TRIỂN ĐÔ THỊ HÒA PHÁT.
3.2.1Tăng cường công tác quản lý TSLĐ.
Việc quản lý và sử dụng TSLĐ cần được thiết kế một cách khoa học và hợp lý mới có thể có ảnh hưởng tốt hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, muốn nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ của công ty thì cần tăng cường công tác quản lý. Cụ thể:
• Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu: Tín dụng thương mại có vai
trò rất quan trọng trong bất cứ một doanh nghiệp nào. Nó là hệ quả tất yếu của quá trình trao đổi mua bán dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau của các bên tham gia. Tuy nhiên, khoản mục các khoản phải thu của công ty chiếm tỷ trọng rất lớn và có xu hướng gia tăng. Để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp, cần thực hiện một số biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ hơn các khoản phải thu.
Nếu công ty được khách hàng thanh toán ngay sau khi giao hàng, công ty sẽ không có vấn đề gì xảy ra. Nhưng thực tế, điều đó khó có thể xảy ra, do vậy công ty cần cải thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản công nợ phải thu khách hàng. Sau đây là một số gợi ý cụ thể góp phần nâng cao khả năng thu hồi các khoản công nợ phải thu:
• Nâng cao chất lượng tín dụng khách hạng, tức là trước khi thực hiện cho khách hàng chiếm dụng vốn, doanh nghiệp cần thẩm định thật kỹ về khách hàng đó đảm bảo khả năng thanh khoản cao nhất của các khoản phải thu đó. Đối với những khách hàng đặt hàng với khối lượng lớn, như đòi cung cấp các dịch vụ có thời gian thực hiện dài và tốn kém, doanh nghiệp cần phải đòi các khoản ứng trước và những cam kết một cách chắc chắn rằng khách hàng đó sẽ thanh toán cho doanh nghiệp.
• Cung cấp các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, để khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng.
• Tìm mọi cách thanh lý hàng tồn đọng lâu ngày.
• Phát hành hoá đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách hàng chậm trễ.
• Theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện và tránh những khoản nợ tồn đọng.
• Thiết lập chính sách tín dụng thay vì từ chối giao dịch với các khách hàng chậm thanh toán.
• Mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng theo nội dung nợ và từng lần thanh toán.
• Đối với khoản nợ của các khách hàng có quan hệ thường xuyên cần định kỳ kiểm tra đối chiếu số phải thu, số đã thu, số còn lại và xác nhận nợ với công ty.
• Trường hợp có các khoản nợ khó đòi xuất hiện, công ty cần lập các hội đồng thanh xử lý tài sản, công nợ để xử lý các khoản nợ đó. Các tổn thất do xoá nợ cần được hạch toán giảm trừ vào khoản dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, nếu thiếu có thể lấy quỹ dự phòng tài chính để bù đắp.
• Nâng cao hiệu quả quản lý ngân quỹ. Dù là doanh nghiệp lớn hay
nhỏ cũng cần phải duy trì một lượng ngân quỹ đảm bảo cho thanh toán khi cần, duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Có thể nói, tiền là yếu tố tối quan trọng cho một doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh. Tiền là “vua” đổi với công tác quản lý tài chính của bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào. Tuy nhiên trên thực tế ở công ty lại duy trì mức ngân quỹ khá thấp và tiền mặt lại chiếm tỷ trọng tương đối. Công ty cần có các biện pháp quản lý ngân quỹ hợp lý hơn không gây ứ đọng vốn lại đảm bảo an toàn cho công ty. Việc kiểm soát chặt chẽ các dòng tiền vào - ra trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Theo cách hiểu đơn giản nhất, quản lý dòng tiền là trì hoãn các khoản chi đến mức có thể trong khi tăng cường thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu. Như vậy, cần phải kiểm soát được các công nợ phải trả cũng như các khoản phải thu. Bên cạnh quản lý các dòng tiền trong công ty cũng cần chú ý cân đối giữa các khoản mục của ngân quỹ, giảm thiểu tiền mặt tồn quỹ. Có các chính sách đầu tư hiệu quả hơn việc lưu trữ tiền mặt tại quỹ. Việc gửi tiền tại các ngân hàng cũng chỉ giải quyết một phần song lại không mang lại nhiều thu nhập cho công ty. Vì vậy công ty có thể nghiên cứu đầu tư thêm vào các loại chứng khoán thanh khoản cao như trái phiếu kho bạc, các loại giấy nợ ngắn hạn hay các chứng khoán có khả năng thanh khoản cao khác. Một quy chế quản lý tài chính cho riêng mình cũng hết sức cần thiết. Thủ quỹ cần thường xuyên cập nhật thu - chi theo đúng quy chế quản lý đã được xây dựng. Hàng tháng cần tổ chức tiến
hành tổ chức kiểm kê ngân quỹ và thực hiện đối chiếu số dư các tài khoản của công ty với các ngân hàng…
•Với hàng tồn kho, cần có các chính sách quản lý chặt chẽ hơn. Bản thân công tác quản lý hàng tồn kho đã có sự đối nghịch khi đưa ra các quyết định cho chúng vì liên quan đến sự đánh đổi giữa chi phí và lợi nhuận thu về. Với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
− Đối với quá trình thu mua: Dựa trên nhu cầu nguyên vật liệu dự tính cho các dự án đã được phê duyệt, cần tính toán chi tiết sao cho lượng tồn kho là tối ưu, đảm bảo sản đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là các loại nguyên vật liệu xây dựng. Trên cơ sở nhu cầu vật tư của từng công trình, cần tiến hành phân loại vật tư để có kế hoạch cung cấp phù hợp cho từng loại.
− Đối với quá trình dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Với các loại vật liệu chịu tác động của tự nhiên (như xi măng, ống sắt thép…) cần được bảo quản trong kho được xây dựng có mái, có hệ thống cửa ra vào và được chia thành từng khu để tiện theo dõi. Với các loại vật liệu không bị ảnh hưởng của thời tiết (như đá, cát sỏi, gạch...) thì có thể bảo quản ở sân bãi phẳng và cũng cần được phân loại thành từng khu riêng biệt.
− Đối với quá trình sử dụng: công ty cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Định kỳ kiểm kê, xác định số lượng, chất lượng và giá trị của các loại nguyên vật liệu tiêu hao cũng như đã đưa vào sử dụng. Với tình hình lạm phát gia tăng như hiện nay, công ty có thể trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng này phải được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật hướng dẫn.