1.3.4.1.Thu thập, phân tích thông tin
Quá trình tổ chức công tác quản lý HSRR, các đơn vị QLRR cần tổ chức tốt hệ thống thu thập thông tin từ tất cả các nguồn hiện có, nhằm thu thập thông tin một cách đầy đủ nhất trong các điều kiện có thể. Một số nguồn thông tin chủ yếu phục vụ cho công tác QLRR, bao gồm:
- Thông tin vi phạm pháp luật hải quan từ hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành (Hệ thống thông tin quản lý vi phạm).
- Các vụ việc vi phạm pháp luật hải quan được phát hiện và xử lý tại các đơn vị Kiểm soát hải quan, Kiểm tra sau thông quan và các CCHQ.
- Thông tin nghiệp vụ được cung cấp, phản hồi từ các đơn vị nghiệp vụ trong toàn ngành.
- Thông tin từ các hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành có liên quan đến hoạt động XK, NK hàng hoá.
- Thông tin về chính sách quản lý hàng hoá XK, NK, chính sách thuế có liên quan.
- Thông tin do các đơn vị chức năng cung cấp. - Thông tin do doanh nghiệp cung cấp.
- Thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng. - Các nguồn thông tin khác có liên quan.
Quá trình thu thập thông tin cần được tiến hành có chọn lọc để thu thập được những thông tin có ích cho việc phân tích, xác định rủi ro; trong đó cần tập trung thu thập các thông tin về vụ việc vi phạm, dấu hiệu vi phạm hoặc các sự việc, hiện tượng xảy ra không bình thường và cho thấy có khả năng tiềm ẩn vi phạm pháp luật hải quan. Quá trình thu thập thông tin cũng cần chú ý đế các loại thông tin có liên quan đến rủi ro và đối tượng rủi ro như:
- Tổ chức, cá nhân thực hiện hoặc liên quan đến hoạt động XK, NK, QC hàng hoá, XC, NC, QC PTVT.
- Hàng hoá XK, NK, các đặc điểm liên quan đến hàng hoá. - PTVT XC, NC, QC; các đặc điểm liên quan đến PTVT. - Trị giá khai báo hải quan.
- Quốc gia, khu vực là nơi xuất xứ hàng hoá NK, là nơi XK hàng hoá hoặc là địa điểm trung chuyển hàng hoá vào Việt Nam.
- Quốc gia, khu vực NK hàng hoá hoặc là địa điểm trung chuyển hàng hoá từ Việt Nam.
- Loại hình XK, NK, XC, NC.
- Tuyến đường, địa điểm làm thủ tục hải quan. - Phương thức vận chuyển, đóng gói hàng hoá.
- Số container, số kiện, và các thông tin khác liên quan đến container, bao, kiện... đóng gói hàng hoá.
- Thông tin liên quan hoá đơn, chứng từ vận tải. - Phương thức thanh toán.
- Thông tin và chính sách quản lý của cơ quan quản lý nhà nước, chính sách thuế đối với hàng hoá XK, NK.
Trong quá trình thu thập thông tin, các đơn vị hải quan cần xây dựng các cơ sở dữ liệu cho việc tổ chức lưu trữ, khai thác, sử dụng thông tin. Đa số các cơ quan Hải quan có hệ thống thông tin hiện đại, việc thu thập thông tin thường được thực hiện một cách có hệ thống trên cơ sở các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thu thập thông tin trực tiếp cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu.
Việc xác định đối tượng rủi ro được tiến hành dựa trên các thông tin được thu thập, có thể được tiến hành bằng nhiều cách thức khác nhau như: rà soát, phân tích dữ liệu, vụ việc vi phạm pháp luật hải quan; phân tích thông tin dữ liệu hoạt động XK, NK, XC, NC; tổng hợp các kinh nghiệm và kết quả tác nghiệp, lấy ý kiến công chức làm việc tại các lĩnh vực nghiệp vụ hải quan, tổng hợp, phân tích thông tin phản hồi từ quá trình làm thủ tục hải quan, kiểm tra sau thông quan và kiểm soát hải quan và phân tích xu hướng để dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra.
Như vậy, việc thu thập thông tin một cách đầy đủ, chính xác có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc xác định một cách toàn diện, đầy đủ các rủi ro và đối tượng rủi ro, cũng như những nguyên nhân, điều kiện làm nảy sinh rủi ro. Kết quả đầu ra của quá trình này cho phép xác định được danh sách đối tượng rủi ro theo theo từng loại rủi ro cùng với các thông tin khác có liên quan đến rủi ro và đối tượng rủi ro, như thời gian địa điểm, xuất xứ, loại hình…
1.3.4.2.Phân tích, đánh giá rủi ro
Việc phân tích rủi ro được tiến hành theo đối tượng rủi ro đã được xác lập nêu trên để xác định tần suất, hậu quả của rủi ro. Kết hợp giữa tần suất và hậu quả để xác định mức độ của rủi ro theo bảng dưới đây:
Bảng 1.1: Xác định mức độ rủi ro theo tần suất và hậu quả
Tần suất
Hậu quả Cao Trung bình Thấp
Cao Cao Cao Trung
bình
Trung bình Cao Trung bình Trung bình Thấp Trung bình Trung bình Thấp Nguồn: Quyết định số 48/2008/QĐ-BTC
Trong thực tế, có nhiều trường hợp quá trình phân tích rủi ro không có đủ dữ liệu để đưa ra các số liệu chính xác. Trong các trường hợp này, công chức phân tích có thể vận dụng những kiến thức, kinh nghiệm để phán đoán khả năng và hậu quả mà rủi ro có thể gây ra; từ đó xác định mức độ rủi ro của đối tượng rủi ro. Tuy vậy, việc phán đoán cần phải đảm bảo tính hợp lý, có độ tin cậy và được thực hiện dựa trên những nhận định khách quan, không mang tính định kiến cá nhân.
Kết quả phân tích rủi ro được xác định theo 03 mức độ rủi ro sau đây: - Mức độ 1. Rủi ro thấp.
- Mức độ 2. Rủi ro trung bình. - Mức độ 3. Rủi ro cao.
Một số cơ quan Hải quan có thể áp dụng phương pháp đánh giá theo 05 mức độ rủi ro: - Mức độ 1. Rủi ro rất thấp. - Mức độ 2. Rủi ro thấp. - Mức độ 3. Rủi ro trung bình. - Mức độ 4. Rủi ro cao. - Mức độ 5. Rủi ro rất cao.
Việc áp dụng 03 mức độ hoặc 05 mức độ rủi ro phụ thuộc vào phương pháp áp dụng; nó không ảnh hưởng nhiều đến kết quả phân tích rủi ro.
Trên cơ sở kết quả phân tích rủi ro, cơ quan Hải quan tiến hành đánh giá rủi ro để xác định cấp độ ưu tiên cần xử lý đối với rủi ro và đối với đối tượng rủi ro. Quá trình đánh giá phải căn cứ vào các yếu tố như mức độ rủi ro được xác định từ kết quả phân tích; yêu cầu cho việc quản lý đối với loại rủi ro này; kết quả theo dõi, đánh giá các rủi ro đã xử lý trước đó; và khả năng về nguồn lực và các điều kiện cần thiết đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát có hiệu quả đối với rủi ro.
Kết quả đánh giá rủi ro cho phép phân loại những rủi ro được chấp nhận, bao gồm:
- Những rủi ro thấp hoặc nguồn lực cho việc xử lý rủi ro lớn hơn hậu quả mà rủi ro có thể gây ra hoặc nếu xử lý rủi ro có thể ảnh hưởng lớn đến mục tiêu, yêu cầu quản lý của ngành.
- Những rủi ro không chấp nhận được thiết lập theo danh sách thứ tự ưu tiên các đối tượng rủi ro cần xử lý.
Rủi ro không chấp nhận cũng có thể chia thành hai loại: rủi ro cần xử lý ngay, trong trường hợp nếu không xử lý kịp thời hậu quả có thể sẽ xảy ra; hoặc xem xét, đánh giá tiếp để quyết định chấp nhận hoặc áp dụng biện pháp xử lý.
1.3.4.3.Phương án, kế hoạch xử lý rủi ro
Căn cứ vào kết quả phân tích, đánh giá rủi ro, công chức thực hiện công tác quản lý HSRR nghiên cứu, xây dựng phương án và kế hoạch xử lý rủi ro theo trình tự như sau:
Bước 1, xây dựng tình huống rủi ro.
Tình huống rủi ro được xây dựng trên cơ sở thông tin về đối tượng rủi ro và các yếu tố liên quan đến khả năng rủi ro có thể xảy ra trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể (theo các chỉ số rủi ro được xác định).
Thực tế cho thấy, một đối tượng rủi ro không có nghĩa là rủi ro sẽ xảy ra với đối tượng này trong mọi tình huống, mà chỉ trong một số điều kiện hoàn cảnh cụ thể thì rủi ro mới xảy ra. Như vậy để quản lý đối tượng rủi ro có hiệu quả, cơ quan
Hải quan cần thiết phải xác định chính xác những tình huống rủi ro có thể xảy ra. Gắn với một đối tượng rủi ro có thể có một hoặc một số tình huống rủi ro được xác lập. Vấn đề quan trọng là phải xác định được tình huống có nhiều khả năng xảy ra nhất. Tình huống rủi ro được xác lập bao gồm sự kết hợp của một hoặc một số thông tin về các đối tượng sau đây:
- Tổ chức, cá nhân thực hiện hoặc liên quan đến hoạt động XK, NK, QC hàng hoá, XC, NC, QC PTVT.
- Hàng hoá XK, NK, các đặc điểm liên quan đến hàng hoá. - PTVT XC, NC, QC; các đặc điểm liên quan đến PTVT. - Trị giá khai báo hải quan.
- Quốc gia, khu vực là nơi xuất xứ hàng hoá NK, là nơi XK hàng hoá hoặc là địa điểm trung chuyển hàng hoá vào Việt Nam.
- Quốc gia, khu vực NK hàng hoá hoặc là địa điểm trung chuyển hàng hoá từ Việt Nam.
- Loại hình XK, NK, XC, NC.
- Tuyến đường, địa điểm làm thủ tục hải quan. - Phương thức vận chuyển, đóng gói hàng hoá.
- Số container, số kiện, và các thông tin khác liên quan đến container, bao, kiện... đóng gói hàng hoá.
- Thông tin liên quan hoá đơn, chứng từ vận tải. - Phương thức thanh toán.
- Thông tin và chính sách quản lý của cơ quan quản lý nhà nước, chính sách thuế đối với hàng hoá XK, NK.
- Các thông tin khác có liên quan.
Bước 2, lựa chọn hình thức, biện pháp xử lý rủi ro.
Việc lựa chọn hình thức, biện pháp xử lý rủi ro được dựa trên kết quả đánh giá rủi ro để lựa chọn một trong những hình thức xử lý như: chấp nhận rủi ro và theo dõi tiếp; hoặc cần thu thập thông tin bổ sung để đánh giá và quyết định
chấp nhận hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp; hoặc cần áp dụng biện pháp xử lý rủi ro.
Trong hoạt động thực tiễn, cơ quan Hải quan có thể áp dụng một số biện pháp khác nhau để tiến hành xử lý rủi ro. Việc áp dụng biện pháp nào được căn cứ vào đặc điểm, tính chất của từng rủi ro và tình hình thực tế của công tác QLRR. Một số biện pháp xử lý rủi ro chủ yếu thường được áp dụng như sau:
- Cảnh báo rủi ro: được áp dụng trong trường hợp rủi ro không nghiêm trọng. Nguyên nhân thường do tổ chức, cá nhân hạn chế về hiểu biết hoặc hạn chế trong năng lực tham gia hoạt động hải quan. Mục đích của việc cảnh báo giúp tổ chức cá nhân tự khắc phục, nâng cao năng lực tuân thủ pháp luật hải quan.
- Kiểm tra chi tiết hồ sơ khai hải quan: áp dụng đối với trường hợp đối tượng có mức độ rủi ro trung bình hoặc rủi ro cao nhưng không cần thiết áp dụng biện pháp kiểm tra hàng hoá.
- Kiểm tra thực tế hàng hoá, PTVT: áp dụng đối với trường hợp đối tượng có mức độ rủi ro trung bình hoặc rủi ro cao và xét thấy cần thiết phải áp dụng biện pháp kiểm tra thực tế để phát hiện và ngăn ngăn chặn vi phạm.
- Cung cấp đối tượng cho việc kiểm tra sau thông quan: áp dụng trong trường hợp rủi ro không cần thiết áp dụng biện pháp kiểm tra trong quá trình thông quan hoặc trường hợp cần đánh giá tuân thủ đối với tổ chức cá nhân hoạt động XK, NK, xuất, NC.
- Điều tra làm rõ vi phạm: áp dụng trong trường hợp việc áp dụng các biện pháp nêu trên không có hiệu quả, cần tiến hành các hoạt động điều tra xác minh để kết luận có vi phạm hay không.
- Chuyển giao đơn vị kiểm soát hoặc cơ quan chức năng: áp dụng trong trường hợp đối tượng có dấu hiệu vi phạm, đã hoặc nếu có áp dụng các biện pháp nêu trên cũng sẽ không có hiệu quả mà cần phải áp dụng các biện pháp nghiệp vụ kiểm soát hải quan để theo dõi, phát hiện vi phạm; hoặc trường hợp vượt quá khả năng hoặc thẩm quyền của cơ quan Hải quan.
Phương án, kế hoạch xử lý rủi ro được áp dụng đối với trường hợp cần áp dụng biện pháp xử lý rủi ro nêu trên. Phương án, kế hoạch được xây dựng thường bao gồm các nội dung chủ yếu như: kết quả phân tích, đánh giá rủi ro; tình huống rủi ro: bao gồm các thông tin chi tiết liên quan đối tượng rủi ro; đề xuất biện pháp kiểm tra, kiểm soát áp dụng để xử lý rủi ro, lý do áp dụng; những tác động ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ hải quan do việc áp dụng các biện pháp kiểm tra, kiểm soát nêu trên; phân công lực lượng thực hiện xử lý rủi ro; thời gian, địa điểm, phương tiện, các điều kiện đáp ứng yêu cầu xử lý rủi ro; dự kiến kế hoạch cho việc theo dõi, đánh giá quá trình xử lý rủi ro và những yêu cầu cho việc thu thập bổ sung thông tin tiếp theo. Phương án, kế hoạch xử lý rủi ro phải được lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.
Trên cơ sở phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền, phương án kế hoạch xử lý rủi ro sẽ được chuyển giao cho đơn vị, công chức được phân công trong kế hoạch. Việc chuyển giao xử lý rủi ro có thể được thực hiện bằng việc cập nhật tiêu chí QLRR trên hệ thống thông tin QLRR hoặc dưới dạng văn bản hoặc yêu cầu nghiệp vụ cụ thể.
1.3.4.4.Tiến hành theo dõi, đánh giá, cập nhật thông tin, điều chỉnh, bổ sung HSRR
- Theo dõi, đánh giá quá trình xử lý rủi ro, bao gồm việc thu thập thông tin phản hồi về tình hình, diễn biến và chiều hướng của rủi ro trong từng hoạt động nghiệp vụ hải quan; giám sát hoạt động của đối tượng rủi ro thông qua việc thu thập thông tin liên quan đến số lần thực hiện các hoạt động XK, NK, XC, NC của đối tượng rủi ro; tính chất, mức độ các lần thực hiện; số lần phát hiện, xử lý vi phạm pháp luật hải quan; tính chất mức độ vi phạm pháp luật hải quan của từng vụ việc vi phạm; tính lặp lại của các hành vi vi phạm; sự thay đổi về cách thức, thời gian, địa điểm, mối quan hệ liên quan của đối tượng rủi ro. Kết quả giám sát nêu trên cho phép đánh giá về tính chất và mức độ tiềm ẩn nguy cơ vi phạm của đối tượng rủi ro.
- Đánh giá hiệu quả của quá trình xử lý rủi ro được thực hiện thông qua việc phân tích số liệu về rủi ro và đối tượng rủi ro, như: số lần kiểm tra được thực hiện
dựa trên HSRR, số lần và tỷ lệ phát hiện vi phạm; số lượng vụ việc vi phạm xảy ra; tính chất, mức độ, phương thức, thủ đoạn thực hiện vi phạm; nguồn lực phục vụ cho việc xử lý rủi ro; tình hình, hiệu quả hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các đơn vị, công chức thực hiện xử lý rủi ro; những kết quả đem lại và những tác động ảnh hưởng liên quan từ việc xử lý rủi ro…
Kết quả đánh giá được thể hiện bằng bản báo cáo trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin nêu trên cùng với những nhận xét, đánh giá về xu hướng, số lượng, tình hình chuyển đổi của các đối tượng rủi ro trên địa bàn; những rủi ro mới được