Bảng 4.5: Bảng tổng hợp các rủi ro và thủ tục kiểm soát chu trình chi phí
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Các yêu cầu mua hàng khởi xướng bởi những người không có thẩm quyền, hoặc không xuất phát từ nhu cầu thực tế - Gian lận, chiếm dụng hàng hóa. - Tồn hàng, luân chuyển vốn không hiệu quả.
- Phòng kinh doanh sẽ theo dõi hàng hóa dựa trên bảng xuất nhập tồn, sau đó dựa trên bảng kế hoạch đã lập lúc đầu kỳ để tính toán việc mua hàng, đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh mới có giá trị thực hiện. Hoạt động đặt hàng Đặt hàng cho nhà cung cấp không hợp lệ, không đủ khả năng - Làm chậm trễ việc giao hàng cho khách hàng, từ đó giảm uy tín của công ty.
- Liên kết tập tin nhà cung cấp - Kiểm tra tình hình tài chính (nhà cung cấp mới) Đặt hàng sai mặt hàng, sai số lượng - Tổn thất chi phí hồi hàng (nếu hàng đã giao) - Việc đặt hàng sẽ do bộ phận kinh doanh theo dõi tình hình kinh doanh nên có thể hạn chế rủi ro đặt sai (vì đây cũng là
81 - Mất thời gian - Có thể không trả được hàng.
bộ phận đưa ra yêu cầu dựa trên kế hoạch sản xuất và tình hình xuất nhập tồn kho).
Hoạt động nhận hàng
Hóa đơn không nội dung yêu cầu
- Không theo dõi, ghi chép đúng=> sai có hệ thống (hóa đơn ảnh hưởng các ghi nhận còn lại khác của kế toán) - Thuế không chấp nhận khấu trừ (doanh nghiệp sử dụng thuế giá trị gia tăng khấu trừ).
- Thuế không chấp nhận chi phí nếu hóa đơn không hợp lệ.
- Yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn hợp lệ
- Đối chiếu bộ chứng từ (phiếu nhập kho, lệnh bán hàng đã duyệt, phiếu giao hàng)
Nhập liệu hóa đơn sai - Nợ theo dõi sai - Liên kết với tập tin nhà cung cấp hàng hóa - Kiểm tra số tổng Nhận hàng không đặt mua - Tốn chi phí chứa hàng, trả hàng không cần thiết.
- Đối chiếu đơn đặt hàng.
Nhận sai mặt hàng, số lượng
- Không cung cấp kịp thời nhu cầu hàng cần mua.
- Tốn chi phí bảo quản, lưu kho.
- Nhân viên chuyên trách, kiểm tra, đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu giao hàng. - Ứng dụng công nghệ kiểm tra hàng.
Mất hàng - Tốn chi phí mua lại hàng khác, mất thời gian chờ hàng mới - Uy tín công ty bị giảm nếu vì mất hàng mà không cung cấp hàng kịp cho khách hàng.
- Kiểm tra tiến hành nhập kho đúng quy trình.
- Thủ kho chứng kiến kiểm kê các mặt hàng. Chỉ ký nhận trên phiếu giao hàng khi nhận hàng đủ.
82
Hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán
Ghi nhận nợ sai, không đúng thời điểm
- Lên báo cáo sai - Quản trị công ty không đúng cách (do căn cứ dữ liệu không đúng)
- Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng 1 năm/lần - Kiểm tra số tổng.
- Kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu với kế toán mua hàng (kế toán phải trả).
Hoạt động thanh toán
Không hưởng chiết khấu do thanh toán sai thời điểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mất một khoản chiết khấu được hưởng, làm tăng chi phí.
- Cảnh báo sớm, lập giấy đề nghị thanh toán.
- Xem chính sách chiết khấu nhà cung cấp
Thanh toán một hóa đơn nhiều lần
- Quản lý tài chính không hiệu quả, tổn thất tài chính công ty. - Nhân viên chiếm dụng phần tiền dư ra.
- Đóng dấu đã thanh toán - Lập riêng hóa đơn đã thanh toán
Ghi nhận thanh toán sai
- Lên báo cáo sai - Thanh toán sai
- Ghi nhận thanh toán dựa trên phiếu chi, giấy báo nợ. Đối chiếu với bộ chứng từ thanh toán bao gồm phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn.
Nhận xét:
Trong chu trình chi phí, hầu hết các loại rủi ro đều được công ty đưa ra các thủ tục kiểm soát ngăn chặn. Thông thường mỗi một rủi ro công ty thường đưa ra từ hai đến ba thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn. Tuy nhiên cũng có một số rủi ro công ty chỉ đề ra một thủ tục kiểm soát như:
- Các yêu cầu mua hàng khởi xướng bởi những người không có thẩm quyền, hoặc không xuất phát từ nhu cầu thực tế. Rủi ro này có thể dẫn đến gian lận, chiếm dụng hàng hóa của nhân viên hoặc hàng tồn kho nhiều, luân chuyển vốn không hiệu quả. Để đối phó rủi ro này công ty đề ra một thủ tục là phòng kinh doanh sẽ theo dõi hàng hóa dựa trên bảng xuất nhập tồn, sau đó dựa trên bảng kế hoạch đã lập lúc đầu kỳ để tính toán việc mua hàng, đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh mới có giá trị thực hiện.Và trên thực tế công ty đã thực hiện tốt thủ tục này và hạn chế được rủi ro trên.
- Nhận hàng không đặt mua. Rủi ro này ảnh hưởng đến công ty làm tốn chi phí chứa hàng, trả hàng không cần thiết. Thủ tục công ty đề ra là đối chiếu
83
đơn đặt hàng. Tuy nhiên trên thực tế công ty lại dựa vào hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp gửi đến để nhập kho. Do đó rủi ro có khả năng xảy ra rất cao.
- Ghi nhận thanh toán sai. Rủi ro này có thể dẫn tới việc kế toán lên báo cáo sai và thanh toán sai. Thủ tục đề ra là ghi nhận thanh toán dựa trên phiếu chi, giấy báo nợ. Đối chiếu với bộ chứng từ thanh toán bao gồm phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn. Công ty đã thực hiện tốt thủ tục này.
Bên cạnh các thủ tục kiểm soát đề ra ở trên công ty cần phân chia trách nhiệm giữa chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản tránh rủi ro mất cắp tài sản.
4.4 ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRISOFT TRONG HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN