Nguồn: Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh
Hình 4.1: Quá trình thu mua, sơ chế và xuất khẩu gạo của công ty
4.1.1.1 Quá trình thu mua lúa gạo và gạo nguyên liệu
Nguồn nguyên liệu vủa công ty là lúa gạo, gạo nguyên liệu (chỉ qua bốc vỏ trấu) chủ yếu từ thu mua từ thương nhân (thương lái), hợp đồng bao tiêu san phẩm và thu mua từ các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh.
Thu mua gạo nguyên liệu thông qua trung gian là thương lái:
Nông dân (hộ gia đình) tỉnh Đồng Tháp thường có số đất trồng lúa ít vài công đất (1 công = 1000 m2), sản xuất nhỏ lẻ, canh tác chủ yếu từ kinh nghiệm rút kết, điều kiện tài chính gia đình, nên lúa gạo sản xuất ra với sản lượng thấp mang nhiều tạp chất.
- Bán ngay sau khi sản xuất: thường bán lúa cho thương lái tại ruộng vì sợ rủi ro về giá cả lúa gạo trên thị trường giảm.
- Trữ lại: nông dân sẽ dữ lúa lại khi nghe giá lúa thị trường thấp, chờ giá lúa tăng lên rồi bán ra. Trong quá trình trữ lại, thường lúa gạo giảm chất lượng và số lượng, thường vì bảo quản theo kinh nghiệm tập quán.
Thương lái làm nhiệm vụ trung gian giữa nông dân với công ty, doanh nghiệp xuất khẩu. Sau khi, mua lúa từ nông dân về, nếu thấy giá gạo - gạo nguyên liệu đầu vào của công ty, bán ra có lợi nhuận thì thương lái lập tức mang số lúa đó đi xay xát rồi bán cho công ty. Nếu thấy giảm thấp, thương lái lại trữ lại, chờ giá tăng, rồi đem xay xát thành gạo, rồi bán cho công ty xuất khẩu gạo.
Tiêu thụ trong nước Xuất khẩu trức tiếp Ủy thác xuất khẩu
27
Nhận xét: gạo nguyên liệu thu mua xuất phát từ hộ nông dân sản xuất với quy mô nhỏ lẻ, manh mún, với nhiều loại giống lúa khác nhau đưa đến chất lượng gạo hỗn hợp giữa gạo chất lượng cao, trung bình và chất lượng thấp, do vậy nguồn gạo nguyên liệu thu mua vào chất lượng chưa cao. Thời gian công ty thu mua nguyên liệu về đến phân xưởng, xí nghiệp sản xuất kéo dài, chất lượng gạo nguyên liệu không cao lại còn giảm, sẽ làm trì hoãn quá trình sản xuất khẩu. Sản lượng gạo nguyên liệu mua về không đáp ứng đủ, kịp thời cho hợp đồng mua bán, hợp đồng xuất khẩu sắp diễn ra. Điều này sẽ làm doanh nghiệp lo ngại, không đưa ra quyết định thời có ký hợp đồng mua bán gạo thành phẩm hay không? Doanh nghiệp lo ngại có nên mở rộng quy mô hợp đồng, từ hợp đồng với sản lượng vừa và nhỏ lên hợp đồng với sản lượng lớn. Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng mà đáp ứng không đủ sản lượng gạo bán ra theo hợp đồng, doanh nghiệp sẽ chịu tổn thất và có thể mất uy tín với đối tác. Nếu doanh nghiệp không ký hợp đồng, thì đã bỏ mất một cơ hội, cũng có khả năng mất đối tác trung thành, quan hệ lâu dài với công ty. Mặt khác, khi doanh nghiệp thu mua thông qua trung gian, đã làm cho giá thành gạo tăng lên, điều này sẽ làm công ty cân nhắc giá gạo bán ra, giá gạo xuất khẩu, ảnh hưởng lớn đến kết quả, lợi nhuận đạt được của công ty.
Mua từ các công ty, doanh nghiệp khác:
Khi Công ty ký hợp đồng có số lượng gạo quá lớn, hay gạo nguyên liệu mua về không đáp ứng đủ để sản xuất thì Công ty sẽ liên hệ với các doanh nghiệp, công ty khác để mua.. Mối quan hệ giữa công ty với các đơn vị mà công ty hợp đồng thu mua đang rất tốt và được hình thành từ lâu nên công ty hạn chế khó khăn trong việc chuẩn bị hàng để xuất khẩu. Điều này sẽ giúp Công ty cung cấp đúng và đủ số lượng gạo theo hợp đồng đã ký, giữ uy tín cho Công ty. Tuy nhiên, hình thức này ngoài trung gian là công ty khác còn có khả năng có thêm trung gian là thương lái.
Mua từ hộp đồng bao tiêu sản phẩm:
Ở các xã, các huyện hình thành các hợp tác xã, hỗ trợ phát triển về kinh tế, tài chính, xã hội. Tạo thành tổ chức liên kết chung, cùng nhau sản xuất.
Doanh nghiệp ký hợp đồng bao tiêu sản phẩm lúa gạo với các hợp tác xã. Doanh hợp đồng về giá, giá ấn định trước hoặc giá lúa gạo thị trường ngay sau khi sản xuất ra. Doanh nghiệp, công ty cung cấp giống kỹ thuật, phân bón...cho hợp tác xã. Hợp tác xã sẽ sản xuất theo những kỹ thuật tiến bộ được cung cấp, giống lúa tốt... sẽ tạo ra sản phẩm lúa có năng suất cao. Gạo nguyên liệu sản xuất ra sẽ có phẩm chất, chất lượng tốt. Đảm bảo số lượng sản xuất ra. Đến thời hạn hợp đồng, công ty doanh nghiệp thu mua gạo nguyên liệu về.
Hình thức này, Công ty biết rõ khách hàng cần gì, thị trường mua bán ra ưa chuộn mặt hàng gạo nào. Từ đó doanh nghiệp sẽ cung cấp giống, kỷ thuật, quy trình sản xuất, phân bón... cho hợp tác xã, nông dân. Tạo ra sự thống nhất, liên kết chặt chẽ từ nguồn nguyên liệu tới đầu ra tiêu thụ, xuất khẩu gạo sang các thị trường trong và ngoài nước. Gạo nguyên liệu tạo ra đạt
28
chuẩn, chất lượng cao, số lượng gạo đáp ứng kịp thời cho sản xuất xuất khẩu. Gạo chất lượng cao đáp ứng được các thị trường khó tính, như vậy sẽ mang lại lợi nhuận khổng lồ cho công ty khi xuất tới các thị trường đó.
Ưu điểm: gạo nguyên liệu mua về mang phẩm chất chất lượng tốt, sản lượng cao, giá thành thấp, không tốn chi phí trung gian.
Nhược điểm: để có được hợp đồng bao tiêu, khu vực xã huyện phải thành lập hợp tác xã. Nếu không có hợp tác xã mà công ty hợp đồng bao tiêu sản phẩm, công ty phải đầu tư cơ sở vật chất hoàn toàn với nông dân, chi phí tốn sẽ rất cao.
4.1.1.2 Quá trình chế biến và sơ chế gạo thành phẩm
Khi gạo nguyên liệu được thu mua về, sẽ mua về các xí nghiệp chế biến của công ty: Xí nghiệp CBLT 1, CBLT 2, CBLT Cao Lãnh, Xí nghiệp CBLT Tam Nông, Chợ TTNS Thanh Bình. Các xí nghiệp này chủ yếu xây dựng gần nơi tập trung trồng lúa, hay thị trường đầu mối. Các xí nghiệp nằm xa nhau, nằm xa trụ sở, điều này làm tăng chi phí ở khâu đi lại, vận chuyển. Điều kiện vật chất sẽ gây ra khó khăn, và tăng nhiều chi phí.
Lúa gạo, gạo nguyên liệu khi được đưa về phân xương, kho, xí nghiệp chế biến, sẽ đem đi xay xát, lau bóng đạt tiêu theo yêu cầu của khách hàng, chế biến thành gạo thành phẩm và đóng gói bao bì theo yêu cầu của khách hàng.
Dưới đây là sơ đồ về quy trình, công nghệ sơ chế gạo:
Nguồn: Định mức kinh tế - kĩ thuật xay xát chế biến lúa gạo, Vinafood II Hình 4.2: Sơ đồ công nghệ xay xát chuẩn của Việt Nam
Công nghệ chế biến, bảo quản gạo thành phẩm hợp với tiêu chuẩn, quy định của Vinafood II quy đinh. Do vậy gạo thành phẩm sẽ mang phẩm, số lượng đạt mức tối đa so với gạo nguyên liệu có thể hướng tới.
Về cách đóng gói: công ty thường đóng gói thành những bao lớn nặng 25 kg hoặc 50 kg hoặc túi nhỏ nặng 5 kg tùy theo yêu cầu của khách hàng. Về phần bao bì, nếu khách hàng không yêu cầu về nhãn hiệu thì công ty đóng gói theo loại bao, kích cỡ, kí mã hiệu theo quy định của công ty phù hợp với phương thức chuyên chở. Bao bì đảm bảo giữ được phẩm chất, chất lượng, số lượng gạo trong suốt quá trình vận chuyển. Chi phí phí bao bì sẽ theo thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng.
Sàng tạp chất
Máy xay Sàng gạo bả Máy tách trấu Gằn tách thóc Đóng gói Trống chọn hạt Sàng đảo Máy đánh bóng Máy xát trắng
29
Về khâu giám định hàng hóa xuất khẩu: bên mua sẽ yêu cầu bộ phận giám định uy tín, về phía công ty sẽ làm đúng theo yêu cầu.
4.1.1.3 Quá trình xuất khẩu gạo
Tùy theo phương thức thanh toán mà Công ty và khách hàng chọn khi ký kết hợp đồng, khi công ty chọn xuất khẩu ủy thác việc thanh toán thường do công ty nhận ủy thác thực hiện. Khi công ty chọn hình thức xuất khẩu trực tiếp, công ty và khách hàng chọn phương thức thanh toán bằng L/C là chủ yếu với những hợp đồng có giá trị lớn (sản lượng gạo xuất khẩu trên 2.500 tấn), vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến; hay phương thức TTR với hợp đồng giá trị nhỏ (sản lượng gạo xuất khẩu dưới 1.500 tấn) vì chi phí thấp, vận chuyển bằng tàu chợ. Vì vậy, công việc đầu tiên của công ty:
- Nhắc nhỏ khách hàng mở L/C: khách hàng mở L/C phải đúng hạn, đúng quy định trong hợp đồng. Trên cơ sở đó, công ty biết được những quy định cần thiết trong việc thanh toán mà người nhập khẩu yêu cầu trong L/C để hoàn thành trách nhiệm của mình, đảm bảo cho công việc thanh toán không gặp trở ngại.
- Kiểm tra L/C: khi nhận được L/C gốc do ngân hàng thông báo gửi đến cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ kiểm tra kĩ từng nội dụng, từng chi tiết của L/C gốc có đúng với hợp đồng đã ký kết không, hoặc kiểm tra những yêu cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng thực hiện của công ty hay không, kiểm tra thấy đúng thì tiến hành các bước kế tiếp để giao hàng. Ngược lại, nếu thấy có gì sai, công ty sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu chỉnh L/C cho đúng và phù hợp rồi tiến hành xúc tiến giao hàng. Các nội dung kiểm tra kĩ trong L/C:
+ Số hiệu, ngày mở L/C
+ Tên, địa chỉ ngân hàng mở, ngân hàng thông báo và người thụ hưởng + Số tiền của L/C, loại L/C, ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C Việc kiểm tra L/C ở Công ty được thực hiện rất kỹ lưỡng và nhiều lần, vì công ty hiện vẫn có ít hợp đồng xuất khẩu trực tiếp. Công ty luôn làm đúng quy định của L/C, nên chưa bao giờ bị từ chối khi đã giao hàng.
Làm thủ tục hải quan: công ty sẽ tiến hành khai tờ khai hải quan ở cửa khẩu thành phố Hồ Chí Minh.
Thuê phương tiện vận tải: Công ty giao hàng dựa vào Incotern 2000, thường giao hàng theo điều kiện FOB, CIF, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới cảng, thường thuê tàu chuyến hoặc tàu chợ tùy vào hợp đồng.
Mua bảo hiểm hàng hóa: công ty thường mua bảo hiểm của công ty Bảo Minh. Công ty mua bảo hiểm loại A đối với thị trường xuất khẩu là châu Âu, châu Phi, châu Mỹ, và bảo hiểm loại B khi xuất khẩu gạo sang Châu Á.
Lập bộ chứng từ thanh toán: lập theo thanh thức TTR hoặc bằng L/C. -Nếu thanh toán theo phương thức TTR: Công ty sau khi giao hàng xong sẽ lập bộ chứng từ theo hợp đồng quy định gửi cho người mua.
30
+ Trước khi tiến hành giao hàng, Công ty nhắc nhở bên mua chuyển tiền vào tại khoản của họ tại ngân hàng ở Việt Nam.
+ Người mua gửi trước cho công ty một số tiền
+ Công ty bên bán sẽ tiến hành giao hàng và đến khi hàng hóa được giao xong thì bên mua phải chuyển hết toàn bộ số tiền của lô hàng theo hợp đồng cho Công ty bên bán.
+ Nếu việc Công ty bên mua không có ý định chuyển tiền, thì Công ty ngừng giao hàng nhờ cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Tuy nhiên, việc này chưa từng xảy ra vì khi sử dụng phương thức này, đối tác của Công ty thường là khách hàng rất quen, rất có uy tín.
-Nếu thanh toán bằng L/C: công ty sẽ lập bộ chứng từ song song hay sau khi giao hàng xong, đảm bảo trước ngày hết hạn hiệu lực của L/C. Công ty lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C về nội dung và hình thức. Bộ chứng từ công ty gửi cho ngân hàng gồm:
+ Hối phiếu + B/L + Giấy chứng nhận chất lượng + Phiếu đóng gói + Giấy chứng nhận xuất xứ + Giấy chứng nhận khử trùng
-Do công tác kiểm tra L/C ở công ty diễn ra kĩ lưỡng, đảm bảo thực hiện đúng theo những gì L/C yêu cầu nên công ty luôn nhận được tiền hàng từ ngân hàng sau khi xuất trình bộ chứng từ.
-Ngân hàng mà công ty chọn để giao dịch khi thanh toán thường là hệ thống ngân hàng HSBC.