Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trung thực của thông tin trên các báo cáo để ra quyết định. Các tổ chức phải có chính sách và các thủ tục kiểm soát thích hợp để duy trì việc cung cấp thông tin kế toán chính xác và trung thực. Các chính sách và thủ tục là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, việc đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ xem có hoàn thiện hay không là một trong những việc cần thiết trong phân tích hệ thống thông tin kế toán.
Có nhiều phương pháp để đánh giá sự hoàn thiện của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một trong những cách mà người ta thường sử dụng đó là đánh giá dựa trên bảng câu hỏi.
Ở bài viết này em sử dụng công cụ bảng câu hỏi để đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi sử dụng 38 câu hỏi theo mẫu, để khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ trên 5 mảng: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Dùng phương pháp quan sát các hoạt động trong hệ thống kiểm soát nội bộ để trả lời các câu hỏi trong bảng trên. Các câu trả lời gồm: “có”, “không” và “không áp dụng”. Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn ( phụ lục số 1).
Thông qua bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn với tổng số câu hỏi là 38 câu, ta thấy có 31 câu trả lời “Có” chiếm tỉ lệ 81,579% và số câu trả lời “không” là 7 tương ứng với tỉ lệ 18,421%. Số câu trả lời “không áp dụng” là 0 câu chiếm tỷ lệ 0%. Qua tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đã thể hiện ở trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị là tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn chứa đựng nhiều rủi ro, các rủi ro này thể hiện ở các câu trả lời “không”.
37 Cụ thể:
- Nhân viên không đảm bảo những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình. Điều này do nhân viên thiếu năng lực chuyên môn hoặc thiếu kinh nghiệm công việc. Do đó có khả năng rất cao xảy ra các sai sót trong công việc của nhân viên.
- Công ty không thực hiện phân quyền mà tập trung mọi quyền hành quyết định về cấp lãnh đạo, điều này có thể dẫn đến các cấp lãnh đạo lạm dụng quyền hạn quản lý của mình.
- Không có sự tách biệt giữa chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản. Điều này có thể dẫn đến rủi ro mất cắp tài sản rất lớn.
- Không có hạn chế quyền truy cập vào các chương trình máy tính. Điều này có thể dẫn đến rủi ro các nhân viên không có thẩm quyền truy cập vào hệ thống để sửa đổi, sao chép hay đánh cắp dữ liệu công ty.
- Không có phần mềm kiểm soát nhằm hạn chế đối tượng truy cập. Điều này xảy ra rủi ro người không có trách nhiệm tự do truy cập vào hệ thống.
- Việc không xem xét và đánh giá lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch. Trong trường hợp kết quả kinh doanh không tốt thì việc này sẽ làm cho công ty không tìm được những nguyên nhân, sai sót làm ảnh hưởng xấu đến công ty.
- Không thực hiện việc giám sát thường xuyên thông qua ý kiến đóng góp của khách hàng có thể làm công ty bỏ qua các sai sót làm cho khách hàng không hài lòng, từ đó có thể dẫn đến công ty mất khách hàng.
- Tuy nhiên, phần lớn các rủi ro đều được ngăn chặn bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
- Có bản phân công công việc trong đó quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của một công việc cụ thể mà xem xét phạm vi cá nhân phải tự thực hiện và phạm vi cần giám sát. Việc này là rất cần thiết vì việc có trong tay bảng mô tả công việc trong đó quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ giúp nhân viên chủ động và nhận biết rõ công việc của mình, tránh được những rủi ro sai sót trong công việc.
- Có sự tách biệt giữa chức năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hoặc chức năng phê chuẩn và chức năng hạn chế được rất nhiều việc thông đồng trong việc tạo ra các nghiệp vụ không có thật hoặc đánh cắp tài sản.
- Các chứng từ có được đánh số liên tục trước khi sử dụng sẽ làm cho việc kiểm soát diễn ra dễ dàng hơn, tránh thất lạc, dễ dàng truy cập.
38
- Các chứng từ có được thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu, dễ sử dụng giúp thuật tiện cho việc ghi chép và truyền tải thông tin.
- Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế có được thực hiện định kỳ giúp công ty hạn chế việc mất cắp tài sản.
- Quan hệ của bộ phận kiểm tra giám sát với các đơn vị khác của công ty có trên tinh thần độc lập, hợp tác và hỗ trợ, việc này tránh cho các nhân viên trong công ty thông đồng, hoạt động động kiểm soát diễn ra hiệu quả.