Bước 1: Lập Quyết ựịnh về việc áp dụng hóa ựơn tự in
Quyết ựịnh áp dụng hóa ựơn tự in phải ựược gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa ựơn tự in.
Doanh nghiệp tự in hóa ựơn phải lập Quyết ựịnh về việc áp dụng hóa ựơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 153/2010/TT- BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chắnh.
Hình 2.1 Quy trình quản lý hóa ựơn tự in
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa ựơn
Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa ựơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo ựặc thù của ựơn vị mình.
Hình 2.2 Khởi tạo mẫu hóa ựơn trên phần mềm quản lý hóa ựơn tự in
Mẫu hóa ựơn tự in phải có các tiêu thức ựể khi lập ựảm bảo ựầy ựủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 điều 4 Thông tư 153:
Ớ Tên loại hóa ựơn
Ớ Ký hiệu mẫu số hóa ựơn và ký hiệu hóa ựơn
Ớ Tên liên hóa ựơn
Ớ Số thứ tự hóa ựơn
Ớ Tên, ựịa chỉ, mã số thuế của người bán
Ớ Tên, ựịa chỉ, mã số thuế của người mua
Ớ Tên hàng hóa, dịch vụ; ựơn vị tắnh, số lượng, ựơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa ựơn
Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa ựơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ thì phải lập thông báo phát hành hóa ựơn. Doanh nghiệp tự in hóa ựơn phải lập Thông báo phát hành hóa ựơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chắnh.
Hình 2.3 Một mẫu thông báo phát hành hóa ựơn tự in
Trên thông báo phải ghi rõ: - Tên loại hóa ựơn
- Ký hiệu hóa ựơn
- Ký hiệu mẫu số hóa ựơn - Ngày bắt ựầu sử dụng
- Số lương hóa ựơn thông báo phát hành (từ số... ựến số...) - Và kèm theo các mẫu của hóa ựơn ựó
Thông báo phát hành hóa ựơn và mẫu của các hóa ựơn phải ựược gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng các mẫu hóa ựơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.
Bước 4: Lập và in hóa ựơn theo mẫu ựã phát hành
Sau khi ựã làm ựầy ựủ các thủ tục quyết ựịnh áp dụng hóa ựơn tự in, khởi tạo hóa ựơn, thông báo phát hành hóa ựơn gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các doanh nghiệp có thể lập và in mẫu hóa ựơn theo ựúng mẫu ựã thông báo phát hành.
Hình 2.4 In hóa ựơn tự in từ máy in và phần mềm quản lý hóa ựơn tự in