Bảng 5.2 cho kết quả giá trị trung bình của các biến quan sát đo lường trong thang đo trao đổi thông tin. Giá trị trung bình của nhân tố này là 4,656 cho thấy mức độ đánh giá của nhân viên đối với sự trao đổi thông tin trong công việc vẫn đang ở mức chỉ trên trung bình một ít.
29Bảng 5.2. Giá trị trung bình của nhóm yếu tố Sự trao đổi thông tin:
Descriptive Statistics N Giá trị nhỏ nhất (Minimum) Giá trị lớn nhất (Maximum) Giá trị trung bình (Mean) Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) COMMU1 400 1 7 4,63 1,536 COMMU2 400 1 7 4,50 1,509 COMMU3 400 1 7 4,79 1,644 COMMU4 400 1 7 4,86 1,594 COMMU5 400 1 7 4,50 1,515 Valid N (listwise) 400
60
Những thay đổi về chính sách liên quan đến nhân viên trong công ty đều được thông báo rõ ràng đầy đủ (4,63); Nhân viên có đầy đủ thông tin để thực hiện công việc (giá trị trung bình 4,5); Nhân viên nhận được hướng dẫn của cấp trên khi gặp khó khăn trong giải quyết côngviệc (4,79); Công ty mở rộng giao tiếp giữa các bộ phận (4,86); Các thông tin giữa các bộ phận thưởng xuyên được trao đổi và chia sẻ để mọi người có liên quan được sử dụng (4,5).
Để nâng cao hiệu quả của việc trao đổi thông tin, trước tiên cần cung cấp đủ thông tin và các thông tin đó phải được nhân viên trao đổi, hiểu biết để thực hiện tốt thì mức độ hoàn thành công việc sẽ cao hơn, hiệu quả hơn. Nghĩa là, hiện nhân viên đang rất cần các thông tin cụ thể cho từng loại công việc của cá nhân, của nhóm để thực hiện công việc và để tổ chức đạt được mục tiêu của mình thì thông tin giữa các bộ phận thường xuyên được trao đổi và chia sẻ để mọi người có liên quan được sử dụng. Ngoài ra, một số nội dung như: Nhân viên có đầy đủ thông tin để thực hiện công việc; Nhân viên nhận được hướng dẫn của cấp trên khi gặp khó khăn trong giải quyết công việc; Công ty mở rộng giao tiếp giữa các bộ phận. Như vậy, để nhân viên làm việc hiệu quả hơn, từ đó có nhiều đóng góp nhiều hơn cho tổ chức, cần trung vào các vấn đề sau:
Thứ nhất, trao đổi thông tin giữa cấp trên và nhân viên. Cấp trên thường xuyên trao đổi thông tin với cấp dưới, cung cấp những thông tin được cập nhật trong tổ chức cho nhân viên. Qua đó có thể nắm bắt những khó khăn vướng mắc của nhân viên và đưa ra các quyết định xử lý kịp thời. Ngoài ra, cần có những buổi trao đổi định kỳ hàng tháng/quý/năm về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Cấp trên cần thông tin thẳng thắn cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên so với tiêu chuẩn chức danh. Qua đó nhân viên có thể thấy rõ trách nhiệm cũng như điểm mạnh, điểm yếu để trao dồi và hoàn thiện. Mặc khác, cấp trên cũng cần động viên khích lệ và chỉ ra kế hoạch đào tạo hợp lý cho nhân đạt hiệu quả cao nhất cho công việc.
Thứ hai, khuyến khích nhân viên cung cấp các thông tin đầy đủ chính xác cho cấp trên để có quyết định kịp thời và giải quyết các vấn đề nhanh chóng.
61
Thứ ba, Các thông tin giữa các bộ phận thường xuyên được trao đổi và chia sẻ để mọi người có liên quan được sử dụng.