3.4.1Sơ đồ tổ chức
Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn áp dụng hình thức kế toán tập trung, toàn bộ các công việc của kế toán đều được tổ chức và thực hiện tại phòng kế toán dưới sự kiểm soát và thống nhất của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty. Tại các phòng ban khác không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán với nhiệm vụ thu thập, ghi chép, kiểm tra và xử lý sơ bộ các chứng từ rồi chuyển đến phòng kế toán của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán theo quy định.
20
Tại các kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng kiểm tra, đối chiếu với phòng kế toán.
Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty khá chặt chẽ, mỗi kế toán đều có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình, phối hợp với các kế toán khác hoàn thành nhiệm vụ kế toán chung của công ty.
Phòng kế toán của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn có 4 nhân viên gồm:
- Kế toán trưởng kiêm nhiệm kế toán tổng hợp. - Kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho.
- Kế toán công nợ.
- Kế toán tiền kiêm nhiệm kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, thủ quỹ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán kho Kế toán công nợ Thủ quỹ
21
Công ty có phân chia nhiệm vụ, quyền hạn của từng kế toán như sau: - Kế toán trưởng:
+ Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
+ Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
+ Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
+ Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc).
+ Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi, bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
- Kế toán tổng hợp:
+ Kiểm tra việc ghi chép sổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
+ Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
+ Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty.
+ Thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ về tài sản cố định, phân bổ lao động trong kỳ.
+ Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước.
+ Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán. + In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
22 - Kế toán tiền mặt:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty.
+ Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt được Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ được thanh toán, được phê duyệt hợp lệ.
+ Hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng như quy định.
+ Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
+ Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng:
+ Kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, lập kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp khác.
+ Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
+ Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi và tài khoản tiền mặt, kiểm tra chi tiết mỗi loại tiền.
+ Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
+ Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
- Kế toán chi phí, công nợ:
+ Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng.
+ Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng.
23
+ Có nhiệm vụ lập hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn thông thường cho các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
+ Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
- Kế toán kho:
+ Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
+ Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. + Kiểm soát nhập xuất tồn kho.
+ Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các quy định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
+ Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
+ Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định. - Thủ quỹ:
+ Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
+ Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty.
+ Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
+ Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày. Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
24
3.4.2Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng
- Hệ thống chứng từ, biểu mẫu báo cáo và hệ thống tài khoản được công ty áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Ngoài các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định, công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 3 để phục vụ cho nhu cầu quản lý.
- Kỳ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
- Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Theo phương pháp này, công ty tập hợp các hóa đơn GTGT của hàng hóa, vật tư mua vào được khấu trừ, sau đó khấu trừ với thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Phương pháp kê khai hàng tồn kho:
Theo phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng tồn kho trên sổ kế toán.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Nguyên tắc xác định hàng tồn kho:
Giá gốc hàng tồn kho: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại, trong đó:
+ Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.
+ Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
+ Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết
25
cho việc hoàn thành và tiêu thụ chúng. Cuối năm khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho chính là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Khoảng chênh lệch này có thể phát sinh do hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí để hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.
+ Giá thực tế nhập kho: Đối với hàng hóa mua ngoài:
Giá thực tế = Giá mua theo hóa đơn ( chưa thuế GTGT ) + chi phí phát sinh trong khi mua.
Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến:
+ Giá thực tế nhập kho = Giá hàng hóa xuất chế biến + chi phí chế biến + chi phí khác.
+ Giá thực tế xuất kho:
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ.
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Công ty tổ chức hình thức kế toán theo phương pháp nhật ký chung, tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà quan trọng nhất là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó. Các công tác hạch toán kế toán như ghi chép, lưu trữ và xử lý các số liệu được thực hiện có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trên máy tính.
26
Sau đây là hình minh họa về tổ chức hạch toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn:
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
Hằng ngày, dựa vào chứng từ gốc thu thập được, kế toán nhập tất cả các nghiệp vụ vào bảng nhập liệu của phần mềm kế toán, do đã thiết lập sẵn nên dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản phù hợp,...
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG THẺ KT CHI TIẾT
SỔ CÁI CHI TIẾT
SỔ CÁI TỔNG HỢP
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP
Chú thích:
Ghi hằng ngày Ghi đối chiếu Ghi cuối kỳ
27
Cuối tháng, quý, năm kiểm tra, đối chiếu, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh, lập các báo cáo tài chính kế toán và in sổ sách theo quy định.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ KINH DOANH
Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn là một doanh nghiệp trẻ, mới gia nhập ngành (thành lập năm 2010) nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Thấy được sự bất lợi của mình, ban giám đốc công ty đã có những quyết định đúng đắn kết hợp với sự cố gắng của toàn thể nhân viên đã đưa công ty đi vào ổn định và bước đầu có những thành quả. Bảng 3.1 cho ta thấy tình hình kinh doanh cụ thể của công ty 3 năm qua.
28
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn trong giai đoạn 2011-2013.
Đơn vị: triệu đồng.
CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch
2013/2012
Tuyệt đối % Tuyệt đối %
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.426,039 3.589,611 5.588,667 1.163,571 47,962 1.999,056 55,690
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 7,946 5,486 46,585 (2,460) (30,958) 41,099 749,175
3. Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 2.418,093 3.584,125 5.542,081 1.166,031 48,221 1.957,956 54,629
4. Giá vốn hàng bán 1.680,761 2.819,198 3.850,352 1.138,437 67,733 1.031,154 36,576
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
737,333 764,927 1.691,729 27,595 3,742 926,802 121,162
6. Doanh thu hoạt động tài chính 2,334 4,474 9,212 2,141 91,723 4,737 105,874
7. Chi phí tài chính - - - - - - -
Trong đó : Chi phí lãi vay - - - - - - -
8. Chi phí bán hàng 123,809 328,938 782,745 205,130 165,683 453,806 137,961
29
CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 Chênh lệch
2012/2011
Chênh lệch 2013/2012
Tuyệt đối % Tuyệt đối %
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
316,952 135,538 522,355 (181,414) (57,237) 386,817 285,393
11. Thu nhập khác 0,233 8,000 15,000 7,767 3329,796 7,000 87,500
12. Chi phí khác 0,571 11,667 24,556 11,096 1943,199 12,889 110,476
13. Lợi nhuận khác (0,338) (3,667) (9,556) (3,329) 985,616 (5,889) 160,606
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 316,614 131,872 512,800 (184,743) (58,349) 380,928 288,862
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 79,154 23,078 115,655 (56,076) (70,845) 92,577 401,157
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại - - - - - - -
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
237,461 108,794 397,145 (128,667) (54,184) 288,350 265,042
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu - - - - - - -
30
Nhận xét: Qua bảng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn trong giai đoạn 2011-2013, ta thấy doanh thu, chi phí, lợi nhuận có sự biến động. Cụ thể, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2011 là 2.426,039 triệu đồng đến năm 2012 tăng lên 3.589,611 triệu đồng (tăng 47,962%), đến năm 2013 doanh thu lại tiếp tục tăng lên 5.588,667 triệu đồng (tăng 55,690%) và là một khoản thu chính của công ty. Doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác cũng tăng liên tục qua các năm 2011, 2012 và 2013 nhưng chỉ chiếm giá trị nhỏ so với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sự biến động tăng liên tục của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như trên là do công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn có những chiến lược kích cầu hiệu quả để tăng doanh thu và mở rộng thị trường tiêu thụ. Các khoản doanh thu tài chính có được chủ yếu do lãi từ tiền gửi ngân hàng và các khoản chênh lệch tỷ giá từ mua hàng nước ngoài.
Về chi phí, qua bảng trên ta thấy giá vốn hàng bán có giá trị lớn nhất và tăng liên tục qua các năm. Cụ thể, trong giai đoạn 2011-2013, giá vốn hàng bán thấp nhất là năm 2011 (1.680,761 triệu đồng), giá vốn hàng bán cao nhất năm trong 2013 (3.850,352 triệu đồng), nhưng mức tăng cao nhất là giai đoạn