Các công việc cụ thể trong chu trình mua hàng – thanh toán:
- Lập đơn đặt hàng: Dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu mà bộ phận điều phối sản xuất lập phiếu đề nghị mua hàng và gửi đến bộ phận kinh doanh để tiến hành lập đơn đặt hàng sau khi đã khảo sát tìm kiếm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng và giá hợp lý.
- Lập đơn đặt hàng: đối với nhà cung cấp quen thuộc, thường xuyên giao dịch, bộ phận kinh doanh sẽ chỉ lập và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp đó, còn với nhà cung cấp mới thì bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua hàng gửi đến nhà cung cấp.
- Nhận hàng: căn cứ vào hợp đồng mà 2 bên tiến hành giao nhận hàng theo điều khoản đã thoã thuận. Bộ phận kho tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lượng và chất lượng, đối chiếu với đơn đặt hàng và hoá đơn của người bán. Sau đó lập phiếu nhập kho và xin xác nhận của người giao hàng. Trong quá trình nhập kho, bộ phận kho phải ghi nhận biên bản để làm cơ sở cho việc xử lý sau này.
45
- Ghi nhận và thanh toán nợ đối với nhà cung cấp: Căn cứ và phiếu nhập kho, hoá đơn và đơn đặt hàng có trên, bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ sách kế toán có liên quan và lập bảng đối chiếu công nợ. Sau đó gửi các giấy tờ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp bằng phiếu chi hay lệnh chuyển tiền thông qua ngân hàng với sự ký duyệt của kế toán trưởng và Giám đốc.
46
Nguồn thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn nhân viên liên quan trong công ty
Hình 4.1 Lưu đồ chu trình mua hàng – thanh toán của công ty
Bộ phận Điều hành sản xuất Bộ phận kinh doanh Bộ phận kho
Bắt đầu Lập phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng N Xét duyệt về nhu cầu lập ĐĐH Phiếu đề nghị mua hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng NC C N Nhận hàng,kiểm tra và lập PNK Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho A N NC C N Ncc gửi hàng hoá kèm HĐ cho Kế toán A B B Bp nhận hàng tiến hành nhận hàng.
47
Nguồn thu thập từ việc quan sát phỏng vấn nhân viên tại phòng kế toán
Hình 4.2 Lưu đô quá trình xử lý tại bộ phận kế toán chu trình mua hàng – thanh toán
Bộ phận kế toán
Kế toán công nợ Thủ quỹ
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho
Hóa đơn
Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ sách
liên quan, lập sổ tổng hợp công
nợ phái trả Sổ nhật ký Sổ chi tiết Sổ cái Bộ hồ sơ “chưa thanh toán” Bộ hồ sơ “chưa thanh toán”
Thanh toán cho NCC theo điều khoản thanh toán
Phiếu chi 1 Bộ hồ sơ “đã thanh toán” NC C A NCC N Bộ hồ sơ “đã thanh toán” Kết thúc Phiếu chi 2
Uỷ nhiện chi Uỷ nhiệm chi
Xin sự ký duyệt của giám đốc
Uỷ nhiệm chi đã ký
Uỷ nhiệm chi đã ký N NH Sổ tổng hợp công nợ phải trả Lưu các chúng từ thành bộ hồ sơ B B Đã được GĐ, kế toán trưởng ký duyệt
48
4.2.1.2. Diễn giải lưu đồ
Căn cứ báo cáo tình hình sản xuất, bộ phận điều hành sản xuất lập phiếu đề nghị mua hàng (2 liên). Liên 1 phiếu đề nghị mua hàng được gởi tới bộ phận kinh doanh, liên còn lại được lưu để theo dõi tình hình thực hiện các yêu cầu. Bộ phận kinh doanh căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét, xét duyệt về nhu cầu, chủng loại hàng cần mua và lập đơn đặt hàng (gồm 4 liên), 1 liên gởi cho nhà cung cấp, lưu trữ tại phòng kinh doanh 1 liên, các liên còn lại sẽ gởi cho bộ phận kho, bộ phận kế toán. Khi hàng về, bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng, kiểm tra và thủ kho lập phiếu nhập kho (4 liên), chuyển đến bộ phận điều hành sản xuất 1 liên, bộ phận kế toán 1 liên, bộ phận kinh doanh 1 liên và lưu trữ 1 liên. Hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp gởi được chuyển đến kế toán công nợ, tại đây đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng được kế toán sử dụng để làm cơ sở ghi nhận nghiệp vụ thanh toán trên sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái và lưu các chứng từ vào trong hồ sơ bộ hồ sơ “chưa thanh toán”. Hàng tháng, kế toán công nợ tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải trả để đối chiếu công nợ . Khi đến hạn thanh toán, kế toán công nợ lấy chứng từ từ hồ sơ bộ hồ sơ “chưa thanh toán” chuyển đến thủ quỹ để xét duyệt chi quỹ, lập phiểu chi gửi NCC hoặc lập uỷ nhiệm chi gửi giám đốc ký duyệt rồi gửi ngân hàng thanh toán cho NCC, đồng thời cũng xác nhận lên bộ hồ sơ “chưa thanh toán” thành bộ hồ sơ “đã thanh toán” và gửi về kế toán công nợ lưu.
4.2.1.3. Thủ tục kiểm soát áp dụng đối với hoạt động mua hàng – thanh toán
Bảng 4.2: Thủ tục kiểm soát công ty đang áp dụng trong hoạt động mua hàng - thanh toán
Loại
kiểm soát Rủi ro
Thủ tục kiểm soát áp dụng
của công ty Thử nghiệm kiểm soát
Kiểm soát phòng ngừa
Đặt mua quá số lượng hàng hoá cần thiết dùng cho sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của vật tư để xác định thời điểm cần vật tư và lập đơn đặt hàng.
Quan sát quá trình lập đơn đặt hàng tại bộ phận kinh doanh
Thông đồng, chiếm hữu hàng hoá, tư lợi cá nhân…
Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho.
Quan sát sự phân chia nhiệm vụ.
Làm giả chứng từ, sai quy định của Nhà nước.
Sử dụng các biểu mẫu mua hàng theo mẫu chung, thống nhất, cụ thể là công ty sử dụng mẫu theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC.
Chọn mẫu các chứng từ sử dụng trong công ty. (xem phụ lục 3)
49 Thực hiện gửi đơn đặt
hàng khi chưa được sự ký duyệt, phê chuẩn.
Mua hàng phải có đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng.
Quan sát chữ ký trên đơn đặt hàng xem có đầy đủ và đúng của người được uỷ quyền không. Kiểm soát phát hiện Làm giả hợp đồng mua hàng với ý đồ xấu gây hại cho công ty.
Hợp đồng mua hàng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Giám đốc để chứng minh việc mua hàng là có thật.
Quan sát hợp đồng mua hàng xem có đầy đủ chữ ký và dấu xác nhận không.
Nhận không đủ số lượng, hàng hoá sai quy cách…
Khi nhận hàng và hoá đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu đơn đặt hàng, hoá đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng.
Phỏng vấn và quan sát quá trình nhận hàng bộ phận nhận hàng và quan sát phiếu nhập kho xem có được ký nhận đầy đủ không.
Định khoản sai giá trị hàng hoá, sai tài khoản, thanh toán không đúng với số lượng hàng mua.
Bộ phận kế toán dựa vào hoá đơn bán hàng (của NCC gửi), phiếu nhập kho và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn để làm căn cứ ghi sổ. Khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua hàng do bộ phận kho cung cấp thì kế toán công nợ tiến hành kiểm tra định khoản trên hoá đơn, đối chiếu các thông tin trên hoá đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng mua.
Quan sát, phỏng vấn quá trình ghi sổ và định khoản của kế toán.
Ghi thiếu, ghi trùng chứng từ, sử dụng lại chứng từ thanh toán nhầm mục đích tư lợi cá nhân. Các chứng từ chi được đánh số thứ tự và ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu và ghi trùng, còn các hoá đơn bán hàng thì được đóng dấu đã thanh toán sau khi thanh toán, để tránh trường hợp sử dụng lại.
Chọn mẫu các chứng từ chi và hoá đơn để xem có được đánh số thứ tự và được đóng dấu xác nhận đầy đủ không.
50 Thanh toán sai số
tiền, thanh toán khống…
Phiếu chi được lập dựa trên bộ hồ sơ “chưa thanh toán” (hoá đơn mua hàng, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho), kế toán trưởng và thủ quỹ sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt và trình Giám đốc, xin xác nhận của Giám đốc. Phiếu chi được lập thành 2 liên, 1 liên thủ quỹ lưu, 1 liên thủ quỹ gửi NCC khi tiến hành thanh toán với NCC.
Chọn mẫu phiếu chi để xem có được ký duyệt bởi những người có trách nhiệm không.
Mất tiền, số tiền thanh toán vượt quá số cần phải thanh toán cho NCC…
Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng. Thủ quỹ sẽ gửi lệnh chuyển tiền cho ngân hàng, sau khi hoàn tất việc thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ và sổ phụ ngân hàng về cho công ty. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy báo Nợ xem có khớp với nhau hay không, nếu đúng thì tiến hành cập nhật dữ liệu thanh toán và lưu các chứng từ lại.
Phỏng vấn thủ quỹ về quá trình thanh toán cho NCC.
Nguồn: Thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn nhân viên ở các bộ phận có liên quan
4.2.1.4. Nhận xét về thủ tục kiểm soát áp dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán
Thông qua việc áp dụng các thử nghiệm kiểm soát nêu trên nhận thấy các thủ tục kiểm soát ban kiểm soát đề ra đều được công ty triển khai thực hiện và đạt hiệu quả tốt:
- Thông qua việc quan sát quá trình lập đơn đặt hàng tại bộ phận kinh doanh nhận thấy bộ phận kinh doanh chỉ lập đơn đặt hàng sau khi căn cứ vào kế hoạch sản xuất, số lượng hàng hoá còn tồn kho nên đã tránh được tình trạng mua quá số lượng cần thiết.
51
- Thực hiện quan sát sự phân nhiệm nhận thấy các chức năng mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho được công ty giao cho từng cá nhân riêng biệt đảm nhận nên chưa xảy ra tình trạng thông đồng, chiếm hữu tài sản công của công ty.
- Công ty đang sử dụng mẫu chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. (xem phụ lục 3)
- Hợp đồng mua-bán hàng và các chứng từ quan trọng đều được Giám đốc ký duyệt. (xem phụ lục 4)
- Các chứng từ công ty sử dụng đều được đánh số liên tục, hoá đơn được đánh dấu xác nhận đầy đủ.
- Kế toán thanh toán đúng với giá trị số lượng hàng mua, việc hạch toán và đối chiếu chứng từ đều hợp lệ.
Tuy vậy, các thủ tục kiểm soát cũng còn thiếu sót các vấn đề sau:
- Bộ phận nhận hàng nhận có được thông tin về số lượng hàng đặt mua và hoá đơn của NCC nên có thể thông đồng với người giao hàng chỉ lập phiếu nhập kho theo chứng từ nếu có trường hợp hàng thừa thì có thể chiếm giữ số hàng này.
- Do nhu cầu thu mua lúa nguyên liệu khi tới vụ mùa là rất lớn, nên công ty cử một bộ phận nhân viên đi thu mua lúa nguyên liệu trực tiếp với nông dân, trả bằng tiền mặt, giá cả theo giá thị trường 2 bên thương lượng. Cuối ngày các nhân viên nay sẽ báo cáo với kế toán tiền và thủ quỹ để lập chứng từ ghi sổ có liên quan. Nhân viên có thể thông đồng với người bán để khai khống giá mua, thu lợi cá nhân.
4.2.1.5. Giám sát
- Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp.
- Định kỳ đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hoá đơn đầu vào.
- Định kỳ đối chiếu giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.
- Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán. 4.2.2. Chu trình sản xuất
Các công việc cụ thể trong chu trình sản xuất:
- Lập kế hoạch sản xuất: Bộ phận điều phối sản xuất căn cứ vào kế hoạch bán hàng từ bộ phận kinh doanh gửi đến để tiến hành lập kế hoạch sản xuất cho từng quý. Kế hoạch sản xuất được điều chỉnh hàng tháng khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng.
52
- Lập lệnh sản xuất: sau khi giám đốc ký duyệt kế hoạch sản xuất, bộ phận điều phối sản xuất sẽ lập lệnh sản xuất và gửi đến thủ kho để xin xuất kho nguyên vật liệu.
- Xuất kho nguyên vật liệu: Thủ kho xuất và giao nguyên vật liệu theo yêu cầu trên lệnh sản xuất cho nhà máy sản xuất. Cả nhân viên kỹ thuật ở nhà máy và thủ kho cùng ký nhận lên 2 lệnh sản xuất và mỗi phòng giữ 1 liên. Tại nhà máy. công nhân vận chuyển lúa nguyên liệu đổ vào cối xay xát lúa, theo quy trình xay xát lúa nguyên liệu và lau bóng gạo để cho ra gạo thành phẩm. Vào cuối ngày, nhân viên kỹ thuật sẽ lập báo cáo số lượng nguyên vật liệu đã được sử dụng ra và gởi cho phòng điều phối sản xuất và thủ kho.
- Nhập kho thành phẩm: Sau khi dẫn truyền gạo sang hệ thống lau bóng và sàng lọc sẽ thu được gạo thành phẩm. Từ hệ thống này nhân viên kỹ thuật sẽ lập báo cáo sản xuất và gửi cho thủ kho và bộ phận kiểm tra chất lượng. Bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra phân loại gạo và lập phiếu nhập kho. Các sản phẩm đạt chất lượng sẽ dùng để bán cho những hợp đồng xuất khẩu, còn những sản phẩm không đạt chất lượng sẽ được phân loại và nhập kho để giảm giá bán lại cho những người có nhu cầu. Thủ kho sẽ kiểm tra lại khối lượng thành phẩm và sản phẩm lỗi mới nhập kho và ký nhận lên phiếu nhập kho và gửi qua bộ phận điều khối sản xuất và bộ phận kiểm tra chất lượng.
53
Nguồn thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn nhân viên liên quan
Hình 4.3 Lưu đồ chu trình sản xuất của công ty
GĐ
Bộ phận điều phối sản xuất
Kế hoạch bán hàng BPK D Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất đã duyệt Lập lệnh sx Lệnh sản xuất
Thủ kho Nhà máy sản xuất Bộ phận kiểm tra chất lượng
Xuất nguyên vật liệu và ký duyệt lệnh sx Lệnh sản xuất Lệnh sản xuất đã ký Lệnh sản xuất đã ký Nhận nguyên vật liệu và ký nhận lệnh sx Lệnh sản xuất đã ký nhận Lệnh sx đã ký nhận Đưa nguyên vật liệu vào hệ thống cối xay và lập báo cáo sử dụng nguyên vật liệu Báo cáo sử dụng nguyên vật liệu Báo cáo sử dụng Nhập kho thành phẩm và in báo cáo sx Báo cáo sản xuất
Báo cáo sản xuất
Kiểm tra chất lượng thành phẩm
và lập PNK thành phẩm
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho
Kiểm tra lượng
thành phẩm và ký xác nhận vào
PNK
Phiếu nhập kho đã ký
Phiếu nhập kho đã ký
Phiếu nhập kho đã ký Lệnh sx đã ký nhận Lệnh sx đã ký nhận A A B B C C Bắt đầu Kết thúc
54
4.2.2.2. Diễn giải lưu đồ
Bộ phận điều phối sản xuất dựa vào kế hoạch bán hàng từ bộ phận kinh doanh gửi đến tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Sau đó trình kế hoạch sản xuất để Giám đốc ký duyệt rồi tiến hành lập lệnh sản xuất (3 liên). Gửi 2 liên lệnh sản xuất đến thủ kho để xuất nguyên vật liệu đồng thời thủ kho ký duyệt vào lệnh sản xuất và