thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
4.3.1.1 Đặt hàng
* Sơ đồ dòng dữ liệu
Yêu cầu mua hàng
Dữ liệu nhà cung cấp Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
65
Bộ phận có nhu cầu
Giấy yêu cầu mua hàng Bắt đầu
Kiểm tra, xét duyệt yêu cầu
Giấy yêu cầu mua hàng được xét
duyệt
A
Phòng Kinh doanh
Giấy yêu cầu mua hàng được xét
duyệt A
Kiểm tra, lựa chọn nhà cung
cấp, lập đơn đặt hàng
Giấy yêu cầu mua hàng được xét duyệt 1 2 Đơn đặt hàng N Nhà cung cấp
* Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng
Hình 4.25: Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng
Chu trình chi phí bắt đầu bằng hoạt động đặt hàng. Hoạt động xảy ra khi có một bộ phận bất kỳ trong công ty có nhu cầu về hàng hóa hay dịch vụ nào đó. Khi bộ phận có yêu cầu về hàng hóa hay dịch vụ thì sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu (có sự ký duyệt đồng ý của trưởng bộ phận) chuyển cho phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh kiểm tra về hàng hóa, dịch vụ yêu cầu. Nếu yêu cầu được chấp thuận, phòng kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng thành 2 liên. Liên 2 gửi cho nhà cung cấp, liên 1 lưu tại bộ phận cùng với giấy yêu cầu mua hàng được xét duyệt.
* Tập tin
Tập tin nhà cung cấp cung cấp thông tin về Mã người bán, Tên người bán, Địa chỉ, Số điện thoại, Fax, Mã số thuế.
* Chứng từ
- Giấy yêu cầu hàng do bộ phận có yêu cầu lập. Thông tin gồm: Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Lý do. Giấy yêu cầu phải có xác nhận của người quản lý bộ phận.
66
- Đơn đặt hàng là chứng từ do bộ phận kinh doanh lập. Tương tự như ở chu trình doanh thu, đơn đặt hàng cung cấp thông tin về: Tên nhà cung cấp, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thời gian giao hàng, Địa điểm giao hàng, Phương thức thanh toán, Điều kiện thanh toán.
* Nhận xét (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hoạt động đặt hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn diễn ra nhanh chóng, các chứng từ luân chuyển hợp lý, tuy nhiên trong hoạt động này chỉ có sự xét duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu mà không có sự xét duyệt của giám đốc, điều này có thể dẫn đến rủi ro là bộ phận yêu cầu các loại hàng hóa không hợp lý.
- Trong hoạt động này có sử dụng một tập tin nhà cung cấp, tập tin quản lý khá đầy đủ thông tin về nhà cung cấp.
- Chứng từ sử dụng có hai loại, giấy yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng cung cấp đủ thông tin cần thiết, thiết kế đơn giản dễ sử dụng, luân chuyển cũng như lưu trữ.
4.3.1.2 Nhận hàng
* Sơ đồ dòng dữ liệu
Hóa đơn mua hàng Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Hàng tồn kho
Hình 4.26: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động nhận hàng Nhà cung cấp Kiểm tra, lập phiếu nhập kho 2.1 Xác nhận phiếu nhập kho 2.2 Nhập kho, kiểm tra hàng 2.3 Bộ phận có yêu cầu Kế toán công nợ
67
Kế toán kho Bộ phận kho-giao,
nhận
Nhà cung cấp
2
Hóa đơn mua hàng Nhập liệu vào phần mềm In phiếu nhập kho Tập tin hàng tồn kho 2
Hóa đơn mua hàng 1 2 3 Phiếu nhập kho Kiểm tra, xét duyệt, ký tên 1 2 3 Phiếu nhập kho được xét duyệt A Kế toán công nợ 1 2 3 Phiếu nhập kho được xét duyệt A Ký tên, xuất hàng 1 2 3 Phiếu nhập kho được xét duyệt Kế toán công nợ N Bộ phận có yêu cầu
* Lưu đồ mô tả hoạt động nhận hàng
Hình 4.27: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận hàng
Hoạt động nhận hàng là hoạt động tiếp theo trong chu trình chi phí. Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được đưa đến công ty kèm hóa đơn thì kế toán kho nhận hóa đơn và nhập liệu vào phần mềm kho. Phần mềm kho kết xuất ra 3 phiếu nhập kho. Số phiếu này đưa đến kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho thủ kho (kiêm kế toán kho). Hóa đơn mua hàng chuyển cho kế toán công nợ.
68
Phiếu nhập kho được ký duyệt được thủ kho xác nhận và cho nhập kho hàng hóa. Sau đó, liên 1 phiếu nhập kho lưu, liên 2 chuyển cho bộ phận có yêu cầu xác nhận về việc nhập kho hàng hóa dịch vụ yêu cầu, liên 3 giao cho kế toán công nợ làm căn cứ ghi nhận nợ.
* Tập tin
Tập tin hàng tồn kho (trình bày ở chu trình doanh thu) lưu trữ, quản lý về hàng hóa trong kho. Tập tin này bao gồm các thông tin: Số phiếu, Ngày, Diễn giải, Số chứng từ, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng nhập, Thành tiền nhập, Số lượng xuất, Đơn giá xuất, Thành tiền xuất.
* Chứng từ
Hóa đơn mua hàng gồm các thông tin: Tên nhà cung cấp, Địa chỉ nhà cung cấp, Mã số thuế nhà cung cấp, Điện thoại của nhà cung cấp, Tên khách hàng, Mã số thuế, điện thoại, Địa chỉ, Điều khoản thanh toán, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Cộng tiền hàng, Thuế suất giá trị gia tăng, Tiền thuế giá trị gia tăng, tổng cộng tiền thanh toán (bằng số, bằng chữ).
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
69
Phiếu nhập kho do bộ phận kho-giao, nhận lập gồm các thông tin: Người giao, lý do nhập xuất, nhập tại kho, tên hàng, đơn vị tính, số chứng từ, số lượng nhập theo chứng từ, số lượng thực nhập, đơn giá, thành tiền.
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
Hình 4.29: Minh họa phiếu nhập kho số 04
* Nhận xét (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Từ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ mô tả hoạt động nhận hàng ta nhận thấy được hoạt động này diễn ra đơn giản, chỉ có hai bộ phận tham gia. Có bộ phận xét duyệt rõ ràng. Các chứng từ được luân chuyển một cách nhanh chóng, lưu trữ hợp lý.
Tuy nhiên trong hoạt động gửi hàng ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn còn có một số nhược điểm như:
- Có sự kiêm nhiệm giữa kế toán kho và thủ kho, đều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro trong đó phải kể đến rủi ro kế toán lập sai để chiếm dụng hàng hóa công ty.
- Không có sự tách riêng giữa bộ phận giao nhận và bộ phận kho, thiếu một chứng từ để xác định số hàng đã đặt (đơn đặt hàng) để đối chiếu xem hàng chuyển đến có phù hợp với yêu cầu hay không.
70
- Về tập tin, hoạt động nhận hàng sử dụng tập tin hàng tồn kho cũng giống như nhận xét ở chu trình doanh thu, tập tin này quản lý thông tin khá đầy đủ và hiệu quả.
- Chứng từ:
Hóa đơn mua hàng:
+ Hóa đơn đã điền đầy đủ thông tin cần thiết.
+ Có đánh số thứ tự và số liên rõ ràng, điền rõ lưu, giao cho khách hàng hay lưu hành nội bộ.
+ Hóa đơn mua hàng có chữ ký của người mua hoặc có đóng dấu xác nhận bán hàng qua điện thoại.
Phiếu nhập kho:
+ Quan sát trên phiếu nhập kho của công ty ta thấy phiếu nhập kho chứa đầy đủ thông tin cần thiết.
+ Thiết kế nhỏ gọn dễ dàng luân chuyển cũng như lưu trữ. + Được đánh số thứ tự, điền được các thông tin.
+ Có đầy đủ chữ ký xét duyệt của kế toán trưởng và của thủ kho. Tuy nhiên phiếu xuất kho cũng có những hạn chế như:
+ Thiếu đánh số liên.
+ Phần tên người giao không điền được. + Thiếu phần chữ ký của người giao.
4.3.1.3 Xác định nghĩa vụ thanh toán
* Sơ đồ dòng dữ liệu Dữ liệu vềnhà cung cấp Phiếu nhập kho Hóa đơn Nợ phải trả nhà cung cấp Hình 4.30: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán
Ghi nhận nợ 3.2 Kiểm tra hóa đơn 3.1 Bộ phận kho- giao, nhận Kế toán kho Hệ thống ghi sổ cái
71 Kế toán công nợ Kế toán kho Bộ phận kho-giao, nhận Nhập liệu vào phần mềm Tự động cập nhật vào sổ kế toán Công nợ phải trả Tập tin tổng hợp ghi sổ cái Tập tin công nợ phải trả Kế toán tiền 2
Hóa đơn mua hàng
2
Hóa đơn mua hàng 3 Phiếu nhập kho được xét duyệt 3 Phiếu nhập kho được xét duyệt
* Lưu đồ mô tả hoạt động xác nhận nghĩa vụ thanh toán
Hình 4.31: Lưu đồ mô tả hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán
Hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán được tiến hành khi kế toán kho chuyển hóa đơn mua hàng cùng với bộ phận kho-giao, nhận chuyển phiếu nhập kho sang cho kế toán công nợ.
Tại đây kế toán công nợ đối chiếu hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, nhập liệu thông tin cần thiết vào phần mềm. Phần mềm kế toán tự động kết chuyển thông tin vào sổ sách liên quan. Tiếp đến kế toán công nợ lại nhập liệu thông tin vào phần mềm công nợ phải trả để phần mềm cập nhật số tiền phải trả cho nhà cung cấp.
Khi có yêu cầu từ nhà quản lý, kế toán công nợ tiến hành in báo cáo công nợ phải trả. Hóa đơn cùng phiếu nhập kho chuyển cho kế toán tiền.
72 Lựa chọn thanh toán 4.1 Xét duyệt thanh toán 4.2 Lập chứng từ thanh toán 4.3 Xác nhận thanh toán 4.4 Giảm nợ 4.5 Hệ thống ghi sổ cái * Tập tin (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tập tin tổng hợp ghi sổ cái. Giống như giới thiệu ở phần lập hóa đơn và theo dõi nợ, tập tin này dùng để tổng hợp thông tin kết chuyển để ghi vào các sổ sách kế toán kết xuất các báo cáo tài chính. Tập tin có các trường: Ngày tháng ghi sổ, Chứng từ (Số hiệu, Ngày phát sinh), Diễn giải các nghiệp vụ phát sinh, Số hiệu tài khoản (Nợ, Có), Số tiền phát sinh.
Tập tin phải trả nhà cung cấp. Tập tin này quản lý sự thay đổi số dư phải trả khách hàng. Tập tin gồm: Ngày tháng ghi sổ, Chứng từ (Số hiệu, Ngày phát sinh), Diễn giải các nghiệp vụ phát sinh, Mã người bán (Phải trả, Đã trả), Tên người bán, Số tiền phát sinh.
* Chứng từ, báo cáo
Báo cáo công nợ phải trả gồm các thông tin: Mã người bán, tên người bán, dư đầu kỳ (phải trả, đã trả), phát sinh (phải trả, đã trả), dư cuối kỳ (phải trả, đã trả).
* Nhận xét:
- Về quy trình hoạt động xử lý nợ diễn ra đơn giản, nhanh chóng, không cần có bộ phận kiểm soát nhưng vẫn đảm bảo được độ tin cậy cao.
- Về hai tập tin được sử dụng trong hoạt động chứa các trường tương tự nhau, thuận lợi cho nhập liệu.
4.3.1.4 Thanh toán
* Sơ đồ dòng dữ liệu
Nợ phải trả nhà cung cấp
73 Kế toán tiền Kế toán công nợ Nhập liệu vào phần mềm In phiếu chi 1 2 3 Phiếu chi Thủ quỹ Xét duyệt, ký lập A N C Nhà cung cấp Kế toán công nợ A C Tập tin tổng
hợp ghi sổ cái Nhập liệu
Tự động cập nhật Công nợ phải trả Bảng tổng hợp công nợ phải trả N 2
Hóa đơn mua hàng
3
Phiếu nhập kho được xét duyệt
2
Hóa đơn mua hàng 3 Phiếu nhập kho được xét duyệt 1 2 3 Phiếu chi B B 1 2 3
Phiếu chi được ký duyệt
3
Phiếu chi được ký duyệt 2
Hóa đơn mua hàng
3
Phiếu nhập kho được xét duyệt
2
Hóa đơn mua hàng
3
Phiếu nhập kho được xét duyệt
3
Phiếu chi được ký duyệt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Lưu đồ mô tả thanh toán
Hình 4.33: Lưu đồ mô tả hoạt động thanh toán
Khi đến hạn thanh toán. Kế toán tiền đối chiếu hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm tự động cập nhật nhà cung cấp, số tiền thanh toán theo số hóa đơn và kết xuất ra phiếu chi. Phiếu chi được in thành 3 liên. Tất cả các phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ. Về hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho sau khi nhập liệu được trả lại kế toán công nợ.
74
Khi nhận được 3 phiếu chi, thủ quỹ (kiêm kế toán tiền) tiến hành ký lập và chuyển sang cho kế toán trưởng ký duyệt và giám đốc xác nhận. Sau khi được ký duyệt, liên 1 phiếu chi được lưu lại, liên 2 gửi đến khách hàng, liên 3 chuyển đến kế toán công nợ làm căn cứ ghi giảm nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Kế toán công nợ nhận được phiếu chi từ thủ quỹ và hóa đơn mua hàng cùng với phiếu nhập kho do kế toán tiền chuyển sang tiến hành đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm công nợ để ghi giảm nợ phải trả nhà cung cấp. Sau đó các chứng từ này được lưu lại tại bộ phận.
Trường hợp trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền lập ủy nhiệm chi có xác nhận đồng ý của kế toán trưởng cùng chữ ký của giám đốc gửi đến ngân hàng. Sau khi nhận được giấy báo nợ, kế toán tiền nhập liệu nghiệp vụ vào phần mềm và chuyển chứng từ cho kế toán công nợ nhập liệu cào phần mềm công nợ phải trả.
* Tập tin
Trong giai đoạn gửi hàng này có hai tập tin là tập tin tổng hợp ghi sổ cái và tập tin phải trả nhà cung cấp. Các tập tin này đã được giới thiệu ở phần xác nhận nghĩa vụ thanh toán.
* Chứng từ
- Phiếu chi do công ty lập chứa thông tin: Người nộp tiền, địa chỉ, Lý do nộp, Số tiền (viết bằng số và bằng chữ).
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
75
- Ủy nhiệm chi gồm thông tin về tên ngân hàng, tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên đơn vị thụ hưởng, số tài khoản, ngân hàng bên thụ hưởng, số tiền, nội dung.
- Giấy báo nợ do ngân hàng gửi đến công ty xác nhận đã chuyển trả số tiền mà công ty đã nhờ ngân hàng trả thông qua ủy nhiệm chi.
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
Hình 4.35: Minh họa giấy báo nợ trả tiền theo hóa đơn 1156 * Nhận xét
- Từ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ mô tả hoạt động thanh toán ta nhận thấy được hoạt động diễn ra đơn giản, ít bộ phận tham gia. Có bộ phận xét duyệt rõ ràng. Các chứng từ được luân chuyển một cách nhanh chóng, lưu trữ hợp lý.
Tuy nhiên trong hoạt động gửi hàng ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn còn có một số nhược điểm như có sự kiêm nhiệm giữa kế toán tiền và thủ quỹ.
- Về tập tin, hoạt động gửi hàng sử dụng 2 tập tin tổng hợp ghi sổ cái và tập tin công nợ phải thu đã nhận xét ở phần nhận và xử lý đơn hàng.
- Chứng từ: Phiếu chi:
+ Phiếu chi được thiết kế nhỏ gọn, dễ luân chuyển và lưu trữ. + Phiếu chi có thiết kế theo giống mẫu của bộ tài chính.
76
+ Có đánh số thứ tự trước, có điền đầy đủ thông tin. + Có chữ ký xét duyệt rõ ràng.
Tuy nhiên phiếu chi thường không có chữ ký của người nộp tiền.
Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ: thiết kế nhỏ gọn, theo mẫu bộ tài chính, ghi đầy đủ thông tin và có đủ các chữ ký đầy đủ.
4.3.1.5 Ứng dụng chu trình doanh thu cho một nghiệp vụ cụ thể
Ngày 10/06/2014, theo yêu cầu của bộ phận kho- giao, nhận mua hàng hóa về phục vụ cho việc kinh doanh nên bộ phận kho- giao, nhận lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho phòng kinh doanh về việc mua một Laptop Dell 4100. Phiếu yêu cầu mua hàng có xét duyệt của thủ kho.
Phòng kinh doanh xem xét giấy yêu cầu mua hàng và quyết định đặt hàng doanh nghiệp tư nhân Ngọc Loan (mã số thuế 0302771619, địa chỉ: 13, Nguyễn Thiện Thuật, Phường 14, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, số diện thoại (08) 3841 6830). Hình thức đặt hàng: đặt hàng qua điện thoại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});