Để chuỗi cung ứng đạt được hiệu quả thì việc xử lý tốt các hoạt động nội bộ trong chuỗi cung ứng chính là điểm mấu chốt quan trọng khi tìm hiểu về chuỗi cung ứng. Có một vài hoạt động phải được thực hiện trên cơ sở chu kỳ để đảm bảo chuỗi cung ứng vật chất vận hành năng suất và hiệu quả. Các hoạt động đều liên kết và đồng bộ với nhau để đảm bảo chuỗi cung ứng tinh gọn và đạt hiệu quả tối đa nhất. Các hoạt động nội bộ trong chuỗi cung ứng quan trọng để nghiên cứu như sau:
Lập kế hoạch tổng hợp Lập kế hoạch bán hàng và sản xuất Lên lịch trình sản xuất Đặt hàng nguyên vật liệu Quản lý các nhà cung cấp Hậu cần Quản lý quan hệ khách hàng 2.2.2.1. Lập kế hoạch tổng hợp
Lập kế hoạch tổng hợp là một quá trình mà một công ty xác định độ lý tưởng của năng lực sản xuất, hàng tồn kho, hàng xuất kho và giá cả trong một giới hạn thời gian nhất định. Mục tiêu của lập kế hoạch tổng hợp là để đáp ứng nhu cầu trong khi tối đa hóa lợi nhuận. Lập kế hoạch tổng hợp là đưa ra dự báo nhu cầu cho từng giai đoạn trong phạm vi kế hoạch, xác định trình độ sản xuất, mức độ hàng tồn kho, và mức độ năng lực (nội bộ hoặc năng lực thuê ngoài) cho mỗi thời kỳ để tối đa hóa lợi nhuận của công ty trong một giới hạn thời gian nhất định. Phạm vi kế hoạch của Duy Phương là khoảng thời gian mà kế hoạch tổng hợp đưa ra một giải pháp thường từ 3 đến 18 tháng. Duy Phương cũng xác định thời gian của từng giai đoạn trong phạm vi kế hoạch như tuần, tháng hoặc quý… Sau đó công ty sẽ quy định thông tin chính, quan trọng và cần thiết để tạo ra một bản kế hoạch tổng hợp và đưa ra quyết định để dựa vào đó kế hoạch tổng hợp sẽ phát triển các khuyến nghị. Từ những thông tin như chi phí sản xuất, chi phí lao động, chi phí hàng bán ra, chi phí tồn kho,… Sau đây là một số quyết định Duy phương thông qua bản kế hoạch tổng hợp đưa ra như sau:
Số lượng sản xuất từ thời gian theo quy định, làm thêm giờ, và thời gian hợp đồng phụ: được sử dụng để xác định số lượng công nhân và mức độ mua nhà cung cấp.
Tổ chức hàng tồn kho: được sử dụng để xác định không gian nhà kho và vốn lưu động.
Số lượng hàng tồn kho đọng/ hàng xuất bán: được sử dụng để xác định mức độ dịch vụ khách hàng.
Lực lượng lao động thuê/ sa thải: được sử dụng để xác định bất kỳ vấn đề lao động có khả năng gặp phải.
Tăng/ giảm công suất máy: được sử dụng để xác định xem liệu thiết bị sản xuất mới nên được mua vào hay không.
Chất lượng của một kế hoạch tổng hợp có tác động đáng kể đến lợi nhuận của công ty và chuỗi cung ứng. Một kế hoạch tổng hợp không có chất lượng có thể dẫn đến doanh số bán hàng và lợi nhuận giảm nếu hàng tồn kho và năng lực của công ty hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu. Một kế hoạch tổng hợp kém chất lượng cũng có thể dẫn đến một số lượng lớn hàng tồn kho và năng lực dư thừa, do đó làm tăng chi phí. Vì vậy, lập kế hoạch tổng hợp là một công cụ rất quan trọng để giúp đỡ chuỗi cung ứng tối đa hóa lợi nhuận.
2.2.2.2. Kế hoạch bán hàng và sản xuất
Lập kế hoạch bán hàng và sản xuất là một phần then chốt của quá trình lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng. Mục đích của việc lên kế hoạch bán hàng và sản xuất là đề lên kế hoạch sản xuất sao cho cân bằng lượng cung và cầu một cách hiệu quả nhất. Để nắm bắt được vấn đề này thì chúng ta cần phải hiểu được chủ thể nào trong chuỗi cung ứng xác nhận lượng đặt hàng. Đối với các công ty thông thường có thể việc tiếp cận vấn đề này là các đại lý, văn phòng nhỏ lẻ sẽ đảm đương công việc này nhưng đối với Duy Phương thì người đứng ra chịu trách nhiệm này trực tiếp là phó Giám đốc kinh doanh. Phó Giám đốc kinh doanh cùng nhân viên của mình sẽ đại diện cho công ty xác nhận lượng đơn đặt hàng hàng tháng rồi gửi thông báo về công ty để lên kế hoạch sản xuất. Các quy trình lên kế hoạch và kinh doanh ở Công ty được thực hiện thành hai cấp là lên kế hoạch hàng năm và thực hiện đơn đặt hàng từng tháng.
Quy trình lập kế hoạch hàng năm mục đích là để thiết lập một dự báo về sản xuất và bán hàng trong ba năm. Dự báo hàng năm được sử dụng trong toàn bộ các phòng ban của công ty để được lên kế hoạch lợi nhuận, xây dựng ngân sách chi phí và vốn, đánh
giá các yêu cầu về quy mô của nhà máy sản xuất và nhà cung cấp, xem xét giá cả theo năm với các nhà cung cấp. Dựa trên các điều kiện kinh tế thị trường trong thời gian gần nhất để đưa ra các chiến lược cho phù hợp, kế hoạch hàng năm phải được kết hợp giữa bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất. Trách nhiệm của người bán hàng là để nắm bắt thị trường và các điều kiện kinh tế, dự đoán chiến lược và kế hoạch của sản phẩm cạnh tranh. Trách nhiệm của sản xuất là để xác định công suất sản xuất cho mỗi sản phẩm và xưởng máy, xác định điểm cực đại và cực tiểu trong kế hoạch sản xuất được tạo ra bởi mô hình thay đổi tiến độ làm việc.
Để đảm bảo cho việc vận hành sản xuất và kinh doanh không bị ngắt quãng, cuộc họp cấp cao được tổ chức bởi bên sản xuất và bên kinh doanh để giải quyết những sự khác nhau giữa nhu cầu đơn hàng và kế hoạch vận hành sản xuất. Kết quả cuộc họp sẽ quyết định mức sản xuất tối ưu cho đơn đặt hàng. Việc đưa ra mức sản xuất tối ưu này chỉ được thảo luận trong thời gian ngắn là một đến hai ngày để đảm bảo tiến độ làm việc nhanh chóng.
2.2.2.3. Lập lịch trình sản xuất
Để lên được lịch trình sản xuất đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất. Sau đây đề tài sẽ đi phân tích đối với công ty TNHH cơ khí đúc và TM Duy Phương sẽ lên lịch trình sản xuất như thế nào để cung cấp nguồn nguyên vật liệu, máy móc phù hợp với năng lực của công ty và liên tục xuyên suốt chuỗi cung ứng.
Bước đầu tiên trong việc lên lịch trình sản xuất là dùng đơn đặt hàng và các dữ liệu báo cáo để tạo ra các bản ghi nhớ riêng lẻ cho mỗi loại máy. Bước này thực sự cần thiết bởi vì mỗi loại máy cần phải được chỉ định một thời gian sản xuất. Số xác định máy, số tham chiếu,…được gắn để phân biệt các loại máy với nhau. Các công ty có thể lên lịch trình sản xuất theo dây chuyền, theo nhà máy hoặc theo đơn đặt hàng, nhưng đối với Duy Phương, công ty đã chọn việc lên lịch sản xuất theo đơn đặt hàng sẽ được ưu tiên. Ví dụ như các đơn đặt hàng lớn như theo nhóm, các công ty sẽ yêu cầu giao hàng và hoàn thành hợp đồng theo từng phần và thời gian đã được ấn định cụ thể nên họ cố gắng bố trí thời điểm hợp lý để chuyển máy tới. Và một số khách hàng được công ty xác nhận là khách hàng được ưu tiên thì những đơn đặt hàng này thường được lên kế hoạch sản xuất sớm để khách hàng có thể nhận hàng trong thời gian sớm nhất, đảm báo uy tín cho công ty.
Các đơn hàng còn lại không nằm trong những đơn hàng đặc biệt sẽ được phân bổ sản xuất đều đặn trong tháng. Mỗi đơn hàng sẽ được chỉ định ngày sản xuất cụ thể. Ngày sản xuất được xem là ngày mà một chiếc máy được hoàn thành. Tuy nhiên, trong thực tế không phải lúc nào xưởng máy cũng vận hành theo đúng lịch trình đã đề ra vì có rất nhiều yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quá trình vận hành mà không thể lường trước được. Khi có sự cố xảy ra làm gián đoạn sản xuất công ty sẽ phải xem xét lại kế hoạch sản xuất, tính toán lại để quyết định sẽ sản xuất thay đổi như thế nào dựa trên kế hoạch sản xuất hiện tại. Ví dụ, một thiết bị trục trặc dẫn đến làm chậm thời gian sản xuất bao nhiêu tiếng đồng hồ thì phải làm bù những tiếng đó trong những ngày tiếp theo, chia đều mỗi ngày sẽ bù một tiếng hay được gọi là tăng ca làm việc cho mỗi ngày để kịp hoàn thành tiến độ sản xuất. Và việc phân bổ đều theo mỗi ngày này sẽ làm giảm áp lực cho công nhân viên, hệ thống sản xuất được tiến hành trôi chảy. Sự điều chỉnh này giúp công ty giảm được tình trạng đặt hàng với số lượng quá nhiều hoặc quá ít.
Quá trình lên kế hoạch sản xuất được kết hợp giữa việc dự báo và lượng đơn đặt hàng nhận được nên công ty có thể chuẩn bị trước lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, và tránh được những bồi thường thiệt hại hợp đồng không đáng có. Tuy nhiên hướng đi của công ty này là sản xuất chủ yếu dựa trên lượng đơn đặt hàng nên công ty thường sử dụng chuỗi cung ứng kéo. Chuỗi cung ứng kéo tức là sản phẩm xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trên thị trường, họ tìm kiếm các nhà sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu của họ, các nhà sản xuất lại tìm những nhà thầu phụ, nhà cung cấp khác có thể hoàn thành thương vụ và quá trình cứ thế lặp lại, chuỗi cung ứng được hình thành. Khách hàng có cơ hội chọn lựa nhà sản xuất mà họ cảm nhận giá trị sản phẩm là tốt nhất.
2.2.2.4. Đặt hàng nguyên vật liệu.
Để đặt hàng nguyên vật liệu đúng, đủ và phù hợp với công ty chúng ta cần phải hiểu được đặc điểm, đưa ra định mức cụ thể cho nguyên vật liệu sau đó mới tiến hành công tác đặt hàng hay còn được gọi là kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu như thế nào cho hiệu quả nhất.
Đặc điểm nguyên vật liệu
Ngoài những sản phẩm gia công từ các nhà thầu phụ, Duy Phương cũng phải mua các nguyên vật liệu thô khác để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm của mình. Công ty phần lớn có thể mua được ngay trong thị trường của nước ta, nhưng vẫn có một số thành phần nguyên vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài. Tuy nhiên, nhìn chung thì nguyên
vật liệu công ty tương đối ổn định và phong phú về chủng loại.
Các nguyên vật liệu của công ty sẽ tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, lắp ráp, phụ trợ cho các sản phẩm gia công thành các loại máy chế biến gỗ, sản xuất kinh doanh nên một số ít có thể thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu. Dù nguyên vật liệu của công ty được thu mua ở đâu thì khi về đến công ty cũng không được phép thiếu sót, thanh toán và vận chuyển theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng quy cách vật liệu phải hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh.
Xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu của công ty
Việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu trong công ty chính xác và đưa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu và có cơ sở để quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu. Mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hóa cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu tạo điệu kiện cho hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong chào thi đua, tiết kiệm trong công ty.
Phương pháp định mức tiêu dùng trong công ty có ý nghĩa quyết định đến chất lượng các mức đã được xác định. Hiện nay có rất nhiều phương pháp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nhưng đa số các doanh nghiệp sử dụng 3 phương pháp là phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm, phương pháp thực nghiệm, phương pháp phân tích.
Dựa vào đặc điểm kinh tế kĩ thuật và các điều kiện về sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lựa chọn phương pháp phân tích để định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho công ty. Khi thực hiện phương pháp này công ty phải biết kết hợp việc tính toán kĩ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu của công ty. Vì vậy khi thực hiện phương pháp này công ty đã tiến hành 2 bước:
Bước 1: Công ty tiến hành thu thập và nghiên cứu các tài liệu về định mức và đặc biệt là về thiết kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị.
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch.
Nhìn chung công ty đã áp dụng phương pháp này tương đối tốt. Phương pháp này mang lại cho công ty được sự chính xác và đưa ra được một mức tiêu dùng hợp lý nhất. Khi áp dụng phương pháp này thì định mức tiêu dùng trong công ty luôn nằm trong
trạng thái được cải tiến. Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này công ty cũng gặp phải một ít khó khăn đó là khi áp dụng phương pháp này nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn toàn diện và và chính xác. Vì vậy rất cần một đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao thì công ty sẽ thực hiện được công tác xây dựng định mức tiêu dùng hợp lý nhất.
Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu trong công ty
Công ty TNHH cơ khí đúc và TM Duy Phương là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí đúc phục vụ cho công nghiệp chế biến gỗ, sản phẩm gia dụng, đồ nội thất tiêu dùng nên đặc điểm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất là tương đỗi dễ bảo quản, ít mang tính chất lỗi thời và chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Chính vì vậy, kế hoach mua sắm nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong công tác đặt hàng và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty. Vì vậy trong công tác mua sắm bao gồm những công việc sau:
Tiến độ mua sắm nguyên vật liệu: Công việc đầu tiên của mua sắm nguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm. Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải luôn luôn đảm bảo có đầy đủ chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phải tính toán riêng từng loại nguyên vật liệu với số lượng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể. Kế hoạch tiến độ cung cấp phải đảm bảo sử dụng hợp lý các phương tiện vận chuyển và kho tàng nhằm giảm chi phí vận chuyển và chi phí lưu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Thực hiện mua sắm nguyên vật liệu: Việc chọn phương pháp mua sắm sao cho có hiệu quả là một yếu tố quyết định. Trên thực tế có những phương pháp mua sắm đã nêu nên tại phần cơ sở lý luận như sau:
Nhóm 1: Mua sắm không thường xuyên, số lượng ít, có giá trị bằng tiền nhỏ. Nhóm 2: Mua sắm một lần hoặc không thường xuyên với số lượng lớn.
Nhóm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp.
Riêng đối với công ty TNHH cơ khí đúc và TM Duy Phương có một số nét riêng biệt vì không hẳn là chỉ sử dụng theo một phương pháp nào đó mà sử dụng theo từng trường hợp cụ thể của công ty. Việc này không những không ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty mà còn tạo cho đội ngũ đảm nhiệm công tác này có được sự linh hoạt