ở gần đó vì họ sợ mất vị trí xếp hàng của mình. Họ thích làm mọi việc theo đúng thứ tự hơn là làm điều đúng đắn. Ở Hà Lan, dù bạn là nữ hoàng đi chăng nữa nhưng nếu bạn đang ở một cửa hàng bán thịt với số 46 và bạn tiến lên để mua hàng khi số 12 được gọi, bạn vẫn gặp nhiều rắc rối. Dù bạn đang trong tình trạng khẩn cấp, trật tự vẫn là trật tự.
Đi từ A đến B theo một đường thẳng với nỗ lực nhỏ nhất và hiệu quả cao nhất được xem là tính hiệu quả. Điều này có ảnh hưởng lớn đến việc triển khai kinh doanh ở Tây Bắc Âu và Bắc Mỹ. Sai lầm trong quan điểm này là “đường thẳng” không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để làm một việc gì đó, cách này không thấy được hiệu quả của những hành động được chia sẻ và liên kết với nhau.
Trong một cửa hàng bán thịt ở Italia, tôi đã chứng kiến người bán hàng bóc chiếc xúc xích theo yêu cầu của một khách hàng và nói to “ai cần xúc xích nữa không?” Quan điểm theo thứ tự không phải hoàn toàn không có. Mọi người vẫn trả tiền theo thứ tự khi họ mua xong, nhưng nếu một khách hàng có tất cả những thứ họ cần, họ có thể trả tiền và ra về sớm hơn những người muốn mua thêm. Phương pháp này phục vụ được nhiều người hơn trong thời gian ngắn hơn.
Ở cửa hàng thịt ở Amsterdam hay ở London, người bán hàng gọi số, bóc giấy bọc, cắt và gói lại từng thứ mà khách hàng muốn và sau đó gọi người tiếp theo. Một người trong chúng tôi đã từng đánh bạo đưa ra gợi ý “Khi bạn cắt xúc xích ra, hãy cắt cho tôi nửa cân.” Khách hàng và nhân viên bán hàng đã bị sốc. Hệ thống này có thể không hiệu quả nhưng họ sẽ không để cho một kẻ khôn ngoan nào đó thay đổi nó.
Tuy nhiên, phương thức đồng bộ đòi hỏi mọi người phải làm song song nhiều hoạt động, giống như một người tung hứng tung và bắt nhịp nhàng sáu quả bóng trên không. Đối với những nền văn hóa không quen với phương thức này thì không phải dễ dàng. Edward T. Hall, nhà nhân chủng học người Mỹ, đã miêu tả cái chúng ta gọi là đồng bộ như một chuỗi liên tiếp, tập trung vào số lượng các hành động diễn ra song song. Chỉ có một mục cuối cùng được đặt ra nhưng có nhiều bước có thể thay đổi cho nhau để đạt được mục đích đó. Một người có thể “đi tắt” trên đường tới mục tiêu cuối cùng.
Ngược lại, những người hướng trình tự có một “lối mòn tối quan trọng” được định hình trước thời gian để hoàn tất mỗi giai đoạn. Họ ghét phải từ bỏ lịch trình hay chương trình nghị sự này do những sự việc không được báo trước. Trong cuốn The Silent Language (Ngôn ngữ im lặng), Hall cho biết rằng những nhà thương thuyết Nhật Bản sẽ nhượng bộ những hợp đồng lớn của mình sau khi họ biết chắc rằng đối tác Mỹ đã ở trên chuyến bay trở về từ Tokyo. Phía đối tác Mỹ thường chấp thuận những yêu cầu của phía Nhật hơn là làm ảnh hưởng lịch trình.
Phong cách làm việc đồng bộ rất lạ đối với những người không quen với nó. Tôi đã từng mua một vé máy bay tại quầy bán vé ở Argentina. Người phụ nữ này vừa viết vé (một cách chính xác) vừa nói chuyện với bạn qua điện thoại và đang khen ngợi đứa con của người bạn đồng nghiệp. Những người làm nhiều việc một lúc có thể xúc phạm, dù là không cố ý, những ai thường chỉ làm mỗi một việc.
Tuy vậy, những người thường làm từng việc một có thể cũng xúc phạm đến những người có thói quen làm nhiều việc một lúc dù không có ý gì. Một nhà quản lý người Hàn Quốc giải thích về cú sốc và sự thất vọng của mình khi trở về Hà Lan để gặp ông chủ.
“Ông ta đang nói chuyện điện thoại khi tôi bước vào văn phòng và đến khi tôi bước vào trong phòng ông ta giơ tay trái về phía tôi. Sau đó, ông ta vẫn thô lỗ tiếp tục trò chuyện như thể không có tôi ở trong phòng. Chỉ năm phút sau khi đã nói chuyện xong ông ta mới đứng dậy và chào tôi với vẻ nhiệt tình nhưng chẳng hề tôn trọng ‘Kim, rất vui được gặp anh’. Tôi không thể tin được điều đó.”
Đối với một người theo hướng đồng bộ, không được chào hỏi ngay lập tức, thậm chí khi đang nói chuyện điện thoại, là một sự coi thường. Quan niệm tổng thể về “diễn biến” những cảm xúc của bạn và việc kìm hãm nó cho đến tận khi những vấn đề khác đã nằm ngoài tầm tay gợi ra sự không kính trọng. Bạn thể hiện cách bạn coi trọng con người bằng việc “cho họ thời gian” ngay cả khi họ đến không báo trước.
Những người theo xu hướng tuần tự thường lên lịch trình rất chặt chẽ bằng cách chia nhỏ thời gian. Chỉ chậm một vài phút cũng khiến lịch trình các sự kiện trong ngày bị ảnh hưởng. “Tôi sẽ chạy muộn mất…” người lên kế hoạch sẽ phàn nàn như thể chính anh ta là chiếc tàu điện hay cái máy bay vậy. Thời gian được quan niệm như hàng hóa được sử dụng hết và việc muộn giờ lấy đi những giây phút quý giá của người khác trong một thế giới mà ở đó “thời gian là vàng”.