3. Nhân viên trong công ty bạn đang làm được gắn kết và truyền cảm hứng trong công việc như thế nào?
6.1. Đội ngũ lãnh đạo trong doanh nghiệp
6.1.1. Hiểu rõ nhiệm vụ, mục tiêu và sứ mạng của doanh nghiệp
Đội ngũ lãnh đạo là những người đặt những viên
gạch đầu tiên xây dựng nền móng cho doanh
nghiệp. Thông thường, những nhà lãnh đạo đầu tiên cũng đồng thời là chủ sở hữu doanh nghiệp hay ít nhất họ là những người đồng chí hướng với người chủ doanh nghiệp. Trên cơ sởđó, đội ngũ lãnh đạo sẽ tạo dựng bộ máy nhân sự với các nhà quản lý cấp trung gian và các quản trị viên cấp cơ sở.
Trong Bài 1, chúng ta đã thấy rằng các nhà lãnh đạo nói chung và doanh nhân nói riêng cần phải có tầm
nhìn, có niềm tin, biết khơi lửa và truyền cảm hứng cho nhân viên cấp dưới. Nhưng tầm nhìn có đạt được hay không, niềm tin có được nhân lên, ngọn lửa có được thổi bùng phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Họ cũng phải là những người có nhiệt huyết, có năng lực và biết ước mơ. Để có một đội ngũ như vậy, nhà lãnh đạo phải hiểu rõ doanh nghiệp cần ai, tìm ởđâu, để làm gì... Cơ sởđể nhà lãnh đạo trả lời các câu hỏi này chính là sự am hiểu nhiệm vụ, mục tiêu, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp, hiểu những vấn đề nhân sự của doanh nghiệp mới khởi sự, từđó có định hướng tìm kiếm, tuyển dụng, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ nhân viên. Nhà lãnh đạo cần hiểu rõ nhiệm vụ của doanh nghiệp hay lý do để doanh nghiệp tồn tại. Khi xác định nhiệm vụ mục tiêu, doanh nghiệp luôn luôn phải xác định lĩnh vực kinh doanh cốt lõi, sản phẩm cốt lõi và nguồn lực cốt lõi của doanh nghiệp. Từđó có chiến lược phát triển nguồn nhân lực đúng đắn. Ví dụ: nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao có hàm lượng chất xám trong sản phẩm lớn thì việc đầu tư máy móc, công nghệ hiện đại cần được thực hiện đồng thời với việc đầu tư xây dựng đội ngũ kỹ sư tay nghề cao.
6.1.2. Quan điểm về quản trị nhân sự
Mỗi một doanh nghiệp có những cách thức đối xử với người lao động khác nhau tùy thuộc vào quan điểm quản trị nhân sự của nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp. Quan điểm đó sẽ là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các biện pháp, chính sách cụ thể.
Các triết lý về quản trị nhân sự xuất phát từ quan niệm về con người, tương ứng với chúng cũng có các mô hình quản lý, các học thuyết và các trường
Nội dung Tư tưởng thứ nhất Tư tưởng thứ hai Tư tưởng thứ ba
Quan niệm Con người được coi là một loại công cụ lao động
Con người muốn được cư xử như những con người Con người có những tiềm năng cần được khai thác và làm cho phát triển
Mô hình quản lý Mô hình cổđiển Mô hình các quan hệ con người
Mô hình các tiềm năng con người
Học thuyết Học thuyết X Học thuyết Y Học thuyết Z Trường phái Trường phái cổ điển
(Trường phái tổ chức lao động khoa học)
Trường phái tâm lý xã hội (Trường phái các quan hệ con người)
Trường phái quản trị nhân sự hiện đại (Trường phái nguồn nhân lực)
6.1.3. Hiểu rõ vấn đề nhân sự của doanh nghiệp mới khởi sự
Các công ty nhỏ, các doanh nghiệp mới khởi sự luôn gặp vấn đề khó khăn khi tuyển dụng và giữ chân nhân sự. Do đó các nhà lãnh đạo cần phải hiểu những khó khăn này để có thể có những công cụ và biện pháp thích hợp nhằm thu hút và khuyến khích người lao động làm việc.
Các yếu tố sau đây thường khiến người lao động e ngại khi làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp mới khởi sự:
Sự thiếu ổn định: các doanh nghiệp mới khởi sự thường gặp những khó khăn nhất định trong giai đoạn đầu, việc kinh doanh lại luôn có những rủi ro khó lường có thể khiến doanh nghiệp ngừng hoạt động. Khi đó, công việc của người lao động sẽ bấp bênh, mất ổn định. Tuy nhiên, điều này có thể khác trong giai đoạn khủng hoảng, các doanh nghiệp lớn cũng có nguy cơ mất ổn định nếu như tình hình tài chính của doanh nghiệp không tốt.
Cơ hội thăng tiến: các ứng viên khi tham gia tuyển dụng để làm việc trong các công ty nhỏ thường sẽ có cảm giác không có nhiều cơ hội thăng tiến, cọ xát và phát triển nghề nghiệp. Vấn đề này cần được nhà lãnh đạo giải tỏa bằng sựđộc lập, tự chủ của người lao động trong công việc và qua đó họ sẽ có cơ hội tự học hỏi, rút kinh nghiệm. Điều này khác với các doanh nghiệp lớn khi tất cả công việc đã đi vào ổn định, có tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng.
Thu nhập và các phúc lợi ít hơn: đây là khó khăn với bất cứ doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp mới khởi nghiệp nào. Không chỉ thu nhập mà còn các phúc lợi khác như bảo hiểm, chăm sóc y tế, tham quan, nghỉ mát, cơ hội đào tạo… cũng sẽ là những yếu tố khiến người lao động cân nhắc.
Một số yếu tố khác như: văn phòng làm việc nhỏ, không bề thế, địa điểm làm việc xa trung tâm, số lượng nhân viên ít… cũng là những điểm bất lợi đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới khởi sự và có ảnh hưởng tới tâm lý của người lao động.
6.2. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng là quy trình sàng lọc và tuyển chọn những người đủ năng lực đáp ứng một công việc trong một tổ chức, doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, lãnh đạo trực tiếp của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và cán bộ phòng nhân sự có thể tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng hoặc có thể thuê ngoài một phần hay toàn bộ quá trình tuyển dụng.
Bài 6: Vấn đề nhân sự lúc khởi nghiệp
V1.0 119
Thông thường, để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp mới khởi sự chỉ sử dụng một số lượng nhân sự rất hạn chế bao gồm doanh nhân, đội ngũ lãnh đạo chủ chốt và những nhân sự có thể tận dụng được như cha mẹ, anh chị em, người thân, bạn bè… Nhu cầu tuyển dụng sẽ xuất hiện khi khối lượng công việc quá lớn hay phát sinh những công việc đòi hỏi các kỹ năng riêng biệt mà doanh nhân và đội ngũ lãnh đạo không có. Để tuyển dụng cần thực hiện các bước công việc sau:
Phân tích công việc.
Xác định nhu cầu tuyển dụng.
Tìm kiếm nguồn tuyển dụng.
Quy trình tuyển chọn.
6.2.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. Đây là công việc đầu tiên cần thực hiện để tuyển dụng nhân viên và là cơ sởđể bố trí lao động trong doanh nghiệp. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc làm cơ sở cho việc xây dựng Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Văn bản này được sử dụng làm cơ sở cho việc tuyển mộ, tuyển
chọn và đào tạo nhân viên, đánh giá thực hiện công việc và trả thù lao lao động. Trong đó, Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, điều kiện làm việc, tiêu chuẩn cần đạt được. Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực chuyên môn, nguyện vọng, sở thích… của người thực hiện công việc. Nhiều khi Bản mô tả công việc cũng liệt kê luôn tiêu chuẩn công việc.
6.2.1.1. Nội dung của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
Không thể xây dựng một mẫu chuẩn cho Bản mô tả công việc vì mỗi công việc lại có những đặc thù khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, bản mô tả công việc bao gồm các nội dung được chia thành 7 phần như sau:
Phần 1 – Các chi tiết về công việc o Chức danh công việc. o Phòng / Ban / Bộ phận công tác. o Tên người đảm nhận. o Người quản lý trực tiếp. Phần 2 – Mục đích của công việc
Phần này mô tả ngắn gọn và chính xác lý do hình thành hoặc vai trò của vị trí công việc trong tổ chức. Nội dung này giúp doanh nghiệp kiểm tra lại tính cần thiết của
vị trí công việc, sự ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống, mối quan hệ với các vị trí công tác khác…
Phần 3 – Các trách nhiệm (nghĩa vụ)
Phần này mô tả từng trách nhiệm chung và các nhiệm vụ cụ thể. Các trách nhiệm được mô tả phải mang tính ổn định, thể hiện rõ sự khác biệt về trách nhiệm của công việc đang mô tả với các vị trí công việc khác.
Phần 4 – Các kết quả cần đạt được
Mô tả ngắn gọn các kết quả mà vị trí công việc cần phải đạt được.
Phần 5 – Trách nhiệm quản lý, giám sát
Trình bày rõ vị trí công việc hiện tại chịu sự giám sát trực tiếp và gián tiếp của ai, tổng số bao nhiêu người.
Phần 6 – Tiêu chuẩn công việc
Phần này thể hiện rõ những yêu cầu đối với người thực hiện:
o Trình độ: Đại học / Cao đẳng / Trung cấp hay công nhân bậc mấy.
o Chuyên ngành được đào tạo.
o Các chứng chỉ khác theo quy định (nếu cần thiết).
o Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực cụ thể hoặc các lĩnh vực có liên quan.
o Các kiến thức trong lĩnh vực cụ thể và các kiến thức chung khác.
o Các kỹ năng cần thiết (Tin học, ngoại ngữ…).
o Khả năng khác (Làm việc độc lập, làm việc nhóm, làm việc áp lực cao… khả năng tổ chức, điều hành… có thểđi công tác xa…).
o Yêu cầu về tuổi đời, sức khỏe, thể lực, ngoại hình (nếu có).
Phần 7 – Môi trường, điều kiện làm việc
o Cần nêu rõ điều kiện làm việc như: trong văn phòng, ngoài trời, di chuyển nhiều, ban đêm…
o Cần nêu rõ môi trường làm việc như: nóng, ẩm, ồn, bụi, mùi, hóa chất…
6.2.1.2. Trình tự thực hiện phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc từđó xác định các hình thức thu thập thông tin hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơđồ tổ chức của doanh nghiệp, sơđồ công nghệ, các văn bản quy định chức năng, quyền hạn của các phòng ban, phân xưởng.
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và các điểm mấu chốt để thực hiện phân tích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, nhất là đối với các công việc tương tự nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc như phương pháp quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi tùy theo mức độ chính xác và yêu cầu của thông tin, dạng hoạt động và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Bước 5: Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin thu thập được.
Bài 6: Vấn đề nhân sự lúc khởi nghiệp
V1.0 121
6.2.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Kết quả phân tích công việc trong Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc là cơ cở để doanh nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng của mình.
Nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp tại các thời kỳ khác nhau là khác nhau căn cứ vào chiến lược kinh doanh và mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp. Có một số phương pháp sau thường được
sử dụng để xác định nhu cầu nhân sự trong ngắn hạn như sau:
Phương pháp phân tích nhiệm vụ/phân tích khối lượng công việc: đây là phương pháp chủ yếu để xác định nhu cầu nhân lực trong ngắn hạn. Phương pháp này chủ yếu là nghiên cứu, phân tích nhu cầu và xu hướng tuyển dụng trong doanh nghiệp, mục tiêu kinh doanh, trình độ tiến bộ kỹ thuật để rút ra tốc độ phát triển nhu cầu nhân sự. Từđó doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tuyển dụng hợp lý.
Dựa vào mục tiêu doanh thu và lao động: ví dụ mục tiêu doanh số phải đạt 1 tỷđồng/tháng, định mức cho nhân viên bán hàng là 50 triệu đồng/tháng, vậy cần phải có 20 nhân viên bán hàng.
Phương pháp xác định lao động chính dựa vào sản lượng và định mức thời gian với lao động chính: o Xác định lao động cho từng nghề: i i i n Q t N T Qi : Sản lượng sản phẩm loại i ti : Định mức thời gian cho 1 sản phẩm
Tn : Thời gian làm việc theo chếđộ 1 năm cho 1 công nhân
o Xác định lao động cho tất cả các nghề: N = Ni
Trong doanh nghiệp, số lao động gián tiếp (lao động quản lý) thường nhỏ hơn 10% tổng số lao động trực tiếp.
6.2.3. Các nguồn tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng, các doanh nghiệp có thể tuyển dụng từ lực lượng lao động bên trong tổ chức và lực lượng lao động từ bên ngoài. Mỗi nguồn tuyển dụng lại có những ưu nhược điểm và phương pháp tiếp cận khác nhau. Trong nhiều trường hợp, nguồn nội bộ được ưu tiên hơn; trong các trường hợp khác, nguồn từ bên ngoài lại được có lợi thế hơn.
6.2.3.1. Nguồn nội bộ
Như đã nói ở mục 6.2, các doanh nghiệp mới khởi sự thường tận dụng nguồn nhân lực có sẵn như cha mẹ, anh chị em, người thân, bạn bè… Khi đó vai trò của mỗi
thành viên này trong doanh nghiệp có thể phù hợp hoặc không phù hợp với năng lực chuyên môn, sở trường của mỗi người. Nhu cầu tuyển dụng đặt ra thông thường là khi khối lượng công việc trở nên qua lớn hoặc cần những kỹ năng đặc biệt. Khi đó, việc lựa chọn những đối tượng này và nguồn nhân lực khác có sẵn trong doanh nghiệp cho những vị trí công việc phù hợp hơn chính là việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ
doanh nghiệp. Hình thức tuyển dụng này có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, công việc được thực hiện liên tục không gián đoạn. Ngoài ra, sự hiểu biết về tổ chức và lòng trung thành đã được thử thách cũng là những ưu điểm được các nhà lãnh đạo đánh giá cao. Nhược điểm của việc tuyển dụng từ nguồn này là có thể gây ra những xung đột không đáng có và không thay đổi được chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
6.2.3.2. Nguồn nhân lực từ bên ngoài
Khác với nguồn nội bộ, nguồn nhân lực từ bên ngoài là những người hoàn toàn mới, lần đầu tiên làm việc tại doanh nghiệp. Họ có thể đến thông qua các nguồn sau đây:
Thông qua sự giới thiệu của các cán bộ, nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp: cũng giống như tuyển dụng từ nội bộ, nguồn này cho phép tuyển được những người phù hợp với yêu cầu rất nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên nguồn này cũng có thể có hạn chế là nguyên nhân của việc chia nhóm, bè phái về sau.
Thông qua quảng cáo trên các phương tiện
truyền thông như:đài truyền hình, đài phát thanh, các báo, tạp chí. Tùy số lượng, chất lượng của nguồn nhân lực cần tuyển mộ và tính chất công việc để lựa chọn hình thức quảng cáo phù hợp hoặc kết hợp nhiều hình thức. Ưu điểm của phương pháp này là có thể phổ biến thông tin rộng rãi và thu hút được nhiều các ứng viên tiềm năng.
Thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm: đây là hình thức rất phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp không có bộ