THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN
Hoạt động trong chu trình doanh thu của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn chủ yếu là hoạt động cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: Nhận và xử lý đơn hàng, giao hàng, theo dõi nợ, thu tiền.
40 Ngân hàng Đặt hàng 1.0 Giao hàng 2.0 Theo dõi nợ 3.0 Thu tiền 4.0 Hệ thống lương Chu trình chi phí Khách hàng Hệ thống sổ cái Hình sau trình bày sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu.
Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bắt đầu bằng hoạt động đặt hàng. Ở hoạt động này, khách hàng tìm đến nhân viên bán hàng ở phòng kinh doanh của công ty để trao đổi thông tin và đặt hàng cho công ty. Hoạt động đặt hàng được liên kết với hệ thống lương nhằm tính tiền thưởng doanh số cho nhân viên bán hàng. Bên cạnh đó hoạt động đặt hàng cũng có liên quan đến chu trình chi phí, ở phần chi phí sẽ trình bày rõ hơn.
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, thì công ty tiếp tục tổ chức hoạt động gửi hàng cho khách hàng. Hàng hóa được kiểm tra về tên cũng như số lượng sau đó chuyển hàng đến cho khách.
Tiếp theo là hoạt động theo dõi nợ. Khi hàng chuyển đến cho khách hàng đồng thời trong công ty cũng ghi nhận các nghiệp vụ thiếu tiền hàng của khách hàng vào hệ thống sổ cái để theo dõi nợ.
Cuối cùng là hoạt động thanh toán, khách hàng trả tiền hàng cho công ty, kế toán ghi nhận giảm nợ vào hệ thống sổ kế toán.
41 Khách hàng Kiểm tra hàng tồn kho 1.1 Lập hóa đơn 1.2 Xét duyệt hóa đơn 1.3 Phòng kế toán 4.2.1.1 Nhận và xử lý đơn hàng
* Sơ đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng
Hàng tồn kho Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn
42
* Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng
Hình 4.3: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng
Chu trình doanh thu bắt đầu khi khách hàng đến công ty đặt hàng ở phòng kinh doanh. Khách hàng có thể đặt hàng ở công ty bằng nhiều cách: đến đặt hàng trực tiếp tại phòng kinh doanh, đặt hàng qua webside công ty, đặt hàng qua điện thoại.
Phòng Kinh doanh Bắt đầu Khách hàng Đơn đặt hàng Kiểm tra, xét duyệt, lập hóa đơn Đơn đặt hàng 1 2 3 Hóa đơn 1 2 Kiểm tra, xét duyệt, ký tên Kế toán kho N 3
Hóa đơn được ký duyệt
Khách hàng
43
Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, công ty tiến hành kiểm tra tên hàng, số lượng hàng và đối chiếu với hàng tồn kho, sau đó phòng kinh doanh lập hóa đơn thành 3 liên.
Số hóa đơn sau khi lập được đưa đến giám đốc xem xét, nếu đồng ý bán, giám đốc ký tên lên hóa đơn. Sau khi hóa đơn được xét duyệt bởi giám đốc, phòng kinh doanh chuyển liên 2 của hóa đơn cho khách hàng, liên 3 của hóa đơn chuyển cho kế toán kho, liên 1 của hóa đơn lưu lại cùng đơn đặt hàng.
* Tập tin
Tập tin khách hàng dùng để lưu thông tin về khách hàng. Một khách hàng có một mã khách hàng duy nhất. Mã khách hàng dùng để liên kết với các tập tin khác. Tập tin này bao gồm: Mã người mua, Tên người mua, Địa chỉ, Số điện thoại, Fax, Mã số thuế.
Tập tin hàng tồn kho lưu trữ, quản lý về hàng hóa trong kho. Tập tin này bao gồm các thông tin: Số phiếu, Ngày, Diễn giải, Số chứng từ, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng nhập, Thành tiền nhập, Số lượng xuất, Đơn giá xuất, Thành tiền xuất.
* Chứng từ
a. Đơn đặt hàng:
Đơn đặt hàng là chứng từ do người mua cung cấp thông tin về: Tên khách hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện thanh toán.
Đơn đặt hàng có thể được khách hàng gửi trực tiếp đến công ty hoặc có thể cung cấp thông tin qua điện thoại hoặc điền thông qua Webside của công ty.
Hình 4.4: Minh họa khai báo thông tin đặt hàng qua Webside ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn (phần phụ lục số 2).
Hình 4.5: Minh họa khai báo thông tin thanh toán qua Webside ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn (phụ lục số 3).
b. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn được lập dựa trên việc kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như lệnh bán hàng, phiếu xuất kho. Hóa đơn bao gồm các thông tin: Họ tên người mua hàng, Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ, Hình thức thanh toán, Số tài khoản, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Cộng tiền hàng, Thuế giá trị gia tăng, Tiền thuế giá trị gia tăng, Tổng số tiền thanh toán, Số tiền viết bằng chữ.
44
Hình minh họa hóa đơn bán hàng do công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn lập
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
Hình 4.6: Hóa đơn bán hàng qua điện thoại (liên 1)
* Nhận xét:
- Qua sơ đồ dòng dữ liệu cùng với lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng ta thấy hoạt động nhận và xử lý đơn hàng ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn diễn ra đơn giản, hiệu quả, có xét duyệt rõ ràng, điều này đã giảm thiểu nhiều rủi ro cho công ty, cụ thể:
+ Hoạt động xét duyệt, kiểm tra thông tin hàng trên đơn đặt hàng với hàng tồn kho đã làm giảm rủi ro bán sai mặt hàng hoặc sai số lượng hàng cho khách.
+ Hóa đơn bán hàng có sự ký duyệt của giám đốc, điều này hạn chế được rủi ro phòng kinh doanh lập khống hóa đơn.
45
+ Phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng, điều này làm cho hoạt động nhận và xử lý đơn hàng trở nên nhanh hơn, ít bộ phận tham gia.
Tuy nhiên, trong hoạt động này ta lại thấy rõ những nhược điểm như: Phòng kinh doanh chỉ kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng nhưng không kiểm tra thông tin về khách hàng cũng như hạn mức tín dụng của họ, điều này làm tăng nguy cơ bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán làm thất thoát tiền hàng của công ty.
- Trong hoạt động nhận và xử lý đơn hàng có sự xuất hiện của hai tập tin là tập tin khách hàng và tập tin hàng tồn kho. Hai tập tin này quản lý đầy đủ thông tin về khách hàng và hàng tồn kho.
- Các chứng từ trong hoạt động này quản lý đầy đủ thông tin, thiết kế đơn giản, nhỏ gọn thuận lợi cho việc luân chuyển và lưu trữ. Đặt biệt, qua hình minh họa hóa đơn bán hàng ta thấy:
+ Hóa đơn đã điền đầy đủ thông tin cần thiết.
+ Có đánh số thứ tự và số liên rõ ràng, điền rõ lưu, giao cho khách hàng hay lưu hành nội bộ.
+ Hóa đơn bán có chữ ký của người mua hoặc có đóng dấu xác nhận bán hàng qua điện thoại.
+ Hóa đơn cũng được ký xét duyệt của giám đốc và đóng dấu đầy đủ.
4.2.1.2 Gửi hàng
* Sơ đồ dòng dữ liệu
Hóa đơn bán hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Hình 4.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động gửi hàng Phòng kinh doanh Lập phiếu xuất kho 2.1 Xét duyệt phiếu xuất kho 2.2 Xuất hàng 2.3 Khách hàng Kế toán công nợ
46
Kế toán kho Bộ phận kho-giao, nhận
3
Hóa đơn được ký duyệt Phòng kinh doanh Xét duyệt nhập liệu
In phiếu xuất kho
3
Hóa đơn được ký duyệt
1 2
3
Phiếu xuất kho
Kiểm tra, xét duyệt, ký tên
1 2
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt
A
1 2
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt A Ký tên, xuất hàng 1 2 3
Phiếu xuất kho được xét duyệt Khách hàng Kế toán công nợ N Kế toán công nợ Tập tin hàng tồn kho
* Lưu đồ mô tả hoạt động gửi hàng
Hình 4.8: Lưu đồ mô tả hoạt động gửi hàng
Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng được ký duyệt từ phòng kinh doanh, kế toán kho kiểm tra thông tin và tiến hành nhập liệu vào phần mềm kho. Phần mềm kho quản lý thông tin về hàng tồn kho, tự động kết xuất phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được in thành 3 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký xét duyệt.
47
Phiếu xuất kho sau khi được kế toán trưởng xét duyệt được chuyển sang cho bộ phận kho-giao, nhận. Lúc này thủ kho (trưởng bộ phận kho-giao, nhận kiêm kế toán kho) xuất hàng theo phiếu xuất kho và ký tên vào phiếu xuất kho. Sau đó phiếu xuất kho được chuyển đến các bộ phận khác như sau: liên 1 được lưu ở thủ kho (kiêm kế toán kho), liên 2 giao cho khách hàng kèm hàng hóa, liên 3 chuyển cho kế toán công nợ.
Hóa đơn bán hàng được ký duyệt được chuyển tới kế toán công nợ để bắt đầu hoạt động ghi nhận nợ.
Hàng hóa được giao cho khách hàng bằng hai cách: khách hàng đến công ty lấy hàng hoặc công ty chuyển đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu.
* Tập tin
Tập tin hàng tồn kho được giới thiệu ở phần nhận và xử lý đơn hàng.
* Chứng từ
Phiếu xuất kho này được bộ phận kho-giao, nhận lập dựa trên hóa đơn bán hàng được ký duyệt của phòng kinh doanh chuyển sang. Phiếu xuất kho cung cấp thông tin về: Người nhận, lý do xuất, xuất tại kho, tên hàng, đơn vị tính, số chứng từ, số lượng xuất theo chứng từ, số lượng thực xuất, đơn giá, thành tiền. Hình minh họa phiếu xuất kho:
Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn
Hình 4.9: Phiếu xuất kho số 6
* Nhận xét:
- Từ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ mô tả hoạt động gửi hàng ta nhận thấy hoạt động gửi hàng diễn ra đơn giản, chỉ có hai bộ phận tham gia. Có bộ phận xét duyệt rõ ràng. Các chứng từ được luân chuyển một cách nhanh chóng, lưu trữ hợp lý.
48
Tuy nhiên trong hoạt động gửi hàng ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn còn có một số nhược điểm như:
+ Có sự kiêm nhiệm giữa kế toán kho và thủ kho, đều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro trong đó phải kể đến rủi ro kế toán lập sai để chiếm dụng hàng hóa công ty.
+ Không có sự tách riêng giữa bộ phận giao nhận và bộ phận kho, cũng như thiếu một chứng từ thể hiện là đã giao hàng cho người mua (như vận đơn) đều này có thể dẫn đến nguy cơ chiếm dụng hàng khi đang chuyển cho khách hàng.
- Về tập tin, hoạt động gửi hàng sử dụng tập tin hàng tồn kho và đã nhận xét ở phần nhận và xử lý đơn hàng.
- Chứng từ: Quan sát trên phiếu xuất kho của công ty ta thấy: + Phiếu xuất kho chứa đầy đủ thông tin cần thiết.
+ Thiết kế nhỏ gọn dễ dàng luân chuyển cũng như lưu trữ. + Được đánh số thứ tự trước.
+ Điền được các thông tin, có đầy đủ chữ ký xét duyệt của kế toán trưởng và của thủ kho.
Tuy nhiên phiếu xuất kho cũng có những hạn chế như: + Thiếu đánh số liên.
+ Phần tên người nhận không điền được, thiếu phần đơn giá thành tiền do công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cuối kỳ nên cuối kỳ phần mềm không cập nhật kịp thời được.
+ Thiếu phần chữ ký của khách hàng. Điều này có thể dẫn đến kế toán công nợ hạch toán trước khi khách hàng nhận được hàng hoặc hàng bị mất.
49
Kế toán công nợ
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt 3
Hóa đơn được ký duyệt Kế toán kho Bộ phận kho-giao, nhận Xét duyệt nhập liệu Phần mềm tự động cập nhật vào sổ kế toán Tập tin tổng hợp ghi sổ cái Tập tin công nợ phải thu 3
Hóa đơn được ký duyệt
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt Báo cáo công nợ phải thu Kế toán tiền 4.2.1.3 Theo dõi nợ * Sơ đồ dòng dữ liệu
Hóa đơn Phiếu xuất kho
Nợ phải thu khách hàng
Hình 4.10: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động theo dõi nợ
* Lưu đồ mô tả hoạt động theo dõi nợ
Hình 4.11: Lưu đồ mô tả hoạt động theo dõi nợ Kế toán kho Ghi nhận nợ 3.1 Bộ phận kho-giao, nhận Theo dõi nợ 3.2 Hệ thống sổ cái
50
Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng từ kế toán kho chuyển sang, kế toán công nợ đối chiếu thông tin với phiếu xuất kho được ký duyệt do bộ phận kho-giao, nhận gửi sang và tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tự động cập nhật vào sổ kế toán.
Bên cạnh đó, kế toán công nợ cũng tiến hành nhập liệu vào phần mềm công nợ phải thu. Phần mềm công nợ phải thu quản lý khách hàng theo mã khách hàng (mỗi khách hàng của công ty có một mã riêng). Khi có yêu cầu, kế toán công nợ tạo bảng in báo cáo công nợ phải thu từ phần mềm để phục vụ cho nhà quản trị.
* Tập tin
Tập tin tổng hợp ghi sổ cái. Tập tin này dùng để tổng hợp thông tin kết chuyển để ghi vào các sổ sách kế toán kết xuất các báo cáo tài chính. Tập tin có các trường: Ngày tháng ghi sổ, Chứng từ (Số hiệu, Ngày phát sinh), Diễn giải các nghiệp vụ phát sinh, Số hiệu tài khoản (Nợ, Có), Số tiền phát sinh.
Tập tin phải thu khách hàng. Tập tin này quản lý sự thay đổi số dư phải thu khách hàng. Tập tin gồm: Ngày tháng ghi sổ, Chứng từ (Số hiệu, Ngày phát sinh), Diễn giải các nghiệp vụ phát sinh, Mã người mua (Phải thu, Đã thu), Tên người mua, Số tiền phát sinh.
* Chứng từ, báo cáo
Báo cáo công nợ phải thu gồm các thông tin: Mã khách hàng, tên khách hàng, dư đầu kỳ (phải thu, đã thu), phát sinh (phải thu, đã thu), dư cuối kỳ (phải thu, đã thu).
* Nhận xét:
- Về quy trình hoạt động xử lý nợ diễn ra đơn giản, nhanh chóng, không cần có bộ phận kiểm soát nhưng vẫn đảm bảo được độ tin cậy cao.
- Về hai tập tin được sử dụng trong hoạt động chứa các trường tương tự nhau, thuận lợi cho nhập liệu.
51
Lập chứng từ thanh toán 4.1
Xác nhận
thanh toán 4.2 Ghi giảm
nợ phải thu 4.3 Khách hàng Hệ thống sổ cái Ngân hàng 4.2.1.4 Thu tiền * Sơ đồ dòng dữ liệu
Tiền Nợ phải thu khách hàng
Phiếu thu
Phiếu thu Giấy nộp tiền
52 Kế toán tiền
3
Hóa đơn được ký duyệt
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt Kế toán công nợ Xét duyệt nhập liệu Phần mềm tự động cập nhật vào sổ kế toán, in phiếu thu Tập tin tổng
hợp ghi sổ cái
3
Hóa đơn được ký duyệt
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt 1 2 3 Phiếu thu A B Thủ quỹ B 1 2 3 Phiếu thu Xét duyệt 1 2 3
Phiếu thu được xét duyệt C Khách hàng N Kế toán công nợ A 3
Hóa đơn được ký duyệt
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt
C
3
Phiếu thu được xét duyệt Xét duyệt nhập liệu Phần mềm tự động cập nhật Tập tin công nợ phải thu 3
Hóa đơn được ký duyệt
3
Phiếu xuất kho được xét duyệt
3
Phiếu thu được xét duyệt
Báo cáo công nợ phải thu N
* Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền
Hình 4.13: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền
Khi khách hàng đến trả nợ, kế toán tiền sẽ kiểm tra đối chiếu với hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho do kế toán công nợ chuyển sang. Sau đó kế toán tiến hành nhập liệu những thông tin cần thiết vào phần mềm để tạo bản in phiếu thu. Phiếu thu được in thành 3 liên và chuyển sang cho thủ quỹ. Hóa