LƯỢNG, HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Qua tìm hiểu, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty bị đe doạ là do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau:
Nguyên nhân chủ quan:
- Nhận thức của nhà quản lý trong đánh giá và kiểm soát rủi ro còn hạn chế: Ban quản lý nhận định sản xuất gạo xuất khẩu là hoạt động chứa ít rủi ro do rủi ro được chia sẻ cho cả khách hàng và công ty sản xuất. Tuy nhiên, qua phân tích cho thấy, rủi ro hoàn toàn có thể xuất hiện ở tất cả các hoạt động mà
63
công ty đang thực hiện, từ đó tạo nên những lỗ hỏng trong kiểm soát. Ban quản lý theo đuổi mục tiêu về sản lượng sản xuất mà coi nhẹ kiểm soát tài sản, kiểm soát thanh toán với khách hàng.…Tất cả các rủi ro đều có thể gây ra thiệt hại cho công ty nhưng chúng không được nhận biết và đánh giá đầy đủ. Chính vì vậy trong công ty hiện nay đang thiếu vắng các thủ tục kiểm soát cần thiết giúp cho công ty đạt được mục tiêu.
- Ban quản lý chủ yếu mới quan tâm đến mục tiêu ngắn hạn mà chưa quan tâm đến mục tiêu dài hạn: Ban quản lý hiện nay chưa có tầm nhìn chiến lược cho phát triển dài hạn và bền vững. Họ chỉ mới chú trọng đến việc tìm kiếm các xuất khẩu với rủi ro thấp và mức lợi nhuận vừa phải để duy trì hoạt động của công ty được liên tục. Thông thường, những mục tiêu ngắn hạn này sẽ mâu thuẫn với các mục tiêu dài hạn bởi các chi phí cho đầu tư và phát triển không được chú trọng, trong đó có chi phí bỏ ra để xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị.
- Tư tưởng ỷ lại vào sự kiểm soát để đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng: Sự lệ thuộc quá lớn của ngành xuất nhập khẩu lúa gạo Việt Nam vào thị trường nước ngoài với các yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về chất lượng sản phẩm, kế hoạch sản xuất và các điều kiện sản xuất có liên quan khác từ phía khách hàng đã khiến cho nhà quản lý công ty nảy sinh tư tưởng ỷ lại. Họ cho rằng chỉ cần đạt được những yêu cầu kiểm soát này là đủ. Nhưng những yêu cầu kiểm soát từ phía khách hàng mới chỉ liên quan đến các hoạt động sản xuất và phụ trợ khác mà không phải là tất cả phạm vi hoạt động của công ty. Các chính sách và thủ tục kiểm soát liên quan đến quản lý vốn, quản lý và sử dụng tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh, phân phối lợi nhuận vì thế không được quan tâm và thiết kếđầy đủ.
- Tâm lý ngại đổi mới trong áp dụng các công cụ quản lý tiên tiến: Nội dung của các Hệ thống quản lý ISO 14000, 9000 hay SA 8000 có liên hệ chặt chẽ đến các thủ tục kiểm soát các hoạt động theo quy trình và cấp độ khác nhau trong tổ chức. Tuy nhiên, ban quản lý công ty cho rằng việc áp dụng chúng chỉ mang tính hình thức. Bên cạnh đó, các khó khăn về đội ngũ nhân sự (thiếu lao động có trình độ để có thể vận hành hệ thống), hạn chế về năng lực tài chính, sự phức tạp, nhiều thủ tục, giấy tờ của những hệ thống này… là những rào cản khiến họ không mặn mà với việc nghiên cứu và áp dụng những hệ thống này.
Nguyên nhân khách quan:
- Hạn chế vềnăng lực tài chính: Hạn chế này là một trong những nguyên nhân cơ bản khiến nhà quản lý chỉ quan tâm đến các mục tiêu ngắn hạn mà không chú trọng đến phát triển bền vững trong dài hạn.
64
- Lực lượng lao động không ổn định, chất lượng lao động chưa cao, không có tính chuyên nghiệp trong công việc: Những khó khăn trong quản lý và sử dụng nhân lực trong công ty hiện nay không chỉ đơn thuần bắt nguồn từ chính sách nhân sự chưa thoả đáng, áp lực công việc lớn mà còn trở ngại từ chính đặc điểm của nguồn nhân lực tạo nên. Vì vị trí công ty thuộc vùng nông thôn nên trình độ nhân viên đa phần là trung cấp chuyên nghiệp và cao đẳng. Còn lực lượng công nhân làm việc ởnhà máy điều có trình độ học vấn thấp, độ tuổi lao động tương đối trẻ, ý thức kỷ luật chưa cao…
65
CHƯƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG. HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
THỊNH PHÚ AN GIANG 5.1. NHẬN XÉT
5.1.1. Nhận xét chung về HTKSNB
Qua quá trình quan sát tại chỗ các hoạt động của công ty, tìm hiểu trao đổi với nhân viên các bộ phận trong công ty nhận thấy khá nhiều ưu điểm, tiêu biểu như:
- Ban quản trị công ty đã vạch ra hướng quản lý, điều hành công ty tốt, luôn đặt giá trị công ty lên hàng đầu. Công ty đã thực hiện nghiêm túc và đầy đủ quy tắc phân nhiệm ở các vị trí then chốt, quan trọng.
- Công ty có thực hiện đánh giá rủi ro và đề ra các thủ tục kiểm soát thích hợp với từng rủi ro cụ thể.
- Lập Ban kiểm soát nội bộ đảm nhận vai trò giám sát, kiểm tra độc lập các hoạt động của công ty.
- Công ty có áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý thông tin.
Song song đó, HTKSNB tại công ty cũng không tránh khỏi những thiếu sót, tồn tại như:
- Ban lãnh đạo khá nghiêm khắc, đòi hỏi cao ở nhân viên, tạo áp lực dẫn đến tình trạng chạy theo thành tích, kết quả đạt được không cao. Việc đưa ra các quyết định còn chủ quan, bảo thủ.
- Nhà quản lý chưa coi trong việc nhận diện những thiểu sót trong sản xuất kinh doanh để hoàn thiện các thủ tục kiểm soát.
- Chưa xây dựng được phần mềm quản lý chung cho toàn công ty.
5.1.2. Nhận xét về HTKSNB trong từng chu trình nghiệp vụ
Các thủ tục kiểm soát mà công ty đang sử dụng phát huy tốt hiệu quả trong việc hạn chế thấp nhất các rủi ro tương ứng với từng thủ tục áp dụng.
5.1.2.1. Chu trình mua hàng – thanh toán Ưu điểm:
-Việc áp dụng các thủ tục kiểm soát phù hợp đã giúp công ty hạn chế được rủi ro đặt mua quá số lượng hàng cần thiết, mua hàng khi chưa được phê duyệt, giả chứng từ sai quy định Nhà nước … Từ lúc kinh doanh đến nay, chưa từng xảy ra tình trạng làm giả hợp đồng mua hàng với ý đồ xấu làm hại công ty. Các sai sót như ghi thiếu, ghi trùng chứng từ, sử dụng lại chứng từ thanh toán, thanh toán sai số tiền… đều được hạn chếđến mức thấp nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
66
Nhược điểm:
Một số rủi ro có thể xảy ra còn chưa được nhận diện và đề ra thủ tục kiểm soát phù hợp như:
- Rủi ro đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
- Đơn đặt hàng được in sẵn và đánh số thứ tự liên tục, trong quá trình luân chuyển chứng từ có thể bị mất.
- Nhân viên có thểthông đồng với nhà cung cấp nhằm thu lợi cá nhân.
5.1.2.2. Chu trình sản xuất Ưu điểm:
Hệ thống sản xuất tại nhà máy diễn ra khá trơn tru và hiệu quả do áp dụng các thủ tục kiểm soát phù hợp. Tình trạng đình trệ sản xuất do máy móc hỏng hóc được hạn chế tối đa. Hệ thống sản xuất được tựđộng hoá bằng máy móc hiện đại nên đảm bảo được năng suất và chất lượng sản phẩm, giảm thiểu số thành phẩm dở dang.
Nhược điểm:
Việc sử dụng máy móc trong hoạt động sản xuất khiến cho hoạt động sản xuất phải phụ thuộc vào năng lượng dùng để vận hành máy móc. Khi cúp điện, để đảm bảo nhà máy được hoạt động liên tục phải tốn khá nhiều chi phí để chạy máy phát điện.
5.1.2.3. Chu trình bán hàng – thu tiền Ưu điểm:
Các thủ tục kiểm soát giúp công ty tránh được việc nhân viên gian lận, che giấu sai phạm hoặc nhân viên thông đồng với khách hàng, chấp nhận đơn đặt hàng mà công ty không thểđáp ứng làm mất uy tín công ty. Các gian lận có thể xảy ra đối với thủ quỹ cũng được kiểm soát chặt chẽnhư đã nhận tiền nhưng thủ quỹ chưa ghi sổ, làm thất lạc chứng từ quan trọng hay tình trạng ăn cắp tiền của công ty…
Nhược điểm:
Nhân viên có thể vì mục tiêu chạy theo doanh số mà bỏ qua việc tìm hiểu hạn mức tín dụng của khách hàng. Hoặc do kế toán chủ quan không kiểm tra lại giá bán và công nợ khách hàng.
Khi lập lệnh bán hàng, nhân viên không có sựđối chiếu với kế hoạch sản xuất nên có khả năng chấp nhận ngày giao hàng và số lượng hàng mà bên sản xuất không thểđáp ứng được.
Công tác đối chiếu hằng ngày của kế toán và ngân hàng không thường xuyên do không được kiểm tra, giám sát.
67
5.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CỦA HỆTHỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.2.1. Gỉai pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Bộ phận nhân sự trong công ty cần góp phần đạo tạo những nhân viên có năng lực, giảm nguy cơ phát sinh các sai sót và gia tăng mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ thực hiện. Luân chuyên các vị trí giữa các nhân viên trong phòng ban nhằm giúp nhân viên hiểu hết và có những kỹ năng cần thiết cho các công việc liên quan đến bộ phận của mình để có thể thay thế trong những trường hợp khẩn cấp. Mặt khác, việc luân chuyển cũng tạo nên sự giám sát lẫn nhau tốt hơn giữa các nhân viên qua việc nhân viên hiểu chi tiết các công việc ở những vị trí khác.
- Tuyển dụng thêm nhân viên để giảm bớt khối lượng công việc mà mỗi nhân viên đảm nhận.
- Cần phải tập trung và quy trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Đơn vị cần phải quy định rõ tiến độ thực hiện trong các thủ tục kiểm soát, trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ. Cách thức tiếp cận như vậy một mặt giảm thiểu sự chống chéo, mặt khác đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời, qua đó nâng cao hiệu quả của hệ thống.
- Việc thiết kếcơ cấu tổ chức phải dựa vào chức năng, đặc điểm công việc của từng bộ phận. Sự phân chia trách nhiệm cần phải chú ý đến việc uỷ nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm, sự tách biệt giữa các chức năng và phải được quy định thành văn bản cụ thể.
- Hạn chế quyền truy cập vào hệ thống máy tính cá nhân của từng bộ phận bằng việc quản lý máy tính bằng mật khẩu cá nhân chỉ. Mỗi bộ phận có một cơ sở dữ liệu riêng.
- Để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên các thông tin kinh tế xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các văn bản pháp quy mới của nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động của công ty hoặc tham dựcác khoá đào tạo về KSNB.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa cấp quản lý với nhân viên các phòng ban để lắng nghe, tiếp thu ý kiến cũng như phổ biến các chính sách quy định mới.
68
- Trước khi thực hiện một dự án kinh doanh ban quản lý cần đề ra bản kế hoạch chi tiết và triển khai hành động cụ thể với nhân viên để nâng cao hiệu quả của dự án.
5.2.2. Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
5.2.2.1. Chu trình mua hàng.thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ưu tiên chọn mua nguyên vật liệu từ NCC có uy tín, có chất lượng đảm bảo dựa vào của dữ liệu hàng bị trả lại của NCC đó và bộ phận báo cáo kiểm tra chất lượng.
- Quy định mức giá trị tối thiểu của đơn đặt hàng phải cần có đính kèm bảng báo giá ít nhất từ 3 NCC.
- Nên mua hàng ít nhất từ 2 nhà cung cấp để tránh sự lệ thuộc vào một nhà cung cấp nào đó.
- Liên tục cập nhật giá thị trường đểquy định mức giá chung cho nhân viên áp dụng khi thu mua trực tiếp từ nông dân.
- Định kỳ đánh giá lại việc giao hàng của NCC về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng để cập nhật danh sách NCC uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau đó.
- Việc giao nhận chúng từ giữa các bô phận phải ký nhận vào sộ chứng từ và ghi rõ ngày giờ nào để chứng từ được giao kịp và tránh tình trạng thất lạc chúng từ.
- Trên phiếu nhập kho do bộ phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hoá đơn người bán và gởi toàn bộ chứng từ sang cho bộ phận kho.
- Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng thực nhận vào kho với phiếu nhập kho trước khi ký nhận lên phiếu nhập kho và cho bộ phận kế toán.
- Kế toán cần đối chiếu số hoá đơn phiếu nhập kho với số lượng hàng nhập kho được ghi nhận trong hệ thống trước khi cập nhật công nợ phải trả người bán.
- Tách biệt chức năng lập phiếu chi và chi tiền.
- Quy định số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà cung cấp hằng tháng.
5.2.2.2. Chu trình sản xuất
Mặc dù quy trình sản xuất gần như được tựđộng hoá hoàn toàn nhưng khi đó nó lại phụ thuộc vào máy móc và thao tác của người vận hành. Do đó, ngoài hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB, quy trình sản xuất cũng còn gặp phải một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu qua của nó:
69
- Trang bị thiết bị lưu trữ điện năng và phát điện cho hệ thống điều khiển ở nhà máy sản xuất cũng như ở văn phòng. Có như vậy khi có sự có mất điện đột ngột các dữ liệu máy tính vẫn dc truyền, xử lý và lưu trong máy tính trước khi nguồn điện bị cắt.
- Ban hành chính sách luân phiên và chia giờ giải lao cho nhân viên nhà máy. Điều này giúp hạn chế xảy ra sai sót do sự mệt mỏi gây ra như nhập liệu sai các thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng.
5.2.2.3. Chu trình bán hàng - thu tiền
- Công ty ban hành bảng giá thống nhất và có sự cập nhật lại định kỳ. Kiểm soát giá bán cho từng lệnh bán hàng, chỉ cho nhân viên bán hàng thay đổi giá trong biên độ dao động cho phép. Như vậy một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau tuỳ vào khách hàng nhưng sẽ không xảy ra tình trạng thông đồng giữa nhân viên bán hàng với khách hàng.
- Hàng tháng, bộ phận kế toán phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng, ngoài hạn mức tín dụng, còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng.
- Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý.
- Công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng mà sự bị ngừng giao dịch. Trường hợp khi cần phải giao dịch với khách hàng này cần phải có sự phê chuẩn của giám đốc và chuyển sang điều khoản thanh toán ngay, đồng thời ghi nhận số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn. - Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng để tránh tình trạng