Trong quá trình thực hiện QLRR, cơ quan Hải quan thường cố gắng điều tra, nghiên cứu để xác định, đánh giá và phân loại rủi ro nhằm phục vụ cho yêu cầu kiểm soát việc tuân thủ pháp luật hải quan.
Quá trình này đã hình thành nên một chuỗi các hoạt động từ thu thập thông tin dữ liệu, phân tích, đánh giá rủi ro. Sản phẩm của các hoạt động này có thể được thiết lập dưới dạng tài liệu, văn bản hoặc lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Tất cả các dạng lưu trữ, quản lý này được gọi là HSRR. Như vậy, HSRR “là tập hợp thông tin, dữ liệu về quá trình xác định, phân tích, đánh giá, xử lý đối với một rủi ro cụ thể, được lưu trữ dưới dạng văn bản hoặc dữ liệu điện tử, nhằm phục vụ QLRR trong hoạt động nghiệp vụ hải quan”.
Trong thực tiễn, tuổi thọ của một rủi ro là một khoảng thời gian tương đối dài, gắn với yêu quản lý nhà nước trong một giai đoạn nhất định; có những loại rủi ro tồn tại rất ổn định cho dù chính sách quản lý có thay đổi thế nào đi nữa, kể cả thay đổi chế độ chính trị. Một rủi ro luôn gắn liền với các đối tượng thực hiện nó hoặc môi trường để nó được thực hiện, đây chính là các yếu tố mang tính động của HSRR, cần phải được cập nhật liên tục và mang tính quá trình. Một HSRR chỉ thực sự phát huy tác dụng khi được cập nhật, đánh giá liên tục, quá trình này chính là công tác quản lý HSRR.
Quản lý HSRR là việc tổ chức lưu trữ thông tin, dữ liệu rủi ro đã được xác định, phân tích và đánh giá. Các thông tin, dữ liệu này có thể được tổ chức dưới dạng hồ sơ giấy hoặc cơ sở dữ liệu. Điều quan trọng là việc tổ chức này sẽ giúp cho việc hệ thống hoá các rủi ro cũng như việc cung cấp các công cụ cần thiết cho việc truy cập, khai thác và sử dụng trong quá trình QLRR.
Để quản lý HSRR có hiệu quả, cơ quan Hải quan tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu rủi ro cấp Trung ương trên cơ sở các HSRR đơn lẻ do các đơn vị hải quan cấp dưới đề xuất. Cơ sở dữ liệu này được cung cấp cho tất cả công chức tại các cấp, đơn vị hải quan. Toàn bộ quá trình xây dựng, theo dõi, đánh giá đối với mỗi rủi ro
đều được lưu lại trong cơ sở dữ liệu này. Mỗi công chức hải quan đều có thể cập nhật, lưu lại những rủi ro mới vào hệ thống cơ sở dữ liệu, bao gồm các chi tiết như: tên rủi ro; lĩnh vực rủi ro, dấu hiệu rủi ro và các thông tin khác có liên quan đến rủi ro... Rủi ro thường xuyên được theo dõi, đánh giá thông qua công cụ hệ thống hoặc tổ chức bộ máy để xác định: số lượng và tỷ lệ các trường hợp được phát hiện và kiểm tra; kết quả phát hiện; hiệu quả xử lý rủi ro; thời gian và các yếu tố liên quan cần xác định.
Khi HSRR đã được quản lý một cách khoa học thì các quyết định của cơ quan hải quan đưa ra trong quá trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa XK- NKTM sẽ đảm bảo tính khoa học, khách quan; đảm bảo tính pháp lý trong việc quyết định thông quan hàng hóa mà không cần kiểm tra hoặc kiểm tra một phần lô hàng hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng; đảm bảo hành lang pháp lý cho công chức hải quan trước các cơ quan bảo vệ pháp luật cũng như các phản ứng từ phía doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa XK-NKTM.