TRIỂN ĐÔ THỊ HÒA PHÁT.
3.2.3 Tăng cường kiểm tra, giám sát sử dụng hợp lý, tiết kiệm TSLĐ ở tất cả các khâu.
các khâu.
Việc giám sát quá trình sử dụng TSLĐ là rất cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của công ty. Quá trình kiểm tra, giám sát đó cần được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ ở tất cả các khâu trong chu trình luân chuyển của chúng.
Đối với ngân quỹ, trước hết cần đưa ra được các dự đoán về dòng
vào – ra dựa trên các báo cáo hàng năm, hàng quý, hàng tháng và chi tiết đến hàng tuần. Dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức được những khó khăn về khả năng thanh toán trước khi nó xảy ra. Công tác dự báo đó phải được dựa trên những căn cứ xác thực của nhiều yếu tố khác nhau: việc
thanh toán của khách hàng trong quá khứ, dựa trên tính toán kỹ lưỡng về những khoản sắp phải chi, và khả năng yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Trên cơ sở so sánh các dòng tiền vào – ra có thể xác định được mức dự trữ cần thiết từ đó có các biện pháp thích hợp nhằm cân đối thu – chi. Trong quá trình sử dụng, các khoản thu – chi ngân quỹ cũng cần được theo dõi chặt chẽ, đảm bảo thu hiệu quả − chi hợp lý:
− Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt. Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
− Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
− Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá.
− Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
− Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công ty. Việc đối chiếu này nên được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính để có biện pháp xử lý.
− Công ty nên áp dụng một cách thức đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc. Mọi
chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên. Các chứng từ này bao gồm: phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt; đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng (nếu có); biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện nghiệp vụ khi phù hợp.
− Xây dựng những quy tắc rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ phận, các nhân có liên quan trong quá trình thanh toán. Ví dụ: thiết lập quy trình cụ thể khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với quyền phê duỵêt của các cấp quản lý để xác nhận trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị hay giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân bên ngoài.
− Cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Chẳng hạn, cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không được giữ sổ sách kế toán đối với loại tài sản đó, kế toán thì không kiêm thủ quỹ…
• Đối với các khoản phải thu: Nếu công ty được khách hàng thanh
toán ngay sau khi giao hàng, công ty sẽ không bao giờ gặp vấn đề về dòng tiền. Nhưng trên thực tế, điều đó khó có thể xảy ra, do vậy công ty cần cải thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản công nợ phải thu khách hàng. Vấn đề cơ bản là cần đưa ra một chính sách tín dụng hợp lý và chặt chẽ hơn từ khâu thẩm định khách hàng, xem xét thời gian tín dụng, chính sách chiết khấu cũng như các biện pháp thu hồi nợ trong trường hợp cần thiết. Sau đây là một số gợi ý cụ thể về việc này:
+ Cung cấp các khoản triết khấu thanh toán cho khách hàng, để khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng.
+ Yêu cầu khách hàng trả trước một phần tiền hàng tại thời điểm đặt hàng.
+ Yêu cầu séc tín dụng đối với tất cả các khách hàng mua chịu. + Tìm mọi cách thanh lý hàng tồn đọng lâu ngày.
+ Phát hành hoá đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách hàng chậm trễ.
+ Theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện và tránh những khoản nợ tồn đọng.
+ Thiết lập chính sách tín dụng thay vì từ chối giao dịch với các khách hàng chậm thanh toán.
+ Đối với các khách hàng thanh toán sớm và đều đặn hay được khích lệ để làm như vậy luôn rất đáng trân trọng. Việc họ tiếp tục làm như thế sẽ đảm bảo một dòng tiền mặt ổn định cho bạn.
• Đối với hàng tồn kho: có thể ứng dụng các mô hình quản lý để xác
định điểm đặt hàng, thời gian đặt hàng, lượng hàng đặt mỗi lần, thời gian lưu kho… Dự đoán các biến động của thị trường để xây dựng một kế hoạch dự trữ hợp lý. Trong quá trình sử dụng cần thường xuyên kiểm kê, theo dõi hoạt động xuất – nhập hàng hóa để có thể đưa ra các biện pháp sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất. Hiệu quả sử dụng hàng tồn kho cũng chịu nhiều sự rủi ro từ nhận thức của chính những người trực tiếp sử dụng đến chúng. Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Để tránh tình trạng này, một số giải pháp có thể được sử dụng:
− Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
− Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có khoá mở chỗ đó. Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
− Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với phiếu xuất hàng.
− Hàng tồn kho cần theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được – để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng hoá.
− Khi di chuyển vật tư giữa các địa điểm xây dựng, phiếu lưu chuyển vật tư cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm đó.
− Ít nhất là hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.