2.1.6.1 Kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một quá trình chịu ảnh hưởng của các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả - Thông tin đáng tin cậy
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 (năm) bộ phận - Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro - Thủ tục kiểm soát
- Thông tin và truyền thông - Giám sát
c. Phân loại kiểm soát hệ thống
- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu
+ Kiểm soát ngăn chặn: nhằm đề phòng sai sót và gian lận, ngăn chặn các điều kiện dẫn đến sai sót và gian lận. Kiểm soát ngăn chặn được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên.
+ Kiểm soát phát hiện: quá trình kiểm soát phát hiện nhằm nhận ra sai sót hay gian lận hoặc các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận. Kiểm soát phát hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ xảy ra.
+ Kiểm soát sửa sai: đây là quá trình sửa chữa các sai sót, sửa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác. Thông thường kiểm soát phát hiện thường đi kèm với kiểm soát sửa sai.
14 - Phân loại kiểm soát theo phạm vi
+ Kiểm soát chung: các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót, gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung.
+ Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể.
2.1.6.2 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý bằng máy
a. Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính
Có rất nhiều rủi ro xảy ra trong môi trường xử lý bằng máy tính. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát nên phân các rủi ro thành các loại sau:
- Rủi ro trong kinh doanh - Rủi ro trong xử lý thông tin + Đầu vào
+ Xử lý + Kết quả
- Rủi ro liên quan đến hệ thống
b. Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy tính
Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách được thiết kế có hiệu lực trên toàn bộ hệ thống. Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:
Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống - Kiểm soát phát triển hệ thống
- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý - Kiểm soát truy cập hệ thống
- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu - Kiểm soát truyền tải dữ liệu - Chuẩn hóa tài liệu hệ thống - Dấu vết kiểm toán
15
c. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính
- Kiểm soát nhập liệu (kiểm soát đầu vào): được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống, gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu, nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là đầy đủ, hợp lệ và chính xác.
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của hệ thống thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu.
- Kiểm soát kết quả xử lý (kiểm soát đầu ra, kiểm soát kết xuất): gồm những biện pháp nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu.