5.2.1.1. Quản lý thông tin ở cấp độ cửa hàng bán lẻ
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 61
Hình 4.5. Mô hình dòng thông tin của PetroGas tại cửa hàng.
-Tín hiệu từ đường dây bưu điện, di động của khách hàng truyền đến Tổng dài. Tại đây máy chủ nắm được các thông tin khách hàng và truyền đến nhân viên tại cửa hàng bán lẻ (nếu là khách hàng cũ), màn hình hiện lập tức thông tin liên quan đến khách hàng trước khi nhân viên nhấc máy, nếu là khách hàng mới sẽ được bổ sung thêm.
-Các thông tin nhập liệu từ cửa hàng được cập nhật liên tục liên kết với hệ thống kho bãi, nhà cung cấp và các thành viên khác trong chuỗi cung ứng.
- Cuộc gọi của khách sẽ được kết nối với cửa hàng đang có tín hiệu rỗi, tại đây máy chủ có thể giám sát được thời gian gọi, nội dung cuộc gọi của nhân viên, và điều phối bộ phận phục vụ tốt nhất.
* Với chi đầu tư thiết bị CallerID: Một moderm hiển thị số gọi đến/gọi đi 1line là 1.600.000 VNĐ (+500.000 VNĐ/line), có thể tăng trung bình từ 60%-70% tỉ lệ giữ khách hàng và tăng 50%-80% tỉ lệ bán hàng thành công.
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 62
5.2.1.2. Một số nghiệp vụ và chức năng quản lý tại các cửa hàng bán lẻ:
*Các thao tác chính của nhân viên sau khi đăng nhập vào phần mềm - Đóng ca làm việc (lập hóa đơn đóng ca) của người quản lý ca trước đó - Mở ca làm việc mới gồm: Mã ca, số ca, ngày giờ mở ca, tên ca trưởng...
-Bán lẻ gas đổi vỏ bình: Hiển thị danh mục bình gas, giá bán, tổng giá thành..Đặc biệt đối với công việc nhập vỏ bình cần kiểm tra đối chiếu thông tin về về lượng gas còn trong bình (số liệu cân vỏ ở địa điểm khách hàng và cân tại cửa hàng)
- Xuất hóa đơn bán lẻ: Tổng hợp ghi nhận hàng hóa xuất bán, giá trước thuế, VAT, Số lương, giá bán và tổng giá thành sau đó tiến hành lưu trữ và in hóa đơn.
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 63
*Một số chức năng quản lý khác tại cửa hàng:
Quản lý danh sách khách hàng, nhà cung cấp
Nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng:
1. Bán tiền thu ngay (tiền mặt, séc, creditcard)
2. Bán công nợ (tổng hợp, công nợ chi tiết, công nợ đến hạn thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp)
3. Bán hàng gửi do công ty quản lý (Xuất theo lệnh của công ty, kiểm tra lệnh trên toàn hệ thống
4. Quản lý Gas (Tồn kho hàng, vỏ rỗng, vỏ chứa hàng)
Quản lý doanh số bán gas
Quản lý kho hàng
1. Đơn hàng với công ty 2. Kiểm kê:
3. Nhập – xuất – tồn kho: theo lít thực tế 4. Giám sát hao hụt, rò rỉ, mất hàng
Quản lý thông tin nhập hàng, trả hàng, nhập hàng trả lại, hàng hư, hàng bị
mất, tồn kho
Quản lý tiền mặt tại ca/cửa hàng
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 64
5.2.3. Quy trình khai thác thông tin phục vụ công việc quản lý
Hình 4.6. Quy trình khai thác thông tin cấp quản lý
- Tín hiệu từ thiết bị điện tử (bồn chứa, cột bơm và thiết bị POS...) được tiếp nhận thông qua Embedded PC kết hợp với thông tin khách hàng được truy xuất liên lục qua mạng lưới các cửa hàng. Các users tại cửa hàng có thể kiểm soát được cửa hàng mình và chia sẻ thông tin với cửa hàng khác.
- Qua mạng Internet, thông tin tổng hợp từ các phần mềm PetroGas con ở các cửa hàng lan truyền đến hệ thống máy chủ phần mềm PetroGas. Tại đây, thực hiện chức năng phân tích, xử lý dữ liệu, kết hợp với các dữ liệu môi trường bên ngoài, mạng nội bộ WAN của công ty bằng các mô hình, quy trình được xác lập từ đây xuất các báo cáo, tài liệu hỗ trợ ra quyết định.
* Khi áp dụng hệ thống erp này bộ máy nhân sự ở công ty có thể cắt giảm xuống 25% (từ 112 người xuống còn 84 người), tăng tốc độ truyền thông tin giữa các phòng ban từ 2 đến 3 lần.
*Một số quy trình quản lý phần mềm PetroGas phục vụ nhà quản lý: - Quy trình quản lý mua hàng đến thanh toán, dịch vụ bảo hành
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 65
- Quy trình nghiên cứu phát triển thị trường mới - Quy trình quản lý nhân sự, sản xuất.
-
* Một số chức năng quản lý cấp quản trị:
Phân tích doanh số, lợi nhận theo thời gian, mặt hàng, khu vực, nhân viên
Báo cáo dự báo các mặt hàng