Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất hàng cũng do cán bộ phòng Kinh doanh phụ trách. Tuy nhân sự của phòng Kinh doanh còn có sự hạn chế về số lượng nhưng họ đều là những cán bộ có trình độ nghiệp vụ cao, khả năng sử dụng ngoại ngữ khi tiến hành đàm phán với khách hàng rất tốt. Do làm việc lâu năm trong lĩnh vực xuất khẩu nên họ có mối quan hệ quen biết thân thiết với các nậu vựa uy tín, các đại lý giao nhận, Cục xúc tiến Th ương Mại và Nafi nên công tác xuất hàng được thực hiện một cách khá dễ dàng và thuận lợi.
Bảng 2.16. Thủ tục hoạt động xuất khẩu tại Công ty Stt Trách nhiệm Bước công việc Diễn giải 1. Trưởng phòng kinh doanh và nhân viên kinh doanh Thông báo xuất hàng
Chuyển lệnh xuất hàng đến phân xưởng sản xuất và kho thành phẩm, các bộ phận liên quan 2. Nhân viên kinh doanh Theo dõi xuất hàng
Kiểm tra số lượng, cách sắp xếp hàng hóa trên xe (container) và quy cách hàng hóa (size, mã vạch, dây đai…). Lấy số l ượng hàng hóa cuối cùng sau niêm phong.
3. Nhân viên kinh doanh Chuẩn bị chứng từ Chứng từ hải quan -Invoice: 2 bản -Packinglist: 2 bản -Hợp đồng:1 bản copy có sao y bản chính -Tờ khai hải quan: 2 bản (mẫu)
Thực hiện khai hải quan: -Điền thông tin vào tờ khai -Tiếp nhận tờ khai
-Ghi và đóng lệ phí hải quan -Hải quan kiểm tra và xác nhận
Xuống tàu: Thực hiện các bước sau -Đóng phí bốc xếp
-Lấy lệnh bốc xếp
-Đưa tờ khai hải quan giám sát tàu -Giám sát bốc hàng xuống tàu
-Hải quan giám sát tàu kí và đóng dấu Chứng từ thanh toán:
Bill sample: -Tên nhà xuất khẩu -Tên người nhận hàng
-Tên người thông báo hàng đến -Mô tả hàng hóa
-Số Cont/số Seal -Tên tàu, ngày tàu chạy -Số Bill
Fax Bill Sample cho hãng tàu làm Bill (kiểm tra, chỉnh sửa Bill).
Hãng tàu gửi Bill chính thức gồm 3 bản gốc và 3 bản sao có đóng dấu.
Health Certificate: Mẫu Health theo mẫu của Nafiquaved (cụ quản lý chất lượng an toàn, vệ sinh và thú y thủy sản). Điền đầy đủ thông tin trên Health.
Hồ sơ lấy Health bao gồm: -Đơn xin cấp Health -Packinglist: 1 bản gốc -Health Certificate: 6 bản
Chuyển tất cả hồ sơ đến Nafi xác nhận
C/O: Các thông tin trên C/O tương t ự trên Bill nhưng không có s ố Cont/số Seal. Hồ sơ cấp C/O:
-Đơn xin cấp C/O -C/O: 6 bản -Invoice: 1 bản -Tờ khai hải quan -Bill: 1 bản
-Hóa đơn mua nguyên liệu 4. Nhân viên kinh doanh Xuất trình chứng từ xuất khẩu cho ngân hàng Bộ chứng từ bao gồm: -Invoice: 3 bản gốc -Packinglist: 3 bản gốc
-Bill: 3 bản gốc và 3 bản sao có đóng dấu -C/O: 1 bản gốc và 2 bản sao
-Health: 1 bản gốc và 2 bản sao
-Phiếu xuất trình chứng từ xuất khẩu cho ngân hàng. 5. Phòng kinh doanh Lưu chứng từ
Lưu chứng từ và sao một bản cho phòng kế toán.
Xem xét các phương th ức thanh toán
Thanh toán là công việc rất quan trọng mà những nhà xuất khẩu cũng như nhập khẩu quan tâm. Việc lựa chọn phương thức thanh toán có ảnh h ưởng toàn bộ đến nội dung của hợp đồng ngoại th ương. Nhận thức được vấn đề này nên Công ty đã có những định hướng trong việc lựa chọn ph ương thức thanh toán sao cho phù hợp và có lợi đối với hoạt động kinh doanh của mình.
Công ty Cổ phần Hải sản Nha Trang th ường sử dụng ba phương thức thanh toán sau: L/C, CAD và chuyển tiền (Remittance). Tùy từng đối tác ở thị trường nào,
mức độ quan hệ làm ăn có uy tín hay không và tu ỳ vào giá trị hợp đồng mà Công ty sử dụng phương thứcư thanh toán khác nhau trong khi xu ất khẩu hàng. Theo thống kê qua các năm tại Công ty ta thấy khi Công ty quan hệ buôn bán với các khách hàng ở thị trường Đài Loan thì Công ty sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền TTR, khi kinh doanh với các đối tác ở thị trường Mỹ thì Công ty sử dụng phương thức thanh toán CAD, còn khi làm ăn với các đối tác ở thị tr ường Nhật Bản thì thường sử dụng thanh toán theo ph ương thức tín dụng chứng từ.
- Phương thức giao chứng từ trả tiền ngay (CAD)
Đây là phương thức thanh toán trong đó nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng mở tài khoản tín thác để thanh toán cho nhà xuất khẩu khi nhà xuất khẩu xuất trình đầy đủ các chứng từ thanh toán tại ngân hàng.
Khi sử dụng phương thức này Công ty nhắc nhở khách hàng mở tài khoảnkí thácở ngân hàng phục vụ thông báo Công ty theo đúng yêu cầu. Khi tài khoản được mở, Công ty liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều khoản thanh toán, chứng từ thanh toán cần phải nộp nếu thấy phù hợp Công ty mới tiến hành giao hàng.
Phương thức này bắt buộc nhà nhập khẩu ký quỹ 100% và lập bảng ghi nhớ với ngân hàng giúp ngân hàng theo dõi nộp chứng từ của nhà xuất khẩu. Nhà nhập khẩu sẽ trả phí dịch vụ cho ngân hàng.
(3) HH
(1) (5) T/T (4) (2)
(6) Bộ chứng từ
Hình 2.3: Hình thức thanh toán CDA
Xuất khẩu Nhập khẩu
(1) Nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở cho mình một tài khoản tín thác. Số dư tài khoản bằng 100% giá trị hợp đồng và nó dùng thanh toán cho tổ chức xuất khẩu theo đúng thỏa thuận.
(2) Ngân hàng thông báo cho nhà xuất khẩu về việc nhà nhập khẩu đã mở tài khoản tín thác.
(3) Nhà xuất khẩu cung ứng hàng sang nước nhập khẩu theo hợp đồng. (4) Trên cơ sở giao hàng nhà xuất khẩu xuất trình chứng từ cho chỉ định.
(5) Ngân hàng kiểm tra chứng từ, đối chiếu với bản ghi nhớ tr ước đây, nếu đúng thì thanh toán cho nhà xuất khẩu từ tài khoản tín thác của nhà nhập khẩu. (6) Ngân hàng chuyển chứng từ cho nhà nhập khẩu và quyết toán tài khoản tín
thác.
- Phương thức tín dụng chứng từ ( documentary credits)
Đây là sự thỏa thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một ng ườin thứ ba (người hưởng lợi) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó khi ng ười thứ ba xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán hợp lệ phù hợp với những quy định của thư tín dụng.
Khi Công ty sử dụng phương thức này thì cần thúc giục người mua mở L/C đúng yêu cầu rồi tiến hành kiểm tra L/C trước khi giao hàng. Sử dụng phương thức thanh toán này đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, khách hàng và Công ty. Tuy nhiên khi sử dụng phương thức thanh toán này Công ty cần xem xét kĩ nội dung trong L/C nhất là các loại chứng từ cần xuất trìnhđể được ngân hàng thanh toán.
Hình 2.4: Hình thức thanh toán L/C
(1) Người mua làm đơn xin mở L/C và gửi cho ngân hàng mở L/C yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người bán hưởng.
(2) Ngân hàng người mua mở L/C và chuyển L/C cho ngân hàng thông báo để thông báo L/C cho người bán.
(3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C cho người bán.
(4) Ngân hàng người bán kiểm tra L/C và tiến hành giao hàng. (5) Người bán lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng thông báo. (6) Ngân hàng thông báo chuyển chứng từ cho ngân hàng mở L/C.
(7) Ngân hàng mở L/C kiểm tra chứng từ và thông qua ngân hàng thông báo thanh toán cho người bán.
(8) Ngân hàng thông báo ghi có cho người bán.
(9) Ngân hàng mở L/C chuyển chứng từ cho người mua.
(10) Người mua kiểm tra lại chứng từ và thanh toán số tiền còn lại cho ngân hàng mở L/C.
(2)
Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C
Người bán Người mua
(6) (7)
(3) (5) (8)
(4)
- Phương thức chuyển tiền (Remittance) TTR
Đây là phương thức trong đó một khách h àng (người trả tiền, nhà nhập khẩu…) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người hưởng lợi (người bán, nhà xuất khẩu) tại một địa điểm nhất định.
Ngân hàng chuyển tiền thông qua đại lí của mình ở nước ngoài (nước người hưởng lợi) để thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền. Việc chuyển tiền có thể đ ược thực hiện bằng các cách sau:Chuyển tiền bằng điện báo ( Telegraphic Tranfer –T/T ): ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho ngân h àng đại lí ở nước ngoài tra tiền cho người nhận.
Chuyển tiền bằng thư (Mail Transfer): ngân hàng th ực hiện việc chuyển tiền bằng cách viết thư (lệnh trả tiền hoặc giấy báo ghi có) ra lệnh cho ngân hàng đại lí ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Xét về thời hạn ta có thể chuyển tiền trả sau, trả trước và trả ngay.
Phương thức chuyển tiền thường được dùng để thanh toán tiền dịch vụ, tiền hàng nhập khẩu. Tuy nghiệp vụ đ ơn giản nhưng quyền lợi của người bán không được bảo đảm vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí và năng lực của người mua.