Thông qua việc trao đổi với ban quản lý công ty và xem xét các tài liệu về kiểm soát nội bộ của công ty như sơ đồ tổ chức, các văn bản nội bộ về quy chế kiểm soát cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cũng đã đảm bảo được các yêu cầu cơ bản và đạt hiệu quả nhưng vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn, giúp hoạt động của công ty đạt được kết quả tốt hơn.
4.1.3.1. Môi trường kiểm soát Ưu điểm:
- Ban quản lý hiểu biết tốt về ngành nghề kinh doanh, môi trường hoạt động, nguồn lực trong công ty mình có quan điểm, nhận thức đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, chứng từ sổ sách kế toán, công bố thông tin đối với báo cáo tài chính.
- Nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao ít có sự thay đổi. Kết quả này cho thấy sự ổn định trong phong cách quản lý, điều hành và như thế thì tốt cho hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.
- Chính sách nhân sự trong các doanh nghiệp này có tác dụng thực sự giúp cho nhà quản lý đạt được các mục tiêu quan trọng trong sử dụng, quản lý và kiểm soát nguồn nhân lực. Các văn bản liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bố trí, khen thưởng, kỷ luật.… được ban hành chính thức, đầy đủ thành hệ thống, theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động và phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội của quốc tế.
41
- Công ty có cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô hoạt động và có tương đối đầy đủ các phòng ban chức năng, có phân định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phòng ban tương đối rõ trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chuyên môn, đạo đức của mỗi nhân viên.
Nhược điểm:
Tuy công ty đã đề ra các chính sách, quy định về môi trường kiểm soát khá tốt, nhưng việc thực hiện trong thực tế cũng gặp nhiều vấn đề khó khăn, xảy ra sai sót.
- Về các hành vi khen thưởng, khuyến khích nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc của nhân viên cũng đã được các nhà quản lý quan tâm nhưng mức độ quan tâm chưa nhiều và chưa tương xứng với sự cống hiến của nhân viên.
- Đôi khi vì chính sách quản lý nhân viên khá nghiêm khắc, đòi hỏi cao ở nhân viên đã tạo nhiều áp lực cho nhân viên trong công ty dẫn đến việc chạy theo thành tích, hoàn thành công việc thật nhanh theo yêu cầu. Điều này làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhân viên không chịu nổi áp lực nên xin thôi việc, khiến công ty phải thường xuyên việc tuyển chọn nhân viên mới. Khiến cho công việc bị chậm trễ do phải dành thời gian đào tạo nhân viên mới và hiệu quả công việc khôngđược cao.
- Việc phân công và xác định trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận chưa rõ ràng, không được quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai thực hiện và kiểm tra kết quả thực hiện các quyết định đó.
- Ban quản lý khi đưa ra quyết định còn chủ quan, bảo thủ ít tiếp nhận ý kiến đóng góp từ phía nhân viên.
- Trình tự lập kế hoạch chưa được thiết kế đầy đủ, mới chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch tổng thể mà chưa triển khai lập kế hoạch chi tiết để tạo thành chương trình hành động. Hạn chế này là nguyên nhân nảy sinh các khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch do dự tính không kỹ các nguồn lực cần thiết để thực hiện hoạt động, cũng không dự báo được sự thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
- Các quyết định của công ty thường chỉ do Giám đốc đưa ra, ít có sự trao đổi, bàn bạc với các nhân viên về kế hoạch, chiến lược kinh doanh, chủ yếu là do quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong toàn công ty, điều này ảnh hưởng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
42
4.1.3.2. Đánh giá rủi ro Ưu điểm:
Xác định rõ các rủi ro có thể xảy ra trong từng chu trình nghiệp vụ để đề xuất và sử dụng các thủ tục kiểm soát thích hợp với từng loại rủi ro.
Nhược điểm:
Việc đánh giá rủi ro là do ban giám đốc cùng ban kiểm soát nội bộ đánh giá dựa trên những kinh nghiệm thực tế và ý kiến chủ quan. Do đó các rủi ro được công ty đặt ra có thể không xảy ra, một số rủi ro có thể xảy ra chưa được phát hiện như:
- Trong chu trình mua hàng - thanh toán công ty chủ yếu nhận dạng các rủi ro trong quá trình mua hàng, nhưng thực tế các rủi ro quá trình thanh toán cũng có thể xảy ra như: nhân viên thanh toán sai số tiền cần phải thanh toán, nhân viên gian lận chiếm hữu số tiền công ty được hưởng chiết khấu…
- Trong quy trình sản xuất, rủi ro lập kế hoạch sản xuất không phù hợp là chưa từng xảy ra trong công ty. Bởi vì kế hoạch sản xuất được bộ phận điều phối sản xuất lập dựa trên kế hoạch bán hàng mà bộ phận kinh doanh gửi đến và căn cứ vào số lượng hàng tồn kho hiện tại. Bản kế hoạch bán hàng đã được lập dựa trên sốlượng hợp đồng đã ký nên mức chính xác khá cao.
- Trong chu trình bán hàng – thu tiền cũng từng xảy ra trường hợp công ty đã chấp nhận bán hàng cho khách hàng khi chưa xác nhận rõ khách hàng là ai, khi đến hạn giao hàng công ty đã không liên lạc được khách hàng khiến công ty phải chịu tổn thất do hàng hoá ứ đọng lại. Rủi ro chấp nhận bán hàng cho những đơn đặt hàng khống chưa được công ty phát hiện.
Điều này ảnh hưởng lớn và đe doạ đến các mục tiêu của chính công ty. Việc đánh giá rủi ro về môi trường hoạt động không được công ty chú tâm dẫn đến bị thụ động trong các quyết định đầu tư, hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của chính họ.
4.1.3.3. Hoạt động kiểm soát Ưu điểm:
Mặc dù không có sự hiện diện của bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng bộ máy kiểm soát đã bước đầu phát huy được tác dụng trong việc thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nói chung và hoạt động tài chính kế toán nói riêng. Do áp dụng tốt các nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân định quyền hạn, trách nhiệm và mối liên hệ giữa các bộ phận trong đơn vị, vì vậy, cơ chế kiểm tra, kiểm soát chéo lẫn nhau đang dần hình thành và mang lại kết quả thiết thực cho đơn vị.
43
Công ty đã xây đựng cho mình những quy trình xử lý nghiệp vụ rõ ràng. Kèm theo đó là những luồng lưu chuyển chứng từ và các thủ tục nhằm hạn chế và phát hiện một số rủi ro về gian lận và sai sót. Thủ tục kiểm soát chú trọng đến việc kiểm tra, kiểm soát theo quá trình thực hiện các hoạt động cơ bản trong đơn vị nhằm đảm bảo việc thực hiện các hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
Nhược điểm:
Các thủ tục kiểm soát chưa được quan tâm thiết kế đầy đủ. Nhà quản lý chưa thực sự quan tâm và coi trọng việc nhận diện những lỗ hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh để hạn chế chúng bằng các thủ tục kiểm soát thích hợp.
4.1.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông Ưu điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hệ thống thông tin kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán tuân theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
- Hệ thống điện tử và cách thức tổ chức thông tin dưới dạng mạng nội bộ cùng với các cuộc họp định kỳ giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên giúp các mục
tiêu, những thay đổi trong chính sách được cập nhật tới toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng.
Nhược điểm:
- Công ty không sử dụng chung một phần mềm hệ thống cho cả công ty mà mỗi bộ phận sẽ sử dụng riêng một phần mềm máy tính, do công ty tự thiết kế khá đơn giản, dễ sử dụng, điều này dẫn đến việc khó khăn cho công tác quản lý, khiến cho việc quản lý bất tiện và không hiệu quả.
- Việc tổ chức mối liên hệ giữa phân hệ thông tin kế toán với các phân hệ thông tin khác từ cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, nhân sự.… còn nhiều bất cập dẫn đến không nhất quán về thông tin cung cấp từ các bộ phận chức năng khác nhau phục vụ cho quản lý. Các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên chưa được xây dựng và thực hiện thông suốt, tạo ra khó khăn cho nhà quản lý trong nắm bắt được tình hình hoạt động hàng ngày của đơn vị.
4.1.3.5. Giám sát Ưu điểm:
Công tác giám sát giúp Ban lãnh đạo tiếp nhận các ý kiến phản hồi nhanh chóng để kịp thời xử lý. Hoạt động giám sát còn giúp phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống kiểm soát qua đó đưa ra những hành động cần thiết.
44
Nhược điểm:
- Hoạt động giám sát thường xuyên mới chỉ được thực hiện thông qua việc tiếp nhận thông tin phản hồi giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty về ý kiến khách hàng, nhà cung cấp.
- Ban quản lý công ty chưa chú trọng nhiều về việc định kỳ tổ chức họp đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ… Vậy nếu có các biến động bất thường xảy ra thì khó có thể phát hiện, giải quyết điều chỉnh kịp thời cho từng thời điểm,từng giai đoạn.