Thực trạng chung của HTKSNB tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang qua 5 yếu tố:
- Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Hệ thống thông tin và truyền thông. - Giám sát.
4.1.1.1. Môi trường kiểm soát
a/ Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Từ khi thành lập đến cuối năm 2013, công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang do ông Liêm Chánh Thái là Giám đốc, đến ngày 1/1/2014 ông Liêm Hồng Khiêm thay thế vị trí Giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty. Công ty đề cao giá trị là “Sự hài lòng của khách hàng”, “An toàn trong lao động” thông qua một số chính sách:
- Đảm bảo giao hàng đúng phẩm chất, số lượng, thời gian và địa điểm theo hợp đồng, xử phạt tài chính với những đơn hàng bị trễ hạn, khen thưởng nhân viên cho những tháng giao hàng đúng hợp đồng.
- Luôn tôn trọng khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với công ty.
- Quan tâm đời sống người lao động trong công ty, có chế độ khen thưởng, đãi ngộ.
- Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy, chữa cháy. Kết hợp với cơ quan phòng cháy, chữa cháy ở địa phương thực tập phòng cháy, chữa cháy cho tập thể người lao động trong công ty.
- Thường xuyên bảo trì và có biện pháp xử lý tức thời đối với hệ thống xử lý khói thải…
Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động của công ty, ban lãnh đạo luôn đặt giá trị công ty lên hàng đầu.
30
b/ Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức ở trang 17 và 18.
Thông qua việc khảo sát nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuộc. Đồng thời, trong cơ cấu tổ chức cũng quy định trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy.
Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người.
c/ Chính sách nhân sự
Việc tuyển dụng do bộ phận nhân sự đảm nhận thông qua sự quản lý của Giám đốc. Với tiêu chí “Con người là chìa khoá của thành công”, công ty đã quan tâm xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh. Hệ thống quản lý các cấp của công ty luôn đánh giá khách quan, đúng mức nhưng cũng rất khắt khe, nghiêm túc về sự đóng góp của mỗi nhân viên. Nếu như cán bộ, nhân viên nhiều lần không hoàn thành nhiệm vụ hoặc sai phạm quá 3 lần hay có sai phạm gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty thì sẽ bị buộc thôi việc. Vì vậy, cán bộ, nhân viên của công ty luôn ý thức vị trí đóng góp của mình trong việc hình thành văn hoá công ty, không ngừng học tập, sáng tạo, cần cù và chính trực. Chính sách nhân sự luôn được cải tiến để cán bộ, nhân viên có được môi trường làm việc tốt nhất:
Môi trường làm việc:
- Năng động, chuyên nghiệp và luân hướng dẫn tạo điều kiện cho mỗi cá nhân cơ hội để thể hiện khả năng chuyên môn, quản lý, giao tiếp và hoàn thiện bản thân.
- Cơ hội thăng tiến được giành cho tất cả mọi người, dựa vào tiêu chí duy nhất là: năng lực làm việc và đạo đức đáp ứng công việc được giao.
- Có chính sách thu hút nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực trẻ, sinh viên mới ra trường có thành tích học tập giỏi, đạo đức tốt.
Chính sách lao động:
- Công ty thực hiện chế độ làm việc 8 tiếng/ngày và làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, nhân viên tăng ca ngày chủ nhật sẽ được hưởng 200% lương/1 ngày.
31
- Cán bộ, nhân viên đến nơi làm việc phải mặc đồng phục theo quy định.
- Văn phòng làm việc luôn thoáng mát, sạch sẽ, trang bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ để phục vụ cho công việc.
- Công ty cũng trang bị đầy đủ đồ bảo hộ cho người lao động làm việc tại nhà máy.
- Công ty có nhà ăn phục vụ cơm trưa miễn phí cho toàn thể cán bộ, nhân viên và công nhân của công ty, và có khu nghỉ trưa cho những cán bộ, nhân viên ở xa nghỉ ngơi.
Tiền lương:
- Hệ thống tiền lương xây dựng trên cơ sở công việc được giao và hiệu quả công việc thực hiện.
- Định kỳ trong năm, công ty sẽ xem xét thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên để làm cơ sở tăng lương thông qua việc nhân xét đánh giá của cấp lãnh đạo trực tiếp.
- Ngoài tiền lương công ty cũng có chính sách thưởng thoả đáng nhằm động viên khuyến khích tinh thần làm việc cho cán bộ, nhân viên, thưởng lễ, Tết và thưởng theo hiệu quả công việc.
Bảo hiểm xã hội:
Thực hiện trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo quy định hiện hành. Các chế độ về thai sản, bảo hiểm tai nạn lao động, trợ cấp thôi việc theo đúng quy định của pháp luật.
Phúc lợi khác:
- Khám sức khoẻ định kỳ mỗi năm/lần.
- Công đoàn công ty có nhiệm vụ chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, nhân viên, tổ chức tặng quà cho cán bộ, nhân viên nhân dịp sinh nhật,8/3 và thăm viếng người lao động khi đau ốm, tai nạn, ma chay và thực hiện các công tác xã hội từ thiện.
- Tiêu chuẩn mỗi năm cán bộ, nhân viên được công ty tổ chức đi nghỉ mát trong nước 1 lần để tạo sự thư giãn và đoàn kết gắn bó giữa các bộ phận với nhau.
Kỷ luật trong công ty:
32
- Nêu cao tinh thần trách nhiệm, tính đoàn kết nội bộ để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụđược giao.
- Tuân thủ tuyệt đối sự phân công công việc và điều động của cấp trên.
- Báo cáo đầy đủ và trung thực nhiệm vụ không được lợi dụng chức quyền để nhận hoa hồng, tiền bồi dưỡng từ khách hàng dưới bất cứ hình thức nào gây mất uy tín cho công ty.
- Không được dùng danh nghĩa của công ty để làm việc cá nhân. Nghiêm cấm các hành vi gian dối trong lao động và trong tác nghiệp dẫn đến thiệt hại về tài sản và lợi ích của công ty.
- Nghiêm cấm mọi hình thức tiết lộ thông tin, tự ý mang tài liệu ra khỏi văn phòng làm việc hoặc cung cấp thông tin của công ty ra bên ngoài khi chưa có sự đồng ý của cấp trên.
- Giữ bí mật kinh doanh của công ty.
d/ Ban kiểm soát nội bộ
Ban kiểm soát có 3 thành viên, trong đó trưởng ban là thành viên hội đồng quản trị và 2 thành viên còn lại là do hội đồng quản trị bổ nhiệm. Thành viên ban kiểm soát gồm: một thành viên là kiểm toán viên, 1 thành viên do hội đồng nhân viên công ty giới thiệu và 1 thành viên do hội đồng quản trị chọn. Ngoài yêu cầu về tính độc lập, thành viên ban kiểm soát phải đảm bảo không được kiêm nhiệm bất cứ chức vụ nào trong bộ máy điều hành của công ty hoặc bất kỳ chức vụ nào trong các doanh nghiệp khác cùng ngành với công ty. Nhiệm kỳ của thành viên ban kiểm soát là 3 năm, thành viên ban kiểm soát có thể được bổ nhiệm lại, trong quá trình công tác nếu không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị thay thế. Thành viên ban kiểm soát được hưởng tiền lương, tiền thưởng do hội đồng quản trị quyết định theo chính sách của công ty.
Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra, đánh giá, giám sát hoạt động điều hành của giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, các nghị quyết và quyết định của hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát thực hiện báo cáo lên hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát hiện và thông báo ngay hội đồng quản trị về những hoạt động không bìng thường, có dấu hiện phạm pháp trong công ty.
33
Không tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát khi chưa được hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp.
4.1.1.2. Đánh giá rủi ro
Công ty có thực hiện việc đánh giá rủi ro cho từng chu trình kinh tế diễn ra trong công ty.
- Chu trình mua hàng - thanh toán. - Chu trình sản xuất.
- Chu trình bán hàng - thu tiền.
4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát
- Ban kiểm soát lên kế hoạch làm việc từng năm, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành và nhiệm vụ Hội đồng quản trị giao. Căn cứ vào kế hoạch đã thông qua. hàng quý Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra định kỳ, kịp thời kiến nghị với Ban điều hành và Hội đồng quản trị để đảm bảo việc thực hiện các nghị quyết đề ra đúng quy định của pháp luật và bảo đảm lợi ích tối đa cho các cổ đông.
- Ban kiểm soát đã tham gia đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị, nhằm duy trì thường xuyên, giám sát các hoạt động của công ty. Ban kiểm soát có ý kiến tại cuộc họp để đóng góp vào việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị theo đúng quy định.
- Định kỳ thực hiện thẩm tra báo cáo tài chính.
- Phối hợp cùng các ban chuyên môn của công ty giải quyết một số công việc cụ thể ở các đơn vị trực thuộc, nhằm tăng cường công tác quản lý của công ty đối với các đơn vị này.
- Giám sát và quản lý việc thực hiện các thủ tục kiểm soát áp dụng tại các chu trình nghiệp vụ của công ty (chu trình mua hàng-thanh toán. chu trình sản xuất. chu trình bán hàng-thu tiền).
4.1.1.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin chủ yếu của công ty là hệ thống thông tin kế toán, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống các sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ.
Hệ thống tài khoản, các biểu mẫu và chứng từ kế toán khác tại công ty được sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của công ty hiện nay gồm:
34
- Các sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng.
- Các sổ kế toán chi tiết gồm: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết công nợ với người bán, người mua, sổ theo dõi thuế GTGT.
Hệ thống báo cáo tài chính công ty sử dụng gồm: - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị gồm:
- Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất: phản ảnh chi tiết từng khoản mục chi phí thực tế của từng lệnh sản xuất trong một giai đoạn, số liệu chi phí định mức, chênh lệch tuyệt đối và tương đối giữa thực tế với định mức. Báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc phân tích khoản chênh lệch đó là do giá hay do số lượng gây ra.
- Báo cáo công nợ phải thu theo độ tuổi: phản ánh tình trạng công nợ của khách hàng theo từng thời gian quá hạn, tạo cơ sở cho việc đốc thúc thu nợ và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Báo cáo tình trạng hàng tồn kho: phản ánh thông tin chi tiết về các mặt hàng đang tồn kho tại thời điểm in báo cáo. Báo cáo này còn thể hiện thông tin tình trạng hiện tại của từng mặt hàng so với mức tồn kho an toàn của mặt hàng đó.
4.1.1.5. Giám sát
a/ Giám sát thường xuyên
Ban giám đốc và ban kiểm soát luôn lắng nghe, tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng và nhà cung cấp… đồng thời xem xét các báo cáo hoạt động thường xuyên để phát hiện các biến động bất thường.
b/ Giám sát định kỳ
35