2.2.1Phương pháp thu thập số liệu
Đề tài sử dụng số liệu thứ cấp lấy từ các báo cáo tài chính, các tài liệu nội bộ (chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo,…) do công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn cung cấp. Ngoài ra đề tài còn sử dụng các tài liệu in trên các báo, tạp chí…
2.2.2Phương pháp phân tích số liệu
Các phương pháp được sử dụng trong bài :
- Phương pháp mô tả: dùng công cụ mô tả lại các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty.
- Phương pháp phân tích: phân tích các ưu, nhược điểm của quá trình hoạt động trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, phân tích tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
16
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
- Tên đơn vị: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN
- Tên tiếng anh: NHAN KIEN VAN CO.,LTD
- Địa chỉ: 207/15 Lê Văn Thọ, Phường 9, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
- Mã số thuế: 0312187579 - Vốn điều lệ: 400.000.000 đồng - Số điện thoại: (08) 3846 3330
- Công ty thành lập từ tháng 3 năm 2010, lúc mới thành lập Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn chỉ có 04 nhân viên, đến tháng 6 năm 2014, số nhân viên của công ty bình quân 12 nhân viên và phát triển mạnh trong ngành mua bán máy vi tính, thiết bị văn phòng, kinh doanh văn phòng phẩm.
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 3.2.1Ngành nghề kinh doanh 3.2.1Ngành nghề kinh doanh
Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn là công ty thương mại chuyên kinh doanh:
- Mua bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy. - Mua bán kim khí điện máy, điện lạnh, điện thoại.
- Mua bán máy in, photocopy, máy fax, thiết bị văn phòng.
- Mua bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và linh kiện của máy tính. - Dịch vụ tư vấn và cung cấp phần mềm.
3.2.2Đặc điểm kinh doanh
3.2.2.1 Về kho bãi
Công ty có kho tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Bộ phận giao nhận của công ty có thể thực hiện điều phối hàng giữa các kho với nhau tùy theo tình hình hàng tồn của từng kho. Kho là nơi lưu trữ hàng phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính của công ty.
17
3.2.2.2 Phương thức bán hàng
Hình thức bán hàng của công ty chủ yếu là bán sĩ và bán lẻ. Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó.
3.2.2.3 Phương thức giao, nhận hàng
Hàng hoá mua vào từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện. Nhà cung cấp của công ty có thể chia làm hai loại: nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Công ty sẽ giao hàng cho khách hàng tại kho của công ty hoặc chuyển đến địa điểm giao nhận đã thỏa thuận trước.
3.2.2.4 Phương thức thanh toán
Các giao dịch mua, bán hàng hoá hầu hết được thanh toán theo phương pháp thanh toán ngay và thanh toán trả chậm bằng tiền mặt hoặc qua hệ thống các ngân hàng giao dịch với thời hạn thanh toán 30 ngày kể từ ngày nhận hoá đơn. Chiết khấu thanh toán 3% tổng số tiền thanh nếu thanh toán trong 10 ngày.
3.2.2.5 Chính sách bán hàng
Bán hàng trực tiếp và bán hàng qua điện thoại là chủ yếu. Ngoài ra còn có hình thức bán hàng trả chậm, trả dần và cung cấp các dịch vụ tận nhà như: sửa chữa, bảo trì, vận chuyển...
- Bán hàng đúng giá đã quy định hoặc đã thỏa thuận.
- Hàng hóa luôn đảm bảo chất lượng, đúng tiêu chuẩn, rõ nguồn gốc xuất xứ.
- Dịch vụ hậu mãi luôn được nâng cao, ưu tiên khách hàng thân thiết.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Công ty đã thiết lập một cơ cấu đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với trình độ, năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ trong công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. Công ty thực hiện chế độ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp. Bộ phận giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công việc, đề xuất những vấn đề có liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình. Mô hình quản lý của công ty được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng với sơ đồ như sau:
18
Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
Chức năng các phòng ban:
Với sự lớn mạnh của các công ty thương mại như hiện nay, việc tổ chức các bộ phận, phòng ban phù hợp với tình trạng công ty là hết sức quan trọng. Chính vì thế, công ty đã phân công, phân nhiệm các bộ phận, phòng ban với những chức năng, nhiệm vụ chuyên biệt nhưng có mối liên hệ kết nối với nhau để hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Bên cạnh đó, các chính sách, quy định, thông báo của công ty sẽ được chuyển đến các phòng ban liên quan từ cấp quản lý đến nhân viên đảm trách phần hành để mọi nhân viên đều có thể nắm bắt được những yêu cầu cần thiết. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban được phân chia như sau:
Giám đốc: là người có quyền lực và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác. Giám đốc tổ chức quản lý một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và ký kết các hợp đồng mua bán của công ty.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG MARKETTING BỘ PHẬN GIÁM SÁT PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN GIAO NHẬN – KHO HÀNG
19
Phó giám đốc kinh doanh: Hoạch định chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tham mưu, kiến nghị và đề xuất với Giám đốc những thị trường tiềm năng nhất.
Phó giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và bố trí nhân sự cho phù hợp với khả năng trình độ và nhu cầu công việc cụ thể.
Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng này thực hiện toàn bộ công việc kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tổ chức mua bán hàng hóa.
Phòng Marketting: đây là bộ phận hỗ trợ cho phòng kinh doanh và ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường có tiềm năng tốt, phát triển mặt hàng mới.
Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty như: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà nước…Cuối mỗi tháng, mỗi quý phòng kế toán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước.
Bộ phận giám sát: Bộ phận này hỗ trợ cho Giám đốc việc theo dõi và giám sát, đôn đốc công việc phòng ban trong công ty. Ngoài ra bộ phận này còn đề xuất với giám đốc khen thưởng những bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt công việc cũng như xử phạt khi không hoàn thành công việc được giao.
Bộ phận kho- giao, nhận: Thực hiện việc giao nhận, tổ chức quản lý hàng tồn kho.
3.4 BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1Sơ đồ tổ chức 3.4.1Sơ đồ tổ chức
Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn áp dụng hình thức kế toán tập trung, toàn bộ các công việc của kế toán đều được tổ chức và thực hiện tại phòng kế toán dưới sự kiểm soát và thống nhất của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty. Tại các phòng ban khác không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán với nhiệm vụ thu thập, ghi chép, kiểm tra và xử lý sơ bộ các chứng từ rồi chuyển đến phòng kế toán của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán theo quy định.
20
Tại các kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng kiểm tra, đối chiếu với phòng kế toán.
Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty khá chặt chẽ, mỗi kế toán đều có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình, phối hợp với các kế toán khác hoàn thành nhiệm vụ kế toán chung của công ty.
Phòng kế toán của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn có 4 nhân viên gồm:
- Kế toán trưởng kiêm nhiệm kế toán tổng hợp. - Kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho.
- Kế toán công nợ.
- Kế toán tiền kiêm nhiệm kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, thủ quỹ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán kho Kế toán công nợ Thủ quỹ
21
Công ty có phân chia nhiệm vụ, quyền hạn của từng kế toán như sau: - Kế toán trưởng:
+ Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
+ Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
+ Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
+ Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc).
+ Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi, bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
- Kế toán tổng hợp:
+ Kiểm tra việc ghi chép sổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
+ Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
+ Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty.
+ Thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ về tài sản cố định, phân bổ lao động trong kỳ.
+ Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước.
+ Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán. + In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
22 - Kế toán tiền mặt:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty.
+ Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt được Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ được thanh toán, được phê duyệt hợp lệ.
+ Hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng như quy định.
+ Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
+ Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng:
+ Kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, lập kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp khác.
+ Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
+ Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi và tài khoản tiền mặt, kiểm tra chi tiết mỗi loại tiền.
+ Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
+ Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
- Kế toán chi phí, công nợ:
+ Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng.
+ Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng.
23
+ Có nhiệm vụ lập hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn thông thường cho các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
+ Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
- Kế toán kho:
+ Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
+ Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. + Kiểm soát nhập xuất tồn kho.
+ Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các quy định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
+ Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
+ Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định. - Thủ quỹ:
+ Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
+ Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty.
+ Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
+ Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày. Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
24
3.4.2Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng
- Hệ thống chứng từ, biểu mẫu báo cáo và hệ thống tài khoản được công ty áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Ngoài các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định, công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 3 để phục vụ cho nhu cầu quản lý.
- Kỳ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
- Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Theo phương pháp này, công ty tập hợp các hóa đơn GTGT