chí phí vay, gửi hàng.
Bên cạnh nguyên nhân bố trí ca làm việc chưa hợp lý đã dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn lực, thì việc phối hợp không chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận nhập hàng cũng đã trực tiếp làm tăng chi phí vay gửi hàng.
Hiện tại, quy trình mua bán hàng (liên quan lượng mua) của Công ty đang được thực hiện như sau:
-Căn cứ vào nhu cầu thị trường, bộ phận kinh doanh dự báo nhu cầu tiêu thụ trong thời gian tới (trước thời điểm dự báo 2 tháng).
- Bộ phận kinh doanh đăng ký nhu cầu hàng hóa với phòng Xuất nhập khẩu. -Căn cứ vào số lượng bộ phận kinh doanh đăng ký, phòng Xuất nhập khẩu đàm phán mua hàng với nhà cung cấp (trước thời điểm lấy hàng 1,52 tháng).
Như vậy, lượng hàng xuất bán trong tháng bất kỳ đã được đặt mua tại thời điểm trước đó 2 tháng. Do vậy, số lượng đặt mua và số lượng xuất bán rất khó có thể tương
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 53
đương nhau. Tuy nhiên, chúng ta phải giảm thiểu sự chênh lệch này. Bởi, nếu phát sinh hiện tượng thiếu hàng (nhập ít hơn so với bán) hoặc thừa hàng thì một mặt sẽ ảnh hưởng đến yếu tố chênh lệch giá, mặt khác sẽ làm phát sinh thêm chi phí vay hoặc gửi hàng.
Do vậy, hai bộ phận xuất hàng và nhập hàng phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc dự báo nhu cầu tiêu thụ, dự báo xu hướng giá cả để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch mua hàng, giảm thiểu chi phí phát sinh, tăng được lợi nhuận từ chênh lệch giá. Các bộ phận cần thực hiện một số nội dung cơ bản như:
Đối với bộ phận bán hàng:
Để có cơ sở cho việc lập kế hoạch bán hàng, bộ phận kinh doanh cần nghiên cứu kỹ các thói quen tiêu dùng của từng nhóm khách hàng sử dụng gas LPG, cụ thể ở chu kỳ tiêu dùng sản phẩm:
Ở nhóm khách hàng sản xuất vật liệu xây dựng thì sẽ tăng cường sản xuất vào cuối năm. Công ty sản xuất bông sợi tiêu thụ sản phẩm nhiều trong những tháng mùa thu. Một số đơn vị hoạt động theo chu kỳ; là những khách hàng thuộc nhóm công nghiệp luyện kim, như thép.., thông thường những khách hàng này sẽ sản xuất theo chu kỳ từ 1 đến 2 tháng. Đối với mặt hàng Gas dân dụng, nhu cầu sử dụng sẽ tăng vào những tháng cuối năm, những tháng mùa đông.
Phòng kinh doanh phải nắm đặc điểm của từng khách hàng và cường tìm hiểu đến kế hoạch sản xuất của họ. Trên cơ sở đó bộ phận kinh doanh sẽ đưa ra được những dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm một cách sát thực nhất.
Bên cạnh đó, cũng cần đặc biệt quan tâm đến xu thế biến động giá LPG của thế giới. Hiện tại, giá LPG của chúng ta gần như phụ thuộc hoàn toàn vào giá LPG thế giới, giá này được công bố hàng tháng, tùy thuộc vào tình hình cung cầu trên thị trường quốc tế. Mức độ biến động của giá LPG thế giới trong thời gian qua qua biểu đồ sau đây:
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 54
Biểu đồ 4.2. Giá CP của LPG trong từ năm 2011 đến 2013
Thông thường, những tháng cuối năm thì nhu cầu tiêu thụ LPG sẽ tăng hơn so với các tháng còn lại trong năm do yếu tố nhiệt độ thấp hơn và nhu cầu tiêu dùng LPG cho sản sản xuất công nghiệp cũng tăng. Do vậy, giá LPG có xu hướng tăng trong các tháng cuối năm và tháng 1 hoặc 2. Phòng Kinh doanh phải nắm được đặc điểm này để chủ động trong việc lập kế hoạch nhập hàng, giảm thiểu tồn kho trong những tháng đầu mùa nóng.
Những năm trước đây (trước 2007), do quy mô kho đầu mối còn hạn chế, nên lượng LPG tồn kho không nhiều và cũng vì vậy Công ty không quan tâm nhiều đến yếu tố tồn kho cuối kỳ. Sang năm 2007, quy mô kho bãi tăng nên, tuy nhiên Công ty đã không chú ý đến yếu tố biến động giá nên đã dẫn đến hiện tượng tồn kho nhiều trong tháng 2 và 3 gây thiệt hại rất lớn về chênh lệch giá.
Đối với bộ phận nhập hàng:
Do nguồn hàng trong nước không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu thụ Công ty phải nhập khẩu hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài để phục vụ thị trường. Hiện tại, có hai hình thức mua có thể mua theo hợp đồng thời hạn “term” hoặc mua hàng theo chuyến “spot”, tuy nhiên chủ yếu Công ty đang duy trì mua hàng theo hình thức hợp đồng “term”.
Giá vốn LPG nhập về = (CP + Premium), trong đó CP là giá LPG thế giới và áp
dụng chung cho tất cả thị trường LPG, còn Pre là chi phí vận tải đường thủy quốc tế từ kho xuất của nhà cung cấp đến kho nhập của Công ty.
SVTH: Nguyễn Kim Hiển Trang 55
Mua hàng theo hợp đồng “term”, hai bên sẽ thỏa thuận về số lượng, chi phí vận tải đường thủy và thời gian giao hàng. Thông thường ký cho 06 tháng và có mức Pre thấp hơn hợp đồng “spot”. Hợp đồng “spot” thì hai bên thỏa thuận tại từng thời điểm cụ thể về số lượng, chi phí vận tải đường thủy; và sẽ thực hiện trong vòng khoảng 5 đến 15 ngày, và sẽ có mức Pre cao hơn (khoảng 510% so với “term”).
Để đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho thị trường, tránh trường hợp thiếu hàng, Công ty phải ký các hợp đồng “term”. Tuy vậy, bộ phận chịu trách nhiệm nhập khẩu cần đàm phán và tìm thêm đơn vị cung cấp hàng trên thị trường để có được tính linh hoạt trong việc đặt hàng và nhận hàng. Cụ thể, cần đàm phán để có được thỏa thuận đặt hàng trước thời gian nhận hàng khoảng 01 đến 02 tháng. Như thế sẽ bớt được rủi ro do tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần quan tâm đến nguồn hàng mua theo chuyến “spot”, hình thức này chỉ áp dụng trong những trường hợp đặc biệt do nhu cầu tăng đột biến mà hợp đồng “term” không đủ đáp ứng.