1 Ngô Quang Nhất 3,8 25 3.836
3.2.2.3 Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung phát sinh tại công ty bao gồm nhiều nội dung liên quan đến các đối tượng chịu chi phí như: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ phục vụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định và các chi phí phát sinh bằng tiền khác,…Đây là khoản chi phí chiếm tỷ lệ thấp nhất, đứng thứ ba trong cơ cấu chi phí sản xuất và ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành sản phẩm, liên quan đến các đối tượng khác nhau tại phân xưởng do đó tiết kiệm chi phí sản xuất chung là mục tiêu để hạ giá thành sản phẩm.
Do phát sinh tại phân xưởng và liên quan đến các đối tượng sử dụng khác nhau do đó để phục vụ cho công tác hạch toán và quản lý cần phải tiến hành phân bổ. Để lựa chọn phân bổ chi phí, công ty đã sử dụng tiêu thức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Vì đặc điểm loại chi phí này là lớn, lại ít khoản mục và có định mức cụ thể cho từng sản phẩm hoàn thành. Do đó việc lựa chọn tiêu thức phân bổ này là phù hợp với đặc trưng sản xuất của công ty.
Cũng như hai loại chi phí trên, đến cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp chi phí, kết chuyển xác định giá thành. Riêng với chi phí sản xuất chung, trước khi kết chuyển sang tài khoản 154 phải tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí:
Hệ số phân bổ chi = Tổng chi phí sản xuất chung phát sinh cần phân bổ Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh Từ đó mức chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng đối tượng được tính theo công thức:
Mức chi phí sản xuất Hệ số phân bổ Tổng chi phí nguyên chung phân bổ cho = chi phí sản xuất x vật liệu trực tiếp của từng đối tượng chung từng đối tượng
Trong quá trình sử dụng, một số nội dung trong chi phí sản xuất chung công ty thực hiện khoán trực tiếp cho bộ phận sản xuất như: chi phí điện năng, nhiệt, vật tư sửa chữa. Do đó căn cứ vào định mức, cuối tháng khi tổng hợp sản lượng chế biến kế toán tiến hành so sánh giữa thực tế phát sinh với định mức chi phí sản xuất chung cho phép.
Đồng thời trong việc quản lý chi phí phát sinh, công ty chủ trương khai thác tối đa công suất hoạt động của nhà máy bằng cách bố trí ca, giờ lao động hợp lý, hoạch định công suất máy móc phù hợp với kế hoạch sản xuất, thực hiện chế độ bảo quản, sửa chữa, xây dựng lịch trình kiểm tra và bảo dưỡng máy.
Mặt khác, công ty giảm chi phí khấu hao bằng cách hạch toán đầy đủ, chính xác, quản lý chặt chẽ tài sản cố định tránh hư hỏng, mất mát, tăng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định nhằm giảm chi phí khấu hao cho một sản phẩm hàng hóa.
Trong kỳ toàn bộ chi phí sản xuất chung phát sinh được kế toán tập hợp vào tài khoản 627 – chi phí sản xuất chung. Do có nhiều yếu tố chi phí với nội dung kinh tế khác nhau do đó tài khoản 627 được mở thành tài khoản cấp 2 để phản ánh theo từng yếu tố chi phí như: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, chi phí nhiên liệu, vật liệu và chi phí bằng tiền khác.
Bảng 3.15: Tổng hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong năm 2012
Nội dung Số tiền (đ) Cơ cấu (%)
Chi phí sản xuất chung 2.145.686.400 100
1. Chi phí nhân viên phân xưởng 185.792.230 8,66
2. Chi phí điện năng 220.736.000 10,29
3. Chi phí khấu hao TSCĐ 812.000.000 37,84
4. Chi phí dụng cụ phục vụ sản xuất 144.000.000 6,71 5. Chi phí nhiên liệu, vật liệu khác 759.600.000 35,40
6. Chi phí chung bằng tiền khác 23.558.170 1,10
Căn cứ vào tổng chi phí sản xuất chung phát sinh trên kết hợp với phương pháp phân bổ chi phí, kế toán tiến hành phân bổ chi phí cho từng đối tượng sử dụng để phục vụ cho việc xác định gía thành từng sản phẩm vào cuối kỳ kế toán. Các chi phí phát sinh được kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Bảng 3.16: Giá thành thực hiện bình quân năm 2012
Nội dung Giá trị (đ)
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đ) 16.736.546.880 2. Chi phí nhân công trực tiếp (đ) 3.141.864.000 3. Chi phí sản xuất chung (đ) 2.145.686.400
Tổng chi phí (đồng) 22.024.097.280
Tổng sản phẩm (tấn) 2.880
Giá thành đơn vị (đồng/tấn) 7.647.256
( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính – Kế toán)
Như vậy, giá thành đơn vị của thành phẩm là 7.647.256 đồng/tấn.
3.2.2.4 Chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính
Đây là những chi phí ngoài sản xuất, trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh mà không làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Để xác định chỉ tiêu kết quả này, tại công ty được xác định theo công thức sau:
Trong đó, tổng lợi nhuận trước thuế là phần chênh lệch giữa lợi nhuận gộp về bán hàng và tổng các chi phí phát sinh: chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Do đó để nâng cao lợi nhuận, không những quản lý tốt các loại chi phí trong sản xuất để giảm giá thành sản phẩm mà không phải thực hiện tiết kiệm chi phí ngoài sản xuất để nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh.
Như vậy, yêu cầu quản lý tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả chi phí gián tiếp để nâng cao lợi nhuận là một yêu cầu tất yếu.
Chi phí gián tiếp
= - (chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý)
Lợi nhuận gộp bán hàng Tổng lợi nhuận
Bảng 3.17: Tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính phát sinh trong năm 2012
Nội dung Số tiền (đ) Cơ cấu (%)
1. Chi phí bán hàng 5.046.632.800 72,64
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.888.673.230 55,97
- Chi phí bằng tiền khác 1.157.959.570 16,67
2. Chi phí quản lý 1.238.400.000 17,83
- Chi phí nhân viên quản lý 477.551.384 6,87
- Chi phí khấu hao tài sản cố định 164.720.100 2,37
- Thuế, phí và lệ phí 2.458.116 0,04
- Chi phí bằng tiền khác 593.670.400 8,55
3. Chi phí tài chính 662.166.200 9,53
Tổng 6.947.199.000 100
( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính – Kế toán)
* Chi phí bán hàng
Đây là chi phí gián tiếp phát sinh liên quan đến tiêu thụ sản phẩm như: chi phí hoa hồng bán hàng, các loại chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, bốc xếp,…Chi phí bán hàng không ảnh hưởng đến giá thành nhưng trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Do đó, càng tiết kiệm chi phí bán hàng phần lợi nhuận thu được càng cao.
Trong cơ cấu chi phí ngoài sản xuất, chi phí bán hàng là khoản mục chi phí chiếm tỷ lệ cao nhất trong cả kế hoạch và thực hiện. Nội dung của khoản mục chi phí này kế toán tiến hành mở các tài khoản cấp hai để theo dõi từng yếu tố phát sinh như:
641.1: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là phản ánh các tài khoản chi phí như: tiền thuê kho, bến bãi để tiêu thụ hàng hóa, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng đại lý bán hàng cho đơn vị nhạn ủy thác đi xuất khẩu,…Đây là nội dung chủ yếu, phát sinh chiếm giá trị lớn trong khoản mục chi phí bán hàng.
641.2: Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền như: chi phí tiếp khách, giới thiệu sản phẩm, chi phí chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,…
Các chi phí bán hàng phát sinh đều quản lý chặt chẽ trên cơ sở bám sát định mức kế hoạch và tình hình thực hiện trong năm trước kết hợp với thực tế phát sinh. Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý các hợp đồng tiêu thụ và chịu trách nhiệm thuê kho, bến, bãi xuất khẩu hàng hóa, đồng thời thực hiện giao khoán bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hóa đi tiêu thụ. Các chi phí phát sinh đều được phó giám đốc kinh doanh quản lý chặt chẽ về nội dung chi tiêu và yêu cầu có bằng chứng xác minh cụ thể từng khoản mục.
Các chứng từ, hóa đơn liên quan đến tiêu thụ sản phẩm sau khi phát sinh đều tập hợp về phòng Tài chính – Kế toán để tiến hành ghi sổ đối với chi phí bán hàng nói riêng và tất cả các chi phí nói chung là có thực, phản ánh đúng tình hình thực tế phát sinh. Đến cuối kỳ kế toán tiến hành tổng hợp chi phí bán hàng phát sinh và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả.
* Chi phí quản lý
Đây là một loại chi phí ngoài sản xuất phục vụ cho hoạt động quản lý chung của công ty như chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho bộ phận quản lý,…Chi phí này có đặc trưng là phần định phí chiếm tỷ lệ lớn nên không có sự biến động lớn khi sản lượng sản lượng sản xuất thay đổi. Do đó, yêu cầu về việc lập kế hoạch cũng như thực hiện kế hoạch luôn được công ty quan tâm.
Trong kỳ tất cả các chi phí quản lý phát sinh đều được kế toán tập hợp vào tài khoan 642 – Chi phí quản lý, là tài khoản với nhiều nội dung nên để phục vụ cho yêu cầu quản lý, tài khoản 642 được mở thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng yếu tố như: chi phí nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, các chi phí phát sinh bằng tiền khác. Riêng chi phí bằng tiền khác tại công ty rất phong phú về nội dung như: tiền điện, nước, điện thoại, điện
báo, các loại tài liệu kỹ thuật về phần mềm quản lý, chi phí tiếp khách, công tác phí, tàu xe, đào tạo cán bộ,…Quản lý nội dung này do các trưởng phòng: Tài chính – Kế toán, Tổ chức – Hành chính và Kế hoạch – Nông vụ trực tiếp quản lý các chi phí phát sinh trong từng phòng ban do mình phụ trách đồng thời báo cáo kịp thời các nội dung chi phí và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty.
* Chi phí tài chính
Đây là chi phí chiếm giá trị thấp nhất trong ba loại chi phí ngoài sản xuất, cụ thể trong năm 2012 lãi vay tài chính chiếm 9,53% tức bằng 662.166.200 đồng trong tổng chi phí phát sinh ngoài sản xuất. Hàng năm chi phí lài vay tài chính làm lợi nhuận công ty giảm vài trăm triệu đồng. Thực tế đây là khoản chi phí không thể tránh được, và cũng không thể kìm chế chi phí này phát sinh, do đó để sử dụng hiệu quả từng đồng vốn vay một, công ty đã thực hiện chủ trương sử dụng hiệu quả vốn vay bằng cách: tăng cường vòng quay vốn lưu động, sử dụng tiết kiệm tất cả các loại chi phí, tăng cường công tác đầu tư và thu mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, kéo dài các tháng mùa vụ bằng cách lập kế hoạch đầu tư và thu mua hợp lý, tăng cường công tác khảo nghiệm để đưa vào các giống rau quả có năng suất cao, tăng sản lượng chế biến từ đó nâng doanh thu và lợi nhuận, khai thác tối đa công suất hoạt động của máy móc thiết bị,…
Để thực hiện chủ trương đó, các bộ phận và các phòng ban liên quan phải có trách nhiệm chỉ đạo và giám sát chặt chẽ các chi phí phát sinh. Các chi phí tài chính khi phát sinh đều được phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời vào tài khoản 635 – chi phí tài chính. Đồng thời kế toán có nhiệm vụ cung cấp thông tin về tình hình chi phí tài chính phát sinh theo yêu cầu của nhà quản lý để có những quyết định linh hoạt. Vì chi phí này chỉ có một nội dung nên công ty không tiến hành mở tài khoản cấp 2 mà mọi chi phí tài chính phát sinh đều được tập hợp vào tài khoản 635. Trong năm 2012, tổng chi phí tài chính phát sinh là 662.166.200 đồng, cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả:
Nợ TK 911: 662.166.200 đồng Có TK 635: 662.166.200 đồng
Cuối kỳ, kế toán phản ánh trên sơ đồ chữ T như sau:
TK 111,112 TK 635 TK 911
662.166.200 (đ) 662.166.200 (đ)
3.2.3 Phân tích tình hình quản lý chi phí tại công ty
Yêu cầu của công tác quản lý chi phí là phải chặt chẽ và có hiệu quả. Do đó, ngoài việc làm tốt khâu kế hoạch và tổ chức thực hiện phải có sự tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình thực hiện chi phí để tìm ra những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động chi phí, đến quá trình quản lý chi phí từ đó có biện pháp khắc phục cũng như ra quyết định để dần hoàn thiện công tác quản lý.
Phân tích tình hình biến động chi phí giữa thực hiện và kế hoạch năm 2012
Để đánh giá quá trình thực hiên chi phí tại công ty TNHH Việt Nga, ta phân tích sự biến động chi phí giữa thực hiện và kế hoạch trong năm 2012 như sau:
Bảng 3.18: Tình hình biến động chi phí giữa kế hoạch và thực hiện năm 2012
Nội dung Kế hoạch Thực hiện So sánh
± %
Sản lượng chế biến (tấn) 2.850 2.880 30 101,05
Doanh thu (đ) 30.825.600.000 32.647.680.000
1.822.080.00
0 105,911. Chi phí NVL trực tiếp (đ) 16.161.780.000 16.736.546.880 574.766.880 103,56 1. Chi phí NVL trực tiếp (đ) 16.161.780.000 16.736.546.880 574.766.880 103,56
Nguyên vật liệu chính 15.105.000.000 15.560.857.200 455.857.200 103,02 Nguyên vật liệu phụ 1.056.780.000 1.175.689.680 118.909.680 111,25 - Acid Acetic 235.125.000 295.360.000 60.235.000 125,62
- Soocbic 22.230.000 22.464.000 234.000 101,05
- Gia vị 290.700.000 293.760.000 3.060.000 101,05
- Đường 393.300.000 447.465.680 54.165.680 113,77
2. Chi phí NC trực tiếp (đ) 3.091.135.200 3.141.864.000 50.728.800 101,64
Chi phí tiền lương 2.600.785.000 2.642.400.000 41.615.000 101,60 Các khoản trích theo lương 490.350.200 499.464.000 9.113.800 101,86
3. Chi phí sản xuất chung (đ) 2.134.622.090 2.145.686.400 11.064.310 100,52
Chi phí nhân viên PX 185.390.100 185.792.230 402.130 100,22 Chi phí điện năng 215.980.500 220.736.000 4.755.500 102,20 Chi phí khấu hao TSCĐ 810.760.900 812.000.000 1.239.100 100,15 Chi phí DC phục vụ SX 143.350.000 144.000.000 650.000 100,45 Chi phí NL, VL khác 756.580.300 759.600.000 3.019.700 100,40 Chi phí bằng tiền khác 22.560.290 23.558.170 997.880 104,42
4. Chi phí bán hàng (đ) 4.986.303.800 5.046.632.800 60.329.000 101,21
Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.833.433.600 3.888.673.230 55.239.630 101,44 Chi phí bằng tiền khác 1.152.870.200 1.157.959.570 5.089.370 100,44
5. Chi phí quản lý (đ) 1.233.911.960 1.238.400.000 4.488.040 100,36
Chi phí nhân viên quản lý 475.320.500 477.551.384 2.230.884 100,47 Chi phí khấu hao TSCĐ 163.540.900 164.720.100 1.179.200 100,72 Thuế, phí và lệ phí 2.180.310 2.458.116 277.806 112,74 Chi phí bằng tiền khác 592.870.250 593.670.400 800.150 100,13
6. Chi phí tài chính (đ) 650.310.000 662.166.200 11.856.200 101,82Tổng chi phí 28.258,063.050 28.971.296.280 713.233.230 102,52 Tổng chi phí 28.258,063.050 28.971.296.280 713.233.230 102,52
Qua bảng 3.18 ta thấy, tình hình thực hiện chi phí trong năm 2012 vượt 713.233.230 đồng, tương ứng với vượt 2,52%. Trong đó các khoản mục chi phí đều tăng, đặc biệt các khoản mục trong chi phí biến đổi như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí điện năng và chi phí bằng tiền khác trong chi phí sản xuất chung. Nguyên nhân của hiện tượng trên là do sản lượng chế biến tăng 30 tấn tương ứng 1,05% so với kế hoạch mà nguyên nhân sâu xa là kế hoạch đầu tư và thu mua nguyên liệu do phòng Kế hoạch – Nông vụ lập tuy đã bám sát tình hình nhưng chưa chính xác cao, sự biến động của diện tích đầu tư, năng suất sản lượng và đặc biệt sự tác động của thời tiết khí hậu dẫn đến nguồn nguyên liệu cung ứng sản xuất tăng so với kế hoạch. Sự tăng lên của nguyên liệu chế biến dẫn đến cac khoản mục chi phí đều biến động tăng,
đặc biệt là biến phí sản xuất. Mức tăng chi phí kéo theo giá thành sản phẩm tăng lên do vậy làm doanh thu của doanh nghiệp tăng 5,91% (tương ứng 1.822.080.000 đồng). Do đó để đánh giá toàn diện về mức độ ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí đến tổng chi phí cũng như tình hình quản lý các khoản mục chi phí đó tại Công ty ta tiến hành phân tích từng khoản mục, kết hợp với