THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.2.1. Gỉai pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Bộ phận nhân sự trong công ty cần góp phần đạo tạo những nhân viên có năng lực, giảm nguy cơ phát sinh các sai sót và gia tăng mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ thực hiện. Luân chuyên các vị trí giữa các nhân viên trong phòng ban nhằm giúp nhân viên hiểu hết và có những kỹ năng cần thiết cho các công việc liên quan đến bộ phận của mình để có thể thay thế trong những trường hợp khẩn cấp. Mặt khác, việc luân chuyển cũng tạo nên sự giám sát lẫn nhau tốt hơn giữa các nhân viên qua việc nhân viên hiểu chi tiết các công việc ở những vị trí khác.
- Tuyển dụng thêm nhân viên để giảm bớt khối lượng công việc mà mỗi nhân viên đảm nhận.
- Cần phải tập trung và quy trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Đơn vị cần phải quy định rõ tiến độ thực hiện trong các thủ tục kiểm soát, trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ. Cách thức tiếp cận như vậy một mặt giảm thiểu sự chống chéo, mặt khác đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời, qua đó nâng cao hiệu quả của hệ thống.
- Việc thiết kếcơ cấu tổ chức phải dựa vào chức năng, đặc điểm công việc của từng bộ phận. Sự phân chia trách nhiệm cần phải chú ý đến việc uỷ nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm, sự tách biệt giữa các chức năng và phải được quy định thành văn bản cụ thể.
- Hạn chế quyền truy cập vào hệ thống máy tính cá nhân của từng bộ phận bằng việc quản lý máy tính bằng mật khẩu cá nhân chỉ. Mỗi bộ phận có một cơ sở dữ liệu riêng.
- Để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên các thông tin kinh tế xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các văn bản pháp quy mới của nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động của công ty hoặc tham dựcác khoá đào tạo về KSNB.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa cấp quản lý với nhân viên các phòng ban để lắng nghe, tiếp thu ý kiến cũng như phổ biến các chính sách quy định mới.
68
- Trước khi thực hiện một dự án kinh doanh ban quản lý cần đề ra bản kế hoạch chi tiết và triển khai hành động cụ thể với nhân viên để nâng cao hiệu quả của dự án.
5.2.2. Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
5.2.2.1. Chu trình mua hàng.thanh toán
- Ưu tiên chọn mua nguyên vật liệu từ NCC có uy tín, có chất lượng đảm bảo dựa vào của dữ liệu hàng bị trả lại của NCC đó và bộ phận báo cáo kiểm tra chất lượng.
- Quy định mức giá trị tối thiểu của đơn đặt hàng phải cần có đính kèm bảng báo giá ít nhất từ 3 NCC.
- Nên mua hàng ít nhất từ 2 nhà cung cấp để tránh sự lệ thuộc vào một nhà cung cấp nào đó.
- Liên tục cập nhật giá thị trường đểquy định mức giá chung cho nhân viên áp dụng khi thu mua trực tiếp từ nông dân.
- Định kỳ đánh giá lại việc giao hàng của NCC về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng để cập nhật danh sách NCC uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau đó.
- Việc giao nhận chúng từ giữa các bô phận phải ký nhận vào sộ chứng từ và ghi rõ ngày giờ nào để chứng từ được giao kịp và tránh tình trạng thất lạc chúng từ.
- Trên phiếu nhập kho do bộ phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hoá đơn người bán và gởi toàn bộ chứng từ sang cho bộ phận kho.
- Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng thực nhận vào kho với phiếu nhập kho trước khi ký nhận lên phiếu nhập kho và cho bộ phận kế toán.
- Kế toán cần đối chiếu số hoá đơn phiếu nhập kho với số lượng hàng nhập kho được ghi nhận trong hệ thống trước khi cập nhật công nợ phải trả người bán.
- Tách biệt chức năng lập phiếu chi và chi tiền.
- Quy định số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà cung cấp hằng tháng.
5.2.2.2. Chu trình sản xuất
Mặc dù quy trình sản xuất gần như được tựđộng hoá hoàn toàn nhưng khi đó nó lại phụ thuộc vào máy móc và thao tác của người vận hành. Do đó, ngoài hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB, quy trình sản xuất cũng còn gặp phải một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu qua của nó:
69
- Trang bị thiết bị lưu trữ điện năng và phát điện cho hệ thống điều khiển ở nhà máy sản xuất cũng như ở văn phòng. Có như vậy khi có sự có mất điện đột ngột các dữ liệu máy tính vẫn dc truyền, xử lý và lưu trong máy tính trước khi nguồn điện bị cắt.
- Ban hành chính sách luân phiên và chia giờ giải lao cho nhân viên nhà máy. Điều này giúp hạn chế xảy ra sai sót do sự mệt mỏi gây ra như nhập liệu sai các thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng.
5.2.2.3. Chu trình bán hàng - thu tiền
- Công ty ban hành bảng giá thống nhất và có sự cập nhật lại định kỳ. Kiểm soát giá bán cho từng lệnh bán hàng, chỉ cho nhân viên bán hàng thay đổi giá trong biên độ dao động cho phép. Như vậy một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau tuỳ vào khách hàng nhưng sẽ không xảy ra tình trạng thông đồng giữa nhân viên bán hàng với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hàng tháng, bộ phận kế toán phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng, ngoài hạn mức tín dụng, còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng.
- Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý.
- Công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng mà sự bị ngừng giao dịch. Trường hợp khi cần phải giao dịch với khách hàng này cần phải có sự phê chuẩn của giám đốc và chuyển sang điều khoản thanh toán ngay, đồng thời ghi nhận số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn. - Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho những khách hàng nợ quá lâu. làm ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh.
- Khuyển khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng để giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt vừa khuyến khích tăng doanh số đồng thời tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày cho khách hàng.
- Công ty cần tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt cuối ngày. Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu và phiếu chi lập trong ngày và đối chiếu với số dư tiền mặt trong hệ thống với quỹ trong két sắt. Tìm nguyên nhân và xin ý kiến người có thẩm quyền xử lý khi có sự chênh lệch.
5.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin
Mỗi bộ phận trực thuộc công ty đều được cấp một hệ thống máy tính riêng biệt và cơ sở dữ liệu riêng. Mỗi nhân viên sẽ giữ một tên truy cập và mật khẩu cá nhân dùng để truy cập. Các máy tính nhân viên, cần sử dụng chương trình gửi
70
mail bị hạn chế trên các loại tập tin gởi đính kèm, ngăn cấp việc truy cập các web và chương trình chat. Tuy nhiên cần phải thiết lập một máy tính riêng, không kết nối vào mạng nội bộnhưng có thể truy cập internet để nhân viên có thể tìm kiếm thông tin cần thiết.
Loại bỏ chức năng cài đặt các ứng dụng ở các máy tính thành viên. Chỉ có người quản trị hệ thống thông tin mới được phép cài đặt ứng dụng khi cần thiết. Thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất của chương trình diệt virus, cập nhật thông tin cảnh báo của các cơ quan phòng chống virus máy tính. Thông báo cho tất cả các nhân viên hiện tượng bị nhiệm virus để mỗi nhân viên phát hiện và thông báo xử lý kịp thời.
Cần thiết kế một phần mềm hệ thống quản lý thông tin chung cho cả công ty để hỗ trợ việc gửi báo cáo và trao đổi thông tin giữa cấp quản lý và nhân viên một cách dễ dàng. Đa dạng cách thực truyền thông trong nội bộ đơn vị, ngoài những cách thức truyền thông như trao đổi trực tiếp, họp giao ban, thông báo bằng văn bản… công ty nên xây dựng thêm những cách thức truyền thông mới đểngười nhận có thể nhận được thông tin kịp thời hơn như xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, mail, thăm dò qua mạng.…
5.3.4. Giải pháp phụ trợ từcác đối tượng liên quan
Công ty nên thực hiện biện pháp chia sẻ rủi ro như mua bảo hiểm cho nhà máy. Nghiêm túc thực hiện an toàn lao động, tổ chức các đợt phòng cháy chữa cháy đột xuất để tập cho nhân viên khảnăng đối phó với tai nạn bất ngờ.
Một hệ thống KSNB dù được thiết kế tốt thế nào đi chăng nữa nhưng nếu không có sự kiểm tra giám sát tốt thì hệ thống đó sẽ mất dần tính hữu hiệu. Mặt khác, khi điều kiện kinh doanh thay đổi thì hệ thống KSNB được thiết kế trước đây có thể không còn phù hợp trong tình hình mới. Hơn nữa, thông qua việc kiểm tra giám sát giúp đơn vị thấy được những khiếm khuyết trong thiết kế và vận hành hệ thống. Vì vậy, việc kiểm tra giám sát hệ thống KSNB cần phải được quan tâm ở mức độ cần thiết. Cụ thểnhư sau:
- Kiểm tra giám sát thường xuyên: ngoài việc thiết kế hệ thống để các nhân viên các phòng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau thì các cấp quản lý trong đơn vị phải thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện hằng ngày trong phạm vi quản lý. Một mặt giám sát việc thực hiện của nhân viên, mặt khác người quản lý cũng phát hiện được những chi tiết chưa hợp lý của chu trình. Giám sát thường xuyên cũng bao gồm việc ghi nhận những báo cáo về các khuyếm khuyết của hệ thống của những nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện.
71
- Phân tích đánh giá định kỳ: định kỳ các cấp quản lý tham gia trong chu trình phải phân tích, đánh giá sự hữu hiệu, sự phù hợp với điều kiện hiện tại của chu trình liên quan. Ban giám đốc cũng có thểđưa ra sựđánh giá thông qua những trao đổi với ban kiểm soát của công ty.
72
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1. KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nó được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang vừa mới thành lập nên đang còn trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện về mọi mặt: tổ chức quản lý cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh… Cũng như tất cả các bộ phận khác của công ty, bộ phận kiểm soát nội bộ cũng đang ngày càng hoàn thiện nhằm đạt được các mục tiêu của toàn đơn vị. Vấn đề này đang là vấn đề cần thiết. bức xúc và manh tính chất thời sự trong giai đoạn hiện nay không chỉ với công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang mà cả với các doanh nghiệp khác. Khi nhìn vào một doanh nghiệp để đánh giá bất kì một hoạt động nào của doanh nghiệp đó thì việc đầu tiên là người ta sẽ đặt ra câu hỏi: doanh nghiệp đó có hệ thống kiểm soát nội bộ hay không? Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả hay không? Câu trả lời sẽ quyết định đến các biện pháp quản lý cũng như các biện pháp kinh doanh mà người ta sẽ áp dụng đối với công ty.
Thông qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang, qua quá trình tìm hiểu các đặc điểm của công ty trên các mặt tổ chức quản lý cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh, qua sự hiểu biết phần nào về thực trạng hoạt động sản xuất của công ty cùng với vốn kiến thức hạn hẹp của mình em xin trình bày một số giải pháp có thể áp dụng nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty như trên. Theo thời gian, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, kiểm soát nội bộ cũng phát triển theo thì các thủ tục còn phải được tiếp tục củng cố và hoàn thiện dần lên thành một hệ thống chặt chẽ. Và nó sẽ là công cụđắc lực không thể thiếu của hệ thống quản lý trong công ty.
6.2. KIẾN NGHỊ
6.2.1. Đối với cơ quan ban ngành
Đối với cơ quan ban ngành, chính quyền địa phương: đơn giản hoá các thủ tục, tạo các thủ tục nhanh gọn để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt. Lập các tổ tư vấn chuyên nghiệp về việc thiết lập HTKSNB hữu hiệu cho doanh nghiệp. Có chính sách luật khuyến khích doanh nghiệp hoạt động, quản lý điều hành hữu hiệu, ban hành những qui định nhằm hướng đến sự quan tâm nhiều hơn đến HTKSNB tại đơn vị mình. Thường xuyên mở các lớp tập
73
huấn, nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn cho nhà quản lý và nhân viên.
6.2.2. Đối với các doanh nghiệp, khách hàng liên quan
Đối với các doanh nghiệp, khách hàng liên quan: Có thái độ hợp tác tuân thủ các quy định của công ty khi trở thành đối tác của công ty. Tích cực đưa ý kiến đóng góp về HTKSNB của công ty để giúp ban lãnh đạo và ban kiểm soát công ty nhận ra thiếu sót, bổ sung, hoàn thiện HTKSNB.
74 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài chính. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.
2. Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán – Kiểm toán, 2012. Kiểm toán. Quý IV năm 2012.
3. PGS.TS. Nguyễn Đình Hựu, 2012. Cẩm nang kiểm toán. Hà Nội: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – sự thật.
4. Th.s. Phan Trung Kiên, 2008. Kiểm toán lý thuyết và thực hành. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính.
5. Nguyễn Định Luận, 2013. Xuất khẩu gạo Việt Nam: Thực trạng và giải pháp. Tạp chí Kinh tế&Phát triển số 193 tháng 7/2013, trang 9-14.
6. Theo Bwportal, 2012. Hệ thống kiểm toán soát nội bộ vận hành như thế nào? < http://www.misa.com.vn/tabid/91/newsid/5158/He-thong-kiem- toan-soat-noi-bo-van-hanh-nhu-the-nao.aspx >. [Ngày truy cập: ngày 11 tháng 12 năm 2014].
7. Theo T.S.Trần Thị Cẩm Thanh, 2014. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và trả tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Bình Định.
< http://hoiketoankiemtoan.vn/tabid/452/newsid/3359/Giai-phap-hoan- thien-he-thong-kiem-soat-noi-bo-chu-trinh-mua-hang-va-tra-tien-tai-cac-
doanh-nghiep-thuong-mai-tren-dia-ban-tinh-Binh-Dinh.aspx >
8. Theo Cục xúc tiến thương mại, 2012. Xuất khẩu gạo của Việt Nam mùa vụ 2011/2012. < http://www.vietrade.gov.vn/go/2681-xuat-khau-gao-cua-
viet-nam-mua-vu-20112012.html >
9. Theo Vinanet, 2014. Thịtrường lúa gạo 6 tháng đầu năm 2014 và dự báo. <http://asemconnectvietnam.gov.vn/default.aspx?ZID1=21&ID8=27485& ID1=1>
75
PHỤ LỤC 1 NỘI QUY CÔNG TY
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU