2.1.4.1 Những qui ựịnh về ựối tượng sử dụng hoá ựơn
ạ đối với hoá ựơn GTGT
- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tắnh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Tổ chức, cá nhân làm ựại lý bán ựúng giá hàng hoá chịu thuế GTGT áp dụng tắnh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
b. đối với hoá ựơn bán hàng thông thường gồm:
- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tắnh thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Tổ chức, cá nhân làm ựại lý bán ựúng giá hàng hoá chịu thuế TTđB. - Tổ chức, cá nhân làm ựại lý bán ựúng giá hàng hoá chịu thuế GTGT áp dụng tắnh thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Hộ sản xuất kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, ấn ựịnh ổn ựịnh trong 6 tháng, cả năm, các hoạt ựộng kinh doanh không thường xuyên ựược sử dụng hoá ựơn bán lẻ do cơ quan thuế lập.
- Mọi tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ ựều ựược quyền sử dụng hoá ựơn ựể phục vụ cho hoạt ựộng sản xuất, kinh doanh của mình.
- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có trách nhiệm khi bán, trao ựổi hàng hoá, dịch vụ phải lập hoá ựơn và giao hoá ựơn hợp pháp cho khách hàng.
- Tổ chức, cá nhân mua, trao ựổi hàng hoá, dịch vụ có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán lập và giao hoá ựơn ựể biết rõ về số tiền hàng, tiền thuế GTGT phải nộp cho nhà nước là bao nhiêu, lưu giữ hoá ựơn ựể ựược hưởng các quyền lợi hợp pháp về sản phẩm.
2.1.4.2 Những quy ựịnh về tạo hóa ựơn
Theo ựiều 5 của thông tư 153/2010/TT-BTC, quy ựịnh [16]:
- Tạo hoá ựơn là hoạt ựộng làm ra mẫu hoá ựơn ựể sử dụng cho mục ựắch bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh.
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể ựồng thời tạo nhiều hình thức hóa ựơn khác nhau (hóa ựơn tự in, hóa ựơn ựặt in, hóa ựơn ựiện tử).
- Tổ chức, hộ, cá nhân khi tạo hoá ựơn không ựược tạo trùng số hoá ựơn trong cùng ký hiệụ
- Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa ựơn phải ựảm bảo thời gian lưu trữ theo quy ựịnh của pháp luật về kế toán.
2.1.4.3 Quy ựịnh về tạo hóa ựơn tự in
ạ đối tượng ựược tạo hóa ựơn tự in
Theo ựiều 6 của Thông tư 153/2010/TT-BTC có quy ựịnh:
- Các doanh nghiệp, ựơn vị sự nghiệp ựược tạo hóa ựơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
+ Doanh nghiệp ựược thành lập theo quy ựịnh của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ caọ
+ Các ựơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy ựịnh của pháp luật.
+ Doanh nghiệp có mức vốn ựiều lệ từ năm (05) tỷ ựồng trở lên tắnh theo số vốn ựã thực góp ựến thời ựiểm thông báo phát hành hóa ựơn.
- Tổ chức kinh doanh ựang hoạt ựộng không thuộc các trường hợp nêu trên ựược tự in hoá ựơn ựể sử dụng cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nếu có ựủ các ựiều kiện sau:
+ đã ựược cấp mã số thuế;
+ Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;
việc in và lập hoá ựơn khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;
+ Là ựơn vị kế toán theo quy ựịnh của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, ựảm bảo dữ liệu của hoá ựơn bán hàng hoá, dịch vụ ựược tự ựộng chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời ựiểm lập hoá ựơn.
+ Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc ựã bị xử phạt và ựã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuếdưới hai mươi (20) triệu ựồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tắnh liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá ựơn tự in lần ựầu trở về trướcỢ.
b. đặc thù của hóa ựơn tự in so với các loại hóa ựơn khác
- Hóa ựơn tự in là hóa ựơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tắnh tiền hoặc các loại máy móc khác khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ;
- Việc ựánh số thứ tự trên hóa ựơn ựược thực hiện tự ựộng, mỗi liên hóa ựơn chỉ ựược in ra một lần, nếu in ra lần thứ 2 trở ựi phải thể hiện bản sao (copy).
2.1.4.4 Quy ựịnh về phát hành hoá ựơn tự in của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
Các doanh nghiệp ựang sử dụng hóa ựơn ựặt in và ựang có nhu cầu sử dụng hóa ựơn tự in thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Lập Quyết ựịnh về việc áp dụng hóa ựơn tự in
Quyết ựịnh áp dụng hóa ựơn tự in phải ựược gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa ựơn tự in.
Doanh nghiệp tự in hóa ựơn phải lập Quyết ựịnh về việc áp dụng hóa ựơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 153/2010/TT- BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chắnh.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa ựơn
Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa ựơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo ựặc thù của ựơn vị mình.
Mẫu hóa ựơn tự in phải có các tiêu thức ựể khi lập ựảm bảo ựầy ựủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 điều 4 Thông tư 153:
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa ựơn
Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa ựơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ thì phải lập thông báo phát hành hóa ựơn. DN tự in hóa ựơn phải lập Thông báo phát hành hóa ựơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Trên thông báo phải ghi rõ: Tên loại hóa ựơn,, Ký hiệu hóa ựơn, Ký hiệu mẫu số hóa ựơn, Ngày bắt ựầu sử dụng, Số lương hóa ựơn thông báo phát hành (từ số... ựến số...), và kèm theo các mẫu của hóa ựơn ựó. Thông báo phát hành hóa ựơn và mẫu của các hóa ựơn phải ựược gửi cho CQ thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng các mẫu hóa ựơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.
Bước 4: Lập và in hóa ựơn theo mẫu ựã phát hành:
Sau khi ựã làm ựầy ựủ các thủ tục quyết ựịnh áp dụng hóa ựơn tự in, khởi tạo hóa ựơn, thông báo phát hành hóa ựơn gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các doanh nghiệp có thể lập và in mẫu hóa ựơn theo ựúng mẫu ựã thông báo phát hành.
Chi tiết, theo ựiều 9 của Thông tư 153/2010/TT-BTC có quy ựịnh:
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hoá ựơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ, trừ hóa ựơn ựược mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập Thông báo phát hành hoá ựơn
- Thông báo phát hành hóa ựơn gồm: tên ựơn vị phát hành hoá ựơn, mã số thuế, ựịa chỉ, ựiện thoại, các loại hoá ựơn phát hành (tên loại hóa ựơn, ký hiệu hóa ựơn, ký hiệu mẫu số hóa ựơn, ngày bắt ựầu sử dụng, số lượng hóa
ựơn thông báo phát hành (từ số... ựến số...), hoá ựơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá ựơn (ựối với hoá ựơn ựặt in), ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người ựại diện theo pháp luật và dấu của ựơn vị.
Trường hợp có sự thay ựổi ựịa chỉ kinh doanh, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải gửi thông báo phát hành hoá ựơn cho cơ quan thuế nơi chuyển ựến, trong ựó nêu rõ số hoá ựơn ựã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở ựi, nếu không có sự thay ựổi về nội dung và hình thức hóa ựơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa ựơn mẫụ
Trường hợp có sự thay ựổi về nội dung ựã thông báo phát hành, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản nàỵ
Riêng hoá ựơn xuất khẩu, nếu có sự thay ựổi mẫu hoá ựơn nhưng không thay ựổi các nội dung bắt buộc thì không phải thực hiện thông báo phát hành mớị
- Hóa ựơn mẫu là bản in thể hiện ựúng, ựủ các tiêu thức trên liên của hóa ựơn giao cho người mua loại ựược phát hành, có số hóa ựơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc ựóng chữ ỘMẫuỢ trên tờ hóa ựơn.
- Thông báo phát hành hóa ựơn phải ựược gửi ựến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt ựầu sử dụng hóa ựơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa ựơn gồm cả hoá ựơn mẫu phải ựược niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa ựơn ựể bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa ựơn.
Trường hợp tổ chức có các ựơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa ựơn của tổ chức thì từng ựơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hoá ựơn của tổ chức, hộ, cá nhân phát hành, tổ chức xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về phát hành hoá ựơn trên trang thông tin ựiện tử của Tổng cục Thuế ựể mọi tổ chức, cá nhân tra cứu ựược nội dung cần thiết về hoá ựơn ựã thông báo phát hành của tổ chức, hộ, cá nhân.
Trường hợp khi nhận ựược Thông báo phát hành do tổ chức, hộ, cá nhân gửi ựến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không ựảm bảo ựủ nội dung theo ựúng quy ựịnh thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận ựược Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết. Tổ chức, hộ, cá nhân có trách nhiệm ựiều chỉnh ựể thông báo phát hành mớị
2.1.4.5 Quy ựịnh về sử dụng,xử lý vi phạm về quản lý hóa ựơn của người nộp thuế
Về nguyên tắc sử dụng hóa ựơn, theo ựiều 14 của Nđ51:
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh chỉ ựược lập và giao cho người mua hàng hoá, dịch vụ các loại hoá ựơn theo quy ựịnh tại Nghị ựịnh nàỵ
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh khi lập hoá ựơn phải ghi ựầy ựủ nội dung và ựúng thực tế nghiệp vụ phát sinh.
- Hoá ựơn ựược lập thành nhiều liên gồm: liên giao cho người mua, liên người bán giữ và một số liên khác theo yêu cầu của hoạt ựộng kinh doanh. Nội dung lập hoá ựơn phải ựược thống nhất trên các liên hoá ựơn có cùng một số.
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng nếu phát hiện mất hoá ựơn ựã lập hoặc chưa lập phải báo cáo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết ựể xử lý kịp thờị
- Các cơ sở kinh doanh trong cùng một ựơn vị kế toán theo quy ựịnh tại Luật Kế toán, sử dụng hoá ựơn của cơ sở chắnh.
phải xử lý theo quy ựịnh, cụ thể trong chương V xử lý vi phạm hành chắnh về
hóa ựơn của Nghị ựịnh số 51/2010/Nđ-CP. Bao gồm: điều 28 về xử phạt các hành vi vi phạm quy ựịnh về tự in hóa ựơn và khởi tạo hóa ựơn ựiện tử; điều 29 về xử phạt các hành vi vi phạm quy ựịnh về ựặt in hóa ựơn; điều 30 về xử phạt các hành vi vi phạm quy ựịnh về in hóa ựơn ựặt in; điều 31 về xử phạt các hành vi vi phạm quy ựịnh về mua hóa ựơn; điều 32 về xử phạt các hành vi vi phạm về phát hành hóa ựơn; điều 33 về xử phạt các hành vi vi phạm quy ựịnh về sử dụng hóa ựơn khi bán hàng hóa, dịch vụ; điều 34 về xử phạt các hành vi vi phạm quy ựịnh về sử dụng hóa ựơn của người muạ điều 35 về nguyên tắc, thủ tục xử lý vi phạm, các tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng, cưỡng chế và thời hạn thi hành quyết ựịnh xử phạt; điều 36 về thanh tra, kiểm tra; điều 37 về thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chắnh về hóa ựơn.