Ở nhóm bán hàng Gas dân dụng, có nhiều đầu mối khách hàng, nhiều thông tin cần lưu trữ. Nhiều trường hợp khách hàng chỉ biết điện thoại của Công ty, không biết điện
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 48
thoại của cửa hàng đã mua hàng lần trước, khi khách hàng gọi đến một cửa hàng khác sẽ khó cho việc xác định các thông tin về khách hàng đó.
Để khắc phục được hạn chế này, Công ty nên xây dựng một chương trình quản lý khách hàng, cụ thể như sau:
Nội dung: Chương trình quản lý khách hàng là một phần mềm chạy trên máy tính, được kết nối với điện thoại của bộ phận tiếp nhật đơn hàng (bộ phận điều độ hàng hóa hoặc cửa hàng bán lẻ trực tiếp). Khi khách hàng gọi điện đến bộ phận tiếp nhận đơn hàng, máy tính sẽ hiện lên tất các thông tin về khách hàng như:
Tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, mã số khách hàng
Loại bình, số lượng bình quân/lần đặt hàng
Đường đi ngắn nhất, yêu cầu riêng của khách hàng.
Khi đó, người tiếp nhận đơn hàng sẽ có được các thông tin cần thiết và chỉ cần hỏi lại khách hàng, không cần phải mất công ghi chép, tạo cảm giác gần gũi, thân thiện với khác hàng.
Tại một thời điểm, chương trình có thể cho ra báo cáo tiêu thụ về tiến độ mua hàng giúp người bán có thể biết được tần suất mua hàng của từng khách hàng, biết được khách hàng nào lấy hàng nhiều nhất, nhanh nhất, lâu nhất. Nếu trường hợp nào lâu hơn tần suất thông thường thì có kế hoạch kiểm tra (phòng trường hợp các hãng Gas giả mạo đưa bình Gas vào bán cho khách hàng của Công ty, ảnh hưởng đến uy tín của Công ty).