Các công việc cụ thể diễn ra trong chu trình bán hàng – thu tiền:
- Lập lệnh bán hàng: Khi nhận được ĐĐH từ phía khách hàng gửi đến. Nhân viên bán hàng sẽ tự thoả thuận với khách hàng căn cứ vào giá thành của thành phẩm. Sau đó, lập lệnh bán hàng gửi qua bộ phận kinh doanh.
- Xét duyệt bán chịu: Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán và hạn mức tín dụng của khách hàng để lập hợp đồng bán hàng cho khách.
- Giao hàng cho khách: Thủ kho dựa vào hợp đồng bán hàng đã ký để lập phiếu xuất kho. Nhân viên giao hàng ký xác nhận phiếu nhập kho, lập biên bản giao nhận gửi kèm hàng hoá cho khách hàng (đồng thời gửi phiếu nhập kho đã xác nhận cho bộ phận kinh doanh lập hoá đơn gửi cho khách hàng).
- Ghi nhận công nợ khách hàng và thu tiền: Tại bộ phận kế toán, kế toán công nợ khi nhận được các chứng từ phát sinh từ các bộ phận khác gửi đến sẽ ghi tăng khoản phải thu khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu. Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối chiếu công nợ, Giám đốc sẽ kí xác nhận, sau đó gửi biên bản đối chiếu cho khách hàng. Khi khách hàng xác nhận và gửi trả lại, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ cho số dư đầu tháng tiếp theo. Khi khách hàng mang giấy báo thanh toán và tiền mặt trả tiền cho công ty, kế toán tiền sẽ lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đủ số tiền, khách hàng ký nhận giữ lại 1 liên, gửi đến kế toán công nợ 1 liên để ghi giảm số nợ phải thu khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, ngân hàng gửi giấy báo có đến cho công ty, sau đó kế toán công nợ căn cứ giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu và lưu lại giấy báo có theo thứ tự.
57
Nguồn: Thu thập từ quan sát, phỏng vấn nhân viên liên quan.
Hình 4.4 Lưu đồ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty
Kèm hàng hóa, KH ký vào 3 liên PXK
Bộ phận bán hàng Bộ phận kinh doanh Bộ phận Kho
Bắt đầu ĐĐH KH Lập lệnh bán hàng ĐĐH Xem xét khả năng thanh toán, hạn mức tín dụng, lập hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Lập PXK kho PXK Hợp đồng bán hàng PXK
Thủ kho Nhân viên giao hàng
Kiểm tra hàng hóa và ký xác nhận PXK,lập biên bản giao nhận hàng PXK đã ký KH PXK đã ký A A Biên bản giao Biên bản giao nhận KH ký Lập Hóa đơn Hóa đơn KH N N Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Hợp đồng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng PXK đã ký N KH Biên bản giao nhận
58
Nguồn: Thu thập từ quan sát, phỏng vấn nhân viên tại phòng kế toán.
Hình 4.5 Lưu đồ quá trình xử lý tại bộ phận kế toán trong hoạt động bán hàng – thu tiền
Bộ phận kế toán
Biên bản giao Hóa đơn
Kế toán công nợ Kế toán tiền Thủ quỹ
A Hợp đồng ĐĐH PXK đã ký Biên bản giao nhận KH ký Hóa đơn Ghi sổ chi tiết PTKH Sổ chi tiết PTKH Hợp đồng ĐĐH PXK đã ký Lập biên bản đối chiếu công
nợ (cuối tháng) Biên bản đối chiếu công nợ K H N K H Lập phiếu thu Phiếu thu Tiền mặt Phiếu thu Kiểm tra, đóng dấu xác nhận Phiếu thu đã xác nhận Tiền mặt Phiếu thu đã xác nhận Đối chiếu với KH N Biên bản thanh lý hợp đồng K H Biên bản thanh lý hợp đồng KH đã ký GĐ đã ký và đóng dấu Biên bản thanh lý hợp đồng KH đã ký Kết thúc
59
4.2.3.2. Diễn giải lưu đồ
Nhân viên bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng và tiến hành lập lệnh bán hàng và gửi đơn đặt hàng cho kế toán. Nhân viên bán hàng gửi lệnh bán hàng cho bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, hạn mức tín dụng của khách hàng, nếu khách hàng đủ khả năng thanh toán, trưởng phòng lập hợp đồng bán hàng thành 2 bản, gửi cho khách hàng 1 bản, gửi cho thủ kho bản còn lại, lưu lệnh bán hàng tại bộ phận.
Thủ kho sau khi nhận được hợp đồng sẽ lập phiếu xuất kho (3 liên). Hàng được chuyển qua cho nhân viên giao hàng kèm theo 3 liên phiếu xuất kho, nhân viên giao hàng phải kiểm tra hàng hoá trước khi giao và kí xác nhận lên 3 liên phiếu xuất kho và tiến hành lập biên bản giao nhận (2 liên). Sau đó. thủ kho gửi lệnh bán hàng, phiếu xuất kho cho kế toán, lưu 1 liên phiếu xuất kho tại kho và gửi 1 liên phiếu xuất kho cho bộ phận kinh doanh.
Khi hàng được giao tới khách hàng.nhân viên giao hàng lập biên bản giao nhận hàng thành 3 liên. khách hàng sẽ kí trực tiếp lên 3 liên. Khách hàng giữ lại 1 liên, nhân viên giữ 1 liên và đưa về cho phòng kế toán 1 liên. Căn cứ vào phiếu xuất kho. lệnh bán hàng bộ phận kinh doanh lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên, liên 1 gửi cho khách hàng. liên 2 gửi cho phòng kế toán và lưu lại 1 liên. Kế toán công nợ dựa vào hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng ghi tăng khoản phải thu khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu rồi lưu lại tại bộ phận cùng các chứng từ có liên quan theo tên khách hàng và lập biên bản thanh lý hợp đồng (4 liên) trình giám đốc ký xác nhận sau đó gửi cho khách hàng để khách hàng ký trên 4 liên.
Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối chiếu công nợ, giám đốc sẽ kí xác nhận, sau đó gửi biên bản đối chiếu cho khách hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, khách hàng sẽ kí nhận và gửi lại cho công ty, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ cho số dư đầu tháng tiếp theo.
Khi khách hàng mang 2 liên biên bản thanh lý hợp đồng và tiền mặt trả tiền cho công ty, kế toán tiền sẽ lập phiếu thu (3 liên) và chuyển 3 liên phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đã thu đủ số tiền. Khách hàng kí nhận và giữ lại 1 liên, 1 liên của phiếu thu được đưa đến cho kế toán công nợ để ghi giảm số tiền phải thu khách hàng và lưu lại theo số thứ tự, một liên thủ quỹ giữ lại.
Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, ngân hàng gửi giấy báo có đến cho doanh nghiệp, sau đó kế toán công nợ căn cứ giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu và lưu lại giấy báo có theo thứ tự.
60
4.2.3.3. Thủ tục kiểm soát áp dụng đối với hoạt động bán hàng – thu tiền
Bảng 4.6: Thủ tục kiểm soát công ty đang áp dụng trong hoạt động bán hàng – thu tiền
Loại kiểm
soát Rủi ro Thủ tục kiểm soát áp dụng Thử nghiệm kiểm soát
Kiểm soát phòng
ngừa
Nhân viên có thể gian lận, giấu diếm sai phạm của mình khi thực hiện đồng thời nhiều chức năng. Công ty có sự tách biệt các chức năng lập lệnh bán hàng, giao hàng, thủ kho và kế toán công nợ.
Phỏng vấn, quan sát sự phân nhiệm.
Nhân viên thông đồng với khách hàng để thu lợi cá nhân hoặc giảm giá bán cho khách hàng để đảm bảo doanh số bán hàng.
Theo chính sách của công ty, nhân viên bán hàng sẽ thoả thuận giá bán với khách hàng căn cứ vào giá thành sản xuất sản phẩm với mức lợi nhuận tối thiểu 30%.
Phỏng vấn nhân viên bán hàng.
Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể ký một hợp đồng với số lượng mà công ty không thể đáp ứng kịp.
Xác minh lại đơn đặt hàng và kiểm tra hàng hoá đáp ứng trong kho trước khi chấp nhận bán hàng.
Quan sát quá trình chấp nhận bán hàng của nhân viên bán hàng.
Nhân viên kế toán có thể gian lận, không ghi nhận nghiệp vụ vào sổ.
Việc ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng do 2 người thực hiện (kế toán bán hàng và kế toán công nợ). Quan sát sự phân nhiệm tại bộ phận kế toán. Kiểm soát phát hiện Số lượng thực xuất không đúng với số lượng trên phiếu xuất kho.
Thủ kho điền đủ số lượng thực xuất lên phiếu xuất kho và chỉ xuất kho khi phiếu xuất kho đã được ký duyệt.
Chọn mẫu, kiểm tra phiếu xuất kho xem có điền đẩy đủ thông tin và được ký duyệt không.(xem phụ lục 6) Số lượng hàng hoá
thực nhận không đúng với số lượng ghi trên phiếu xuất kho.
Bộ phận giao hàng khi nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng nhận được với phiếu xuất kho đã được phê duyệt.
Quan sát, phỏng vấn nhân viên ở bộ phận giao hàng.
61 Nhân viên lập hoá
đơn có thể quên lập hoá đơn cho đơn hàng đã giao, lập 2 lần hoặc lập hoá đơn khống…
Hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước. Đồng thời kế toán phải kiểm tra sự khớp đúng giữa hoá đơn bán hàng với các nghiệp vụ trên nhật ký bán hàng.
Kiểm tra hoá đơn xem có được đánh số thứ tự trước không. Chọn mẫu các hoá đơn để đối chiếu với nhật ký bán hàng. (xem phụ lục 7)
Sai số lượng, giá trị, quy cách hàng hoá trên hoá đơn..
Kiểm tra sự khớp đúng giữa hợp đồng bán hàng với phiếu xuất kho trước khi lập hoá đơn.
Quan sát quá trình lập hoá đơn.
Thủ quỹ đã nhận tiền nhưng chưa ghi sổ.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã được duyệt, tiến hành thu tiền và ghi sổ thực tế đã nhập quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên. Đóng dấu xác nhận đã thanh toán trên phiếu thu.
Quan sát, phỏng vấn quá trình thu tiền của thủ quỹ và khách hàng đến thanh toán. Kiểm tra phiếu thu. (xem phụ lục 3)
Chứng từ bị thất lạc, bị mất…
Các chứng từ phát sinh đều được đánh số thứ tự và lưu theo thứ tự tại mỗi bộ phận.
Kiểm tra ngẫu nhiên các chứng từ phát sinh ở các bộ phận. Thủ quỹ có thể ăn cắp tiền mặt của khách hàng thanh toán. Thất lạc hoặc làm mất giấy báo của ngân hàng…
Thu tiền qua ngân hàng phải phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo.
Quan sát việc bảo quản, cất giữ giấy báo ngân hàng.
Nguồn: Thu thập từ quan sát, phỏng vấn nhân viên liên quan.
4.2.3.4. Nhận xét về thủ tục kiểm soát áp dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các thử nghiệm kiểm soát nhận thấy các thủ tục kiểm soát trên mang lại hiểu quả tốt, góp phần đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ công ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả:
- Dựa vào việc quan sát , phỏng vấn sự phân nhiệm cho thấy các chức năng lập lệnh bán hàng, giao hàng, thủ kho và kế toán công nợ được công ty giao cho từng cá nhân riêng biệt đảm nhận nên hạn chế được tình trạng che giấu, thông đồng.
- Kết quả phỏng vấn với nhân viên bán hàng cho thấy việc thương lượng giá bán với khách hàng được nhân viên đảm bảo mức lợi nhuận thối thiểu 30%, chỉ khi có những trường hợp đặc biệt như giá thị trường giảm nhiều, hàng tồn
62
động trong kho quá lớn thì nhân viên có thể xin ý kiến Giám đốc về mức giá phù hợp.
- Công ty luôn đảm bảo cung cấp đúng và đủ số lượng hàng hoá theo hợp đồng bán hàng.
- Hoá đơn được lập chính xác về số lượng, giá trị, quy cách hàng hoá vì có sự đối chiếu giữa hợp đồng bán hàng với phiếu xuất kho trước khi lập. (xem phụ lục 7)
- Từ khi thành lập đến nay, công ty chưa từng xảy ra trường hợp thủ quỹ ăn cắp tiền mặt của khách hàng thanh toán hay làm mất giấy báo của ngân hàng vì các khoản tiền lớn công ty sẽ thu qua ngân hàng, cuối ngày toàn bộ tiền mặt sẽ được gửi vào ngân hàng, giấy báo của ngân hàng được phân loại và lưu trữ cẩn thận.
Những điểm còn thiếu sót của các thủ tục kiểm soát công ty áp dụng:
- Vì mục tiêu tăng doanh số để có thưởng, có khả năng bộ phận bán hàng liên tục bán cho những khách hàng chậm trễ chi trả, làm ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Khi lập lệnh bán hàng, nhân viên bán hàng có thể tham chiếu số lượng tồn kho có thể giao hàng của thành phẩm. Nhưng không đối chiếu với kế hoạch sản xuất, nên có khả năng chấp nhận ngày giao hàng với một số lượng mà bên sản xuất không đáp ứng được.
- Việc nộp tiền mặt vào quỹ được thực hiện theo lệnh của Giám đốc, không có một lịch trình cụ thể. Điều này có thể dẫn đến việc tiền mặt tại quỹ bị chiếm dụng bằng thủ thuật gối đầu.
4.2.3.5. Giám sát
- Định kỳ đối chiếu số dư công nợ tổng hợp với chi tiết phải thu từng khách hàng.
- Hằng tháng đối chiếu công nợ phải thu phát sinh với doanh số trong tháng.