Bảng 4.3: Rủi ro và các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động xử lý đơn đặt hàng
Chấp nhận đơn hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán
- Có nguy cơ khách hàng mất thanh khoản và không trả nợ cho công ty
- Liên kết tập tin khách hàng - Chính sách nhận tiền đặt cọc. Chấp nhận bán mặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp
- Mất uy tín công ty. - Liên kết tập tin hàng tồn kho - Xem xét kế hoạch bán hàng dự kiến của công ty.
Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, khách hàng
- Theo dõi nợ, lên báo cáo sai
- Ảnh hưởng không khớp khi nhận hàng và thu nợ khách hàng.
- Xác nhận lại bằng điện thoại - Đối chiếu với đơn đặt hàng
Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao cho khách hàng
- Nhân viên có thể chiếm dụng tiền phải thu khách hàng.
- Khuyến khích khách hàng phải nhận hóa đơn
Hoạt động xuất kho giao hàng
Xuất kho giao hàng không được xét duyệt
- Hàng hóa có thể bị chiếm dụng.
- Kiểm kê bất thường Xuất kho giao hàng sai
mặt hàng số lượng
- Tốn chi phí nhận hàng về và ảnh hưởng uy tín công ty.
- Kiểm tra với phiếu xuất kho.
Giao hàng sai địa điểm thời gian
- Tốn chi phí vận chuyển.
- Ảnh hưởng đến uy tín công ty.
- Liên kết với tập tin khách hàng
- Xác nhận lại với khách hàng trước khi giao hàng. - Lựa chọn công ty vận tải uy tín.
Mất hàng trong quá trình xuất hàng giao hàng
- Tốn chi phí hàng hóa bị mất không cần thiết.
- Phân chia trách nhiệm trong từng giai đoạn ( thủ kho, kế toán kho, bộ phận giao hàng).
62
Theo dõi nợ
Ghi nhận cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên khách hàng).
- Theo dõi nợ thu không đúng => báo cáo sai => ra quyết định sai
- Định kì đối chiếu công nợ với khách.
- Định kì lập báo cáo công nợ. - Tách biệt kế toán phải thu và người thu tiền
- Theo dõi nợ riêng theo từng khách hàng.
Thu tiền
Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của khách hàng
- Khách hàng mất lòng tin.
- Ghi nhận sai, lên báo cáo sai.
- Thực hiện đúng quy trình - Đánh dấu đã thanh toán - Chỉ sử dụng chứng từ gốc, hạn chế sử dụng bản photo. Xóa nợ, giảm nợ không
được xét duyệt
- Nhân viên chiếm dụng phần nợ phải thu.
- Xóa nợ, giảm nợ không tuân theo quy định của pháp luật.
- Giải quyết cho từng trường hợp.
- Gắn liền trách nhiệm nghĩa vụ và lợi ích của mỗi người xét duyệt khoản nợ này Nhận xét:
Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn đã thực khá tốt việc đặt ra các rủi ro và thiết kế các thủ tục kiểm soát hợp lý. Hầu hết các rủi ro trọng yếu đều được công ty thiết kế từ 2 đến 3 thủ tục kiểm soát như:
- Rủi ro chấp nhận đơn hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán có thể dẫn đến công ty không thu được nợ, thất thoát tiền cho công ty. Do đó công ty thiết kế hai thủ tục kiểm soát là liên kết tập tin khách hàng và chính sách nhận tiền đặt cọc. Hai thủ tục này có thể ngăn chặn rất tốt rủi ro, tuy nhiên trên thực tế trong chu trình doanh thu công ty thường bỏ qua rủi ro này.
- Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, khách hàng có thể dẫn đến theo dõi nợ, lên báo cáo sai, ghi nhận nợ sai khách hàng thu nợ khách hàng. Công ty đã đề ra biện pháp là xác nhận lại bằng điện thoại, đối chiếu với đơn đặt hàng và trên thực tế rất ít trường hợp ghi nhận sai thông tin trên hóa đơn. Điều này cho thấy công ty thực hiện khá tốt thủ tục này.
- Giao hàng sai địa điểm thời gian có thể dẫn đến công ty mất uy tín và tốn chi phí vận chuyển, thủ tục kiểm soát đề ra là liên kết với tập tin khách hàng, xác nhận lại với khách hàng trước khi giao hàng hoặc lựa chọn công ty vận tải uy tín. Do đó hạn chế rất nhiêu rủi ro trên.
63 Đặt hàng 1.0 Nhận hàng 2.0 Xác định nghĩa vụ thanh toán 3.0 Thanh toán 4.0 Kiểm soát hàng tồn kho Các bộ phận sử dụng Chu trình doanh thu Sổ cái, báo cáo Nhà cung cấp Ngân hàng
Tuy nhiên, công ty cũng có một số kiểm soát còn ít hạn chế rủi ro như: - Xuất kho giao hàng không được xét duyệt có thể dẫn đến hàng hóa có thể bị chiếm dụng nhưng công ty chỉ đề ra một biện pháp là kiểm kê bất thường.
- Xuất kho giao hàng sai mặt hàng số lượng có thể dẫn đến công ty tốn chi phí nhận hàng về và ảnh hưởng uy tín công ty. Thủ tục kiểm soát đề ra là kiểm tra với phiếu xuất kho.
- Công ty cần tách biệt kế toán kho với thủ kho và kế toán tiền với thủ quỹ để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.