Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu các khía cạnh có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến chuỗi cung ứng của công ty TNHH cơ khí đúc và TM Duy Phương nói riêng và ngành công nghiệp cơ khí sản xuất máy chế biến gỗ tại Việt Nam nói chung. Mục đích đề xuất những giải pháp là dựa trên các căn cứ khoa học đã chỉ ra và những hạn chế mà công ty đang gặp phải để xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm giúp công ty có cái nhìn đúng về chuỗi cung ứng, tăng cường sự hợp tác trong chuỗi, ghi nhận sự cần thiết của việc xây dựng và hoàn thiện mô hình chuỗi cung ứng bền vững. Từ đó công ty quyết định lựa chọn những giải pháp hữu hiệu để có thể tăng cường quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả vừa tiết kiệm chi phí mà lại nâng cao năng suất sản xuất cho công ty. Sau đây là một số giải pháp được đề cập đến:
Giải pháp 1: Nâng cao năng lực giao hàng từ nhà cung cấp
Trong thời gian thị trường biến đổi, tỷ trọng ngành chế biến gỗ tăng cao kéo theo ngành sản xuất máy chế biến gỗ cũng tăng theo. Những nhà cung cấp như công ty cơ khí đúc Mỹ Đồng chưa xây dựng được mạng lưới nhà cung cấp đủ năng lực cần thiết và cũng không chú ý đến vấn đề xây dựng kho bãi để dự trữ nguyên vật liệu khi nhu cầu tăng. Trong trường hợp này, trực tiếp Duy Phương kết hợp với Cơ khí đúc Mỹ Đồng tìm kiếm và ký hợp đồng mua nguyên vật liệu và giao hàng tại Công ty cơ khí Mỹ Đồng,
như vậy, Duy Phương sẽ bảo đảm được đầu vào cho công ty cơ khí Mỹ Đồng, đẩy nhanh tiến độ giao hàng cho Duy Phương.
Ngoài ra, hai bên cần thường xuyên trao đổi dữ liệu thông tin cần thiết về nhu cầu thị trường để hai bên đều kịp thời thích ứng. Duy Phương cũng cần thường xuyên kiểm tra tiến độ làm việc từ các nhà cung ứng để đưa ra biện pháp kịp thời. Ép tiến độ giao hàng để đẩy nhanh tốc độ hoạt động của tất cả các bộ phận và có thời gian giải quyết các sự cố.
Giải pháp 2: Nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên của công ty
Trước khi đưa các sản phẩm từ nhà cung cấp vào lắp ráp, sửa chữa, Duy Phương luôn có bộ phận kiểm tra chấp lượng QC, nhưng phế phẩm vẫn xảy ra và đưa vào sản xuất, điều này chứng tỏ nguyên nhân một phần thuộc về bộ phận QC của Duy Phương. Vì vậy, Duy Phương cần chấn chỉnh lại cách làm việc, nội quy của công ty với bộ phận này.
Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng xem xét lại các bộ luật của công ty, chịu trách nhiệm trước công ty về nhiệm vụ không hoàn thành của mình.
Bên cạnh đó, yêu cầu các thông tin kỹ thuật về sản phẩm cần được chuyển trước một thời gian cho bộ phận QC. Mỗi ngày làm việc đầu tiên bộ phận QC cùng các bộ phận khác phải có cuộc họp ngắn báo cáo công việc, đưa ra chỉ tiêu làm việc trong ngày.
Công ty Duy Phương luôn là lá chắn phải đứng ra chịu trách nhiệm trước khách hàng về những lời phàn nàn, mỗi lần nhận được lời phàn nàn là một lần uy tín của công ty bị ảnh hưởng. Không những vậy, xét theo độ an toàn trong ngành chế biến gỗ là rất cao, nếu sơ suất máy gặp trục trặc sẽ rất nguy hiểm cho những người công nhân sử dụng nó. Chính vì vậy, công ty không những cần huấn luyện ý thức về chất lượng sản phẩm tới từng nhân viên mà còn đề cao cái tâm nghề nghiệp của tất mọi người trong công ty. Mỗi nhân viên QC có quyền loại ra hoặc từ chối các sản phẩm bị hỏng và có khuyết tật trước khi đưa chúng vào sử dụng.
Về phía đối với nhà cung cấp, trực tiếp Duy Phương thường xuyên chú ý, hướng dẫn quy cách làm việc, đưa ra thông tin cần thiết, để điều chỉnh và hỗ trợ kịp thời cho những sai sót của nhà cung cấp. Quan tâm hơn nữa về vấn đề trình độ nguồn lao động để kịp thời hướng dẫn và đào tạo.
Giải pháp 3: Thiết chặt mối quan hệ với các nhà cung ứng
Ngoài những giải pháp cho nhà cung cấp, công ty cũng cần thông qua vai trò của Hiệp hội ngành cơ khí của từng địa phương liên kết với nhau nhằm mục đích xúc tiến đầu tư, xúc tiến thương mại, trao đổi thông tin công nghệ, đào tạo kỹ thuật, kinh nghiệm sản xuất, trao đổi kinh nghiệm bán hàng, đặc biệt thông tin về nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu cho ngành cơ khí sản xuất máy chế biến gỗ, cùng tham gia đề xuất chiến lược chung chi ngành. Hình thành các trung tâm phân phối hay các đầu mối nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài có đủ thế và lực để dễ dàng đàm phán với các đối tác cung ứng về giá cả, số lượng, chất lượng và cả phương thức thời hạn giao hàng hợp lý, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu luôn đầy đủ. Qua đó giúp công ty trong ngành giảm chi phí và chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Một khi đã thiết lập được các liên kết, đối với các nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào cũng như các nhà phân phối sản phẩm đầu ra, chắc chắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty duy trì và mở rộng qui mô. Đồng thời thông qua các giao dịch thường xuyên sẽ tăng độ hiểu biết giữa công ty với các nhà cung cấp, điều này sẽ giúp công ty dễ dàng đàm phán, thỏa thuận về các khía cạnh như giá cả, phương thức thanh toán, mua nguyên liệu và giao sản phẩm sao cho hợp lý. Do vậy công ty ở mức độ nào đó sẽ đạt được hiệu quả nhất định trong các giao dịch của mình. Để làm được điều đó công ty phải thay đổi chiến thuật của mình như thế nào để cho nhà cung cấp thấy được cái việc hợp tác với họ sẽ đem lại nhiều lợi ích cho họ. Ví dụ như về để họ mức giá tốt, coi họ là nhà cung cấp chính, tăng nhiều dịch vụ kèm theo cho họ,…
Giải pháp 4: Củng cố mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng
Hiện nay, tỉ lệ phàn nàn của khách hàng về dịch vụ và quản lý mối quan hệ khách hàng đang có xu hướng tăng. Giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng cũng như quản lý tốt mối quan hệ với khách hàng cho các doanh nghiệp cần quan tâm đến một số vấn đề sau:
Dịch vụ khách hàng: Bộ phận thực hiện công tác dịch vụ khách hàng chính là bộ mặt của công ty, là bộ phận liên hệ chính trong việc cung cấp các thông tin cần thiết và cũng chính là bộ phận hỗ trợ khách hàng vận hành các ứng dụng của sản phẩm. Chính vì vậy, bộ phận này phải vô cùng cần thận trong cách ứng xử với khách hàng, luôn chu đáo tạo ấn tượng tốt về công ty trong mắt khách hàng để phần nào che lấp được những thiếu sót nhỏ của công ty, mong khách hàng thông cảm và bỏ qua.
Quản lý nhu cầu: Quản lý nhu cầu tức là đồi hỏi sự cân bằng giữa yêu cầu của khách hàng với năng lực của công ty. Nếu làm tốt điều này, nhà quản trị có thể chủ động cân bằng được cung – cầu và đồng thời thực thi kế hoạch ít tốn kém nhất. Khi đó công ty sẽ tận dụng tốt những thông tin từ bán hàng và khách hàng để giảm sự biến động trong nhu cầu và đảm bảo sự lưu chuyển hiệu quả trong toàn chuỗi cung ứng.
Hoàn thành đơn hàng với chi phí giao hàng thấp: Yêu cầu tất cả các hoạt động cần thiết để xác định yêu cầu của khách hàng, thiết kế mạng lưới cho phép công ty đáp ứng với chi phí giao hàng thấp nhất và nhanh nhất. Hoạt động này thường được thực hiện bởi bộ phận hậu cần, nhưng để làm tốt công việc này thì bộ phận hậu cần phải phối hợp với các bộ phận khác trong công ty cũng như với nhà cung cấp và khách hàng.
Giải pháp 5: Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý khách hàng
Để khắc phục hạn chế mà Excel không làm được trong quản lý khách hàng như đã đề cập ở trên, công ty nên xây dựng một chương trình quản lý khách hàng.
Chương trình quản lý khách hàng là một phần mềm chạy trên máy tính, được kết nối với điện thoại của bộ phận tiếp nhận đơn hàng ví dụ như phần mềm bán hàng Master Pro, Sapo, Perfect Sales,...Khi khách hàng gọi điện đến bộ phận tiếp nhận đơn hàng, máy tính sẽ hiện lên tất cả các thông tin về khách hàng như tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ khách hàng, điện thoại, Fax, số lượng và thời gian mua hàng gần nhất,…Khi đó, người tiếp nhận đơn hàng sẽ có được các thông tin cần thiết và chỉ cần hỏi lại khách hàng, không cần phải mất công ghi chép, tạo cảm giác gần gũi thân thiện với khách hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng hiện đại có thể giúp công ty tiết kiệm thời gian, chi phí nhân công, hạn chế tối đa sai sót do nhân viên xử lý đơn hàng. Đồng thời phần mềm giúp đọc hiểu mã vạch nhanh, nhập tên hàng, số lượng, giá cả chính xác và lưu mọi thông tin bán hàng để dễ dàng kiểm tra lại mà không tốn thời gian. Ngoài ra, công ty còn có thể giảm giá bán theo chương trình khuyến mãi dành riêng cho từng nhóm hàng hóa hoặc chiết khấu hóa đơn cho khách hàng nhờ cấu hình trên phần mềm mà không phải tính bằng tay. Với phần mềm bán hàng, công ty có thể kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn,…thay thế cho Excel không hề có tính năng này. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế để dù ở bất cứ đâu công ty cũng có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty mình mà không bắt buộc lúc nào cũng phải có mặt tại công ty.