8 Đại học Văn hóa Hà Nộ
2.2.5. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin để phân loại tài liệu
Công nghệ thông tin không chỉ giúp các các thƣ viện gia tăng sự hiện diện trực tuyến và mở rộng vốn tƣ liệu số, mà nó còn giúp cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin thƣ viện trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi cho cả thƣ viện và ngƣời dùng tin.
Việc liên kết cơ sở dữ liệu biên mục của các thƣ viện giúp ngƣời dùng tin có thể mở rộng khả năng tìm tin vƣợt ra khỏi phạm vi tài nguyên của thƣ viện của họ. Thƣ viện cũng có thể tái sử dụng thông tin biên mục có sẵn trên các nguồn đƣợc chia sẻ, do đó biên mục tại mỗi thƣ viện sẽ đƣợc tiết kiệm hơn. Thông tin biên mục cũng sẽ có chất lƣợng cao hơn và dễ dàng đƣợc chuẩn hoá hơn.
Liên kết cơ sở dữ liệu biên mục có thể đƣợc xây dựng dựa trên một trong ba nền tảng công nghệ chính là Z39.50, mục lục liên hợp tập trung (Union Catalog), cổng thông tin OPAC (OPAC portal) hoặc là sự kết hợp của cả ba mô hình trên.
Z39.50:
Là một tiêu chuẩn quốc tế (ISO 23950) quy định giao thức trao đổi thông tin giữa các máy tính trên mạng. Chuẩn này giúp cho ngƣời dùng của một hệ thống có thể truy vấn và lấy đƣợc kết quả từ cơ sở dữ liệu nằm trên
66
một hệ thống thông tin khác (cũng tuân thủ Z39.50) mà không cần phải biết cú pháp tìm kiếm mà hệ thống kia thực tế sử dụng.
Ví dụ: Dịch vụ Z39.50 tại địa chỉ http://z3950.loc.gov/ cung cấp kết nối Z39.50 đến khoảng hơn 450 cơ sở dữ liệu biên mục của các thƣ viện trên khắp thế giới.
Mục lục liên hợp (Union Catalog):
Là một cơ sở dữ liệu tổng hợp các cơ sở dữ liệu biên mục của từng thƣ viện thành viên trong tổ chức hoặc hệ thống. Mỗi thƣ viện thành viên đều có khả năng cập nhật các bản ghi từ cơ sở dữ liệu cục bộ của mình lên mục lục liên hợp hoặc tải các bản ghi từ mục lục liên hợp về cơ sở dữ liệu cục bộ. Mô hình mục lục liên hợp giúp cho ngƣời dùng có thể tìm kiếm đồng thời tại một địa điểm duy nhất tƣ liệu của nhiều thƣ viện khác nhau mà từng thƣ viện trong số này không nhất thiết phải hiện diện trên Internet. Mô hình này cũng cho phép tích hợp thông tin xếp giá của nhiều thƣ viện cho cùng một bản ghi biên mục duy nhất, và vì vậy quá trình tìm kiếm sẽ trở nên hiệu quả hơn và kết quả tìm kiếm cũng cô đọng hơn.
Ví dụ: Cơ sở dữ liệu WorldCat của tổ chức OCLC với 57 triệu biểu ghi do khoảng gần 7000 thƣ viện thành viên đóng góp.
Cổng thông tin OPAC:
Cổng thông tin là một trang web (web site) đƣợc ngƣời dùng coi nhƣ một điểm bắt đầu để từ đó truy cập tiếp vào mạng Worldwide Web, hoặc sử dụng nhƣ một trang định vị để để tới đƣợc các nguồn thông tin cùng thuộc một hoặc một số lĩnh vực cụ thể.
Cổng thông tin OPAC vì vậy sẽ là một đầu mối liên kết tới các trang OPAC trực tuyến của các thƣ viện thành viên đồng thời cung cấp thêm một số
67
thông tin hoặc dịch vụ chung. Mô hình này không đòi hỏi các thƣ viện thành viên phải áp dụng cùng một chuẩn công nghệ hoặc một giao thức để liên thông mà chỉ cần cung cấp dịch vụ OPAC qua giao diện web.
Web Dewey
Web Dewey là bản phát triển của các phiên bản DDC điện tử trƣớc đó nhƣ Dewey for Windows (1996-2000). OCLC đã phát triển dịch vụ truy cập qua web thay vì phƣơng thức truy cập từ CD-ROM để tạo thuận lợi cho các đơn vị sử dụng dịch vụ của họ. Để sử dụng phiên bản Web Dewey ngƣời sử dụng phải mua quyền truy cập từ nhà cung cấp OCLC. Chi phí mua bản quyền sử dụng tùy thuộc vào số lƣợng ngƣời sử dụng đƣợc đăng ký. OCLC cũng cung cấp bản dùng thử trong thời gian 30 ngày. Web Dewey 2.0 cung cấp rất nhiều chức năng khác nhau thông qua giao diện đơn giản nhƣng mang tính tiện lợi cao. Ví dụ nhƣ chức năng tìm kiếm nâng cao nhiều yếu tố có thể đƣợc kết hợp để thu hẹp phạm vi tìm kiếm nhƣ tìm theo chỉ số phân loại, đề mục chủ đề, chỉ mục quan hệ… và sử dụng các toán tử AND, OR, NOT. Đối với chức năng Browse ngƣời sử dụng có thể lựa chọn các yếu tố cần hiển thị nhƣ: chỉ số phân loại, đề mục chủ đề, … Ngoài khả năng tìm kiếm theo đề mục chủ đề và các thuật ngữ, Web Dewey 2.0 còn cung cấp khả năng tìm theo các từ khóa đƣợc xuất hiện trong các bảng chỉ mục hoặc trong đề mục chủ đề. Web Dewey 2.0 còn cung cấp khả năng tạo số phân loại mới cho những chủ đề chuyên biệt thông qua kết nối trên menu chính. Khả năng này giúp cho quá trình phát triển và cập nhật môn ngành khoa học một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Một tính năng rất hữu dụng mà OCLC phát triển ở phiên bản 2.0 này là cho phép ánh xạ các thuật ngữ của DDC với thuật ngữ đề mục chủ đề của LCSH, MeSH và BISAC. Ngƣời dùng có thể tra cứu cách thức sử dụng các
68
thuật ngữ đề mục chủ đề tại liên kết thuật ngữ của DDC. Các thuật ngữ đề mục chủ đề này đƣợc mô tả theo cấu trúc biểu ghi MaRC. Các dữ liệu đƣợc tổ chức có cấu trúc sẽ giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống đƣợc thuận tiện, chính xác.
OCLC còn phát triển chức năng Link to OPAC: chức năng này giúp cán bộ biên mục có thể tham khảo các biểu ghi của Thƣ viện Quốc hội Mỹ có liên quan đến chủ đề tài liệu đang xử lý. Việc OCLC phát triển Web Dewey và liên tục cập nhật, chỉnh sửa các chức năng đã giúp cho ngƣời sử dụng có đƣợc công cụ mạnh để tối ƣu hóa công tác phân loại tài liệu.
Nếu tận dụng đƣợc những khả năng của công nghệ thông tin, các thƣ viện đại học sẽ dễ dàng tạo ra những thay đổi về chất trong những hoạt động liên kết và chia sẻ tài nguyên thƣ viện.
Hiện nay các thƣ viện đại học ở Hà Nội đang áp dụng khung phân loại DDC rút gọn 14 đều đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phân loại, sử dụng bảng phân loại trực tuyến; Sử dụng các ký hiệu phân loại đã đƣợc xử lý tại các thƣ viện khác, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tra tìm tài liệu theo ký hiệu phân loại. Phát triển việc áp dụng khoa học công nghệ trong công tác phân loại có hiệu quả đó là các trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng, Trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội.
Ví dụ cụ thể nhƣ toàn bộ tài liệu của trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội đã đƣợc xây dựng cơ sở dữ liệu và đƣợc đƣa lên mạng tạo điều kiện để bạn đọc có thể truy cập từ xa. Toàn bộ dây chuyền thông tin tƣ liệu từ khâu bổ sung đến xử lý, quản lý bạn đọc, phục vụ mƣợn trả tài liệu, in các biểu mẫu thống kê báo cáo, in thƣ mục thông báo sách mới… đều đƣợc tiến hành trên máy. Đặc biệt phần mềm quản thƣ viện tích hợp Libol 5.5 của Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân đã thực sự phát huy
69
hiệu quả, tiết kiệm thời gian công sức của cán bộ thƣ viện, tạo điều kiện để bạn đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.