Hiện nay công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn đang sử dụng phần mềm kế toán Trisoft. Phần mềm kế toán trisoft được viết bởi công ty kế toán Thanh Trí. Phần mềm trisoft được chia làm phần mềm kho, phần mềm kế toán, phần mềm công nợ phải thu, phần mềm công nợ phải trả và các sheet có liên quan đến công việc kế toán.Trình tự sử dụng phần mềm trisoft là: phần mềm kho phần mềm kế toán phần mềm công nợ phải thu (hoặc phần mềm công nợ phải trả). Cụ thể như sau:
- Kế toán kho nhận được hóa đơn bán hàng từ phòng kinh doanh (hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp gửi đến) sẽ tiến hành nhập liệu vào màn hình nhập liệu của phần mềm kho. Sau đó, phần mềm sẽ tự động kết xuất phiếu xuất kho (phiếu nhập kho). Đồng thời, phần mềm kho cũng tự động cập nhật tính giá vốn hàng bán cho từng loại hàng hóa. Bên cạnh đó, phần mềm cũng tự động cập nhật các nghiệp vụ lên sổ cái 632.
- Sau khi in phiếu xuất kho (phiếu nhập kho), kế toán kho (kiêm thủ kho) tiến hành kiểm tra thủ tục xuất kho (nhập kho). Tiếp đến kế toán kho chuyển hóa đơn bán hàng (hóa đơn mua hàng) và phiếu xuất kho (phiếu nhập kho) cho kế toán công nợ. Tại đây kế toán công nợ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, tiến hành nhập thông tin cần thiết vào màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tự động cập nhật nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung và các sổ cái liên quan. Bên cạnh việc nhập liệu vào phần mềm kế toán, kế toán công nợ lại nhập liệu vào phần mềm công nợ phải thu (công nợ phải trả). Phần mềm công nợ tự động cập nhật số tiền cần thu (cần trả) theo khách hàng (nhà
84
cung cấp), đồng thời phần mềm cũng kết xuất bảng tổng hợp công nợ phải thu (phải trả) khi có yêu cầu.
- Khi hoàn tất việc nhập liệu kế toán công nợ chuyển hóa đơn bán hàng (hóa đơn mua hàng), phiếu xuất kho (phiếu nhập kho) sang cho kế toán tiền. Khi khách hàng đến thanh toán tiền hàng (đến hạn thanh toán nhà cung cấp) kế toán tiền đối chiếu các thông tin trên chứng từ, nhập liệu vào phần mềm kế toán và in phiếu thu (phiếu chi) sau đó chuyển các chứng từ cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm công nợ để cập nhật lại số nợ.
Hình minh họa phần mềm kế toán trisoft
Hình 4.43: Minh họa phần main phần mềm Trisoft