TRIỂN ĐÔ THỊ HÒA PHÁT.
3.2.6Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả ứng dụng của con người, của công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề trong quản lý và điều hành trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diển ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ
dàng truy cập thông tin, từ đó biết được tình hình hoạt động của công ty mình, góp phần đưa ra các giải pháp khắc phục những sự cố có thể xảy ra.Với chức năng chính là: thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học; thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới; phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹ, đầy đủ của hệ thống. Một hệ thống thông tin hữu hiệu sẽ đóng vai trò như một trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc giám sát tình hình hoạt động của đơn vị mình. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống thông tin là rất cần thiết. Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin cũng có thể gặp phải những rủi ro nhất định:
• Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên…) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ. Để khắc phục điều này, từng người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phầm mềm nào cũng cần được thiết kế để vận hành với đúng tài khoản người sử dụng đó. Đối với các dữ liệu khác (các loại chứng từ, sổ ghi chép…) cũng cần được cung cấp nhanh nhạy, chính xác và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Trên cơ sở một hệ thống thông tin tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng cũng như quản lý được TSLĐ nói riêng và kết quả hoạt động kinh doanh nói chung của đơn vị.
• Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp. Vì vậy, các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức hàng tuần. Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng. Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi
trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng.
• Trường hợp hệ thống máy tính mắc lỗi, phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại. Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti-Virus, trên tất cả các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra. Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn của cấp quản lý.
Tóm lại, để có một hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu, công ty cần hoàn thiện về cấu trúc tổ chức các phòng ban, bộ phận, xây dựng hệ thống sổ sách quản lý khoa học, tăng cường công tác đào tạo nguồn nhân lực nhằm tăng cường hiệu quả quản lý. Đây là một trong những giải pháp mang tính chiến lược lâu dài giúp công ty nâng cao khả năng quản lý một cách toàn diện không chỉ về TSLĐ mà còn của cả hệ thống tài chính trong công ty. Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.