5.2.2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Bổ sung sổ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi TK - 139.
Công ty nên lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những thay đổi về kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán. Cuối niên độ kế toán tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, công ty phải dự kiến số nợ phải thu để tính trƣớc vào chi phí kinh doanh dựa vào đó làm căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong kỳ hạch toán. Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính nhƣ:
- Phải có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ khó đòi (khách hàng bị phá sản, bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản…)
- Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của đối tƣợng về số tiền còn nợ chƣa trả (hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, bản thanh lý..)
5.2.2.2 Trang thiết bị, máy móc cho phòng kế toán
Hiện nay với số lƣợng nhân viên là 2 ngƣời, nhƣng trong phòng chỉ có một máy tính nên khi một nhân viên nhập số liệu vào máy tính thì chỉ không
việc trì trệ lại nhiều và làm mất rất nhiều thời gian. Công ty nên trang bị cho phòng kế toán thêm máy vị tính ít nhất là thêm 1 cái nửa. Điều này sẽ làm cho việc nhập liệu tăng lên gấp nhiều lần so với bây giờ.
Việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán máy thiết kế phiếu kế toán nhập nghiệp vụ kinh tế khách hàng trả tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng để hạch toán cho đúng và thuận lợi, tránh những sai sót nhất định khi chạy phần mềm.
5.2.2.3 Lên kế hoạch cho quy trình kế toán
Nếu quy trình kế toán đƣợc viết một cách rõ ràng, thì phòng kế toán sẽ làm việc một cách nhất quán và công việc sẽ đƣợc phân chia rõ rang. Để khắc phục đƣợc những sai sót trong công việc, kế toán trƣờng nên lên kế hoạch cho quy trình kế toán, phân chia từng nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp cho công việc kế toán đƣợc thuận lợi, nhất quán và tránh sai sót hơn.