6. Bố cục của đề t ài:
3.2.3 Hoàn thiện hoạt động duy trì nguồn nhân lực
Các giải pháp để hoàn thiện hoạt động duy trì nguồn nhân lực bao gồm hoàn thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc của người lao động, hoàn thiện chính sách trả lương thưởng, cải thiện môi trường áp lực công việc. Thứ tự ưu tiên các giải pháp dựa trên ma trận định vị tầm quan trọng và mức độ nghiêm trọng của các vấn đề về quản trị như sau:
Bảng 3.12: Ma trận định vị thực trạng nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực
3 – Rất quan trọng 1. Đánh giá thực hiện công việc
2. Chính sách trả lương thưởng
3. Áp lực công việc
2 – Quan trọng
1 – Bình thường
1 – Bình thường 2 – Nghiêm trọng 3 – Rất nghiêm trọng
3.2.3.1 Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc
khảo sát thái độ của người lao động về quy định đánh giá thực hiện công việc hiện nay. Kết quả cho thấy thái độ của người lao động chưa hoàn toàn đồng ý với Quy chế chi trả tiền lương hiện nay.
Để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên công bằng hơn, tác giả xin đề xuất sửa đổi Quy chế chi trả tiền lương hiện nay ở 3 điểm quan trọng sau:
Thứ nhất, sử dụng Phiếu đánh giá nhân viên (xem Phụ lục 19 – Phiếu đánh giá nhân viên) để đánh giá mức hoàn thành công việc của nhân viên:
Mục đích chính của giải pháp là đảm bảo việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên được công bằng hơn thông qua nội dung chấm công chi tiết, khách quan và được sự tham gia đóng góp của người lao động.
Với giải pháp này, người lao động tự đề xuất mức hoàn thành công việc của mình, mức hoàn thành công việc cuối cùng được trưởng ban chấm sẽ được công bố công khai trong phòng ban để mọi người góp ý. Trước đây tiêu chí đánh giá mức hoàn thành công việc còn chung chung và việc chấm điểm sẽ do trưởng ban tự chấm, người lao động không tự đánh giá mức hoàn thành công việc của mình.
Phiếu đánh giá nói trên áp dụng cho tất cả người lao động trong Văn phòng Tổng công ty, trừ Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và các trưởng ban. Tổng Giám đốc sẽ xem xét mức hoàn thành nhiệm vụ cho các Phó Tổng Giám đốc, các Trưởng ban.
Việc ban hành và áp dụng Phiếu đánh giá nhân viên nói trên cần được thông qua người lao động và Lãnh đạo thông qua Đại hội công nhân viên chức và Thỏa ước lao động tập thể hằng năm và là một phần trong Quy chế chi trả tiền lương của Văn phòng Tổng công ty.
Trong tuần lễ cuối của tháng, người lao động sẽ tự chấm điểm mức hoàn thành công việc và nộp cho người phụ trách văn thư của ban. Căn cứ trên bảng kết quả tự đánh giá của nhân viên và cân nhắc trên mức hoàn thành chung của toàn ban, dữ liệu từ máy chấm công của Tổng công ty được Ban Lao động tiền lương xuất ra theo định dạng file excel, người phụ trách văn thư của ban sẽ trình kết quả tự chấm
70
của người lao động và các báo cáo, phản ánh nếu có, trưởng ban sẽ chấm mức hoàn thành nhiệm vụ của từng người. Trong cuộc họp giao ban của từng phòng ban, trưởng ban sẽ công bố mức chấm điểm của mình để mọi người góp ý, người được chấm mức hoàn thành công việc sẽ được lý giải cụ thể về mức hoàn thành của mình. Sau đó Phiếu đánh giá mức hoàn thành công việc của tất cả các thành viên sẽ được người phụ trách văn thư của phòng ban tổng hợp thành bảng kết quả chấm công chung của phòng ban (xem Phụ lục 20 – Bảng kết quả chấm công), chuyển cho Ban Lao động tiền lương để chấm công, phát lương cho người lao động.
Các mức hoàn thành nhiệm vụ:
Gtổng hợp: 8-10: mức hoàn thành nhiệm vụ là mức 1, trong đó điểm từng nội dung chính không nhỏ hơn 8.
Gtổng hợp: 7-8: mức hoàn thành nhiệm vụ là mức 2, trong đó điểm từng nội dung chính không nhỏ hơn 6;
Gtổng hợp: 6-7: mức hoàn thành nhiệm vụ là mức 3, trong đó điểm từng nội dung chính không nhỏ hơn 5;
Gtổng hợp: 5-6: mức hoàn thành nhiệm vụ là mức 4;
Gtổng hợp: 4-5: mức hoàn thành nhiệm vụ là mức 5;
Việc thu thập thông tin làm cơ sở cho việc đánh giá nhân viên được thực hiện tương đối đơn giản.
Để đánh giá khối lượng công việc, tiến độ hoàn thành công việc, hiện nay người phụ trách văn thư của ban đang sử dụng phần mềm Chương trình Quản lý công văn và giao việc, chương trình lưu lại toàn bộ các công việc, văn bản liên quan, ngày giờ công văn đến, ngày giờ công văn trả lời.
Để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc, có thể dựa vào các phản ánh của các đơn vị liên quan (nếu có) về giải quyết công việc.
Để đánh giá thái độ, hành vi, tác phong, giờ giấc, người phụ trách văn thư của ban sẽ nhận hàng tháng file excel từ máy chấm công và các phản ánh khác của bộ phận bảo vệ.
Với cách sử dụng Phiếu đánh giá nhân viên như trên, công việc của người văn thư tại phòng ban có tăng lên do phải lấy thêm các dữ liệu từ máy chấm công, ghi lại các phản ảnh của các đơn vị liên quan (nếu có). Tuy nhiên, việc này dễ dàng thực hiện thông qua phần mềm văn phòng excel. Hơn nữa, người lao động đã tự chấm công cho mình trước, do đó công việc của người phụ trách văn thư ban chỉ là xem xét đối chiếu, trình cho trưởng ban các phản ánh nếu có.
Thứ hai, điều chỉnh nâng số lượng tối đa nhân viên đạt mức hoàn thành công việc ở mức 2 từ 40% tổng số cán bộ nhân viên lên 50%. Việc điều chỉnh này được đưa ra lấy ý kiến trong Đại hội công nhân viên chức hằng năm. Theo tác giả, việc nâng số lượng mức 2 sẽ góp phần nâng thu nhập cho người lao động nên chắc chắc sẽ được sự đồng thuận cao từ phía người lao động. Khi nâng số lượng mức 2 quỹ lương của Văn phòng Tổng công ty cần phải được điều chỉnhtăng. Theo thống kê của tác giả, quỹ lương sẽ tăng như sau:
Bảng 3.13: Bảng thống kê tỷ lệ tăng quỹ lương
Số lao động hiện nay tại VP EVN SPC Số lượng người mức 2 tối đa hiện nay Số lượng mức 2 tối đa kiến nghị điều chỉnh Tiền lương hàng tháng tăng thêm do điều chỉnh số lượng mức 2 (triệu đồng) Tỷ lệ tiền lương tăng thêm (%) 302 121 151 73.2 2.5
Việc quỹ tiền lương tăng thêm 2,5%, tác giả sẽ kiến nghị trong giải pháp tăng quỹ lương. Như vậy, với đề xuất thay đổi 2 điểm quan trọng trong Quy chế chi trả tiền lương hiện nay, việc đánh giá hoàn thành công việc người lao động sẽ đạt được các yêu cầu sau:
Một là, tiêu chí đánh giá rõ ràng, chi tiết, thể hiện được tầm quan trọng (trọng số) của từng nội dung đánh giá. Điểm tổng hợp là điểm đánh giá toàn diện năng lực hoàn thành công việc của một nhân viên.
Hai là, có bổ sung điểm tự chấm của nhân viên, điểm chấm của Lãnh đạo để người lao động có thể so sánh, đối chiếu, có ý kiến về việc đánh giá của lãnh đạo.
Ba là, tạo sự công bằng và khách quan hơn khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
72
Bốn là, tiêu chí đánh giá có kế thừa tiêu chí đánh giá hiện tại như các mức hoàn thành công việc, các nội dung chính để đánh giá,.., ít thay đổi gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
Năm là, tăng số lượng người lao động đạt mức 2, nghĩa là tạo nhiều cơ hội nâng cao thu nhập cho người lao động.
3.2.3.2 Hoàn thiện chính sách chi trả lương và thưởng cho người lao động Giải pháp tăng quỹ lương
Thu nhập bình quân của người lao động khối Văn phòng EVN SPC là không cao (khoảng 8,7 triệu đồng/tháng), đặc biệt là ở thành phố Hồ Chí Minh nơi có mặt bằng giá cả khá cao. Do đó việc xem xét, cải thiện quỹ lương cho người lao động là rất cần thiết.
Ngoài ra, việc điều chỉnh tỷ lệ tối đa hoàn thành công việc ở mức 2 như giải pháp đã đề ra ở hoạt động đánh giá hoàn thành công việc sẽ làm phát sinh tăng quỹ lương của Văn phòng EVN SPC, để đảm bảo khả năng chi trả lương, tác giả đề xuất giải pháp tăng quỹ lương thông qua việc trích nộp tiền sản xuất kinh doanh khác từ các đơn vị thành viên.
Giải pháp chi tiết như sau:
Hiện nay, EVN SPC có nguồn thu khá lớn từ sản xuất kinh doanh khác của các đơn vị thành viên như nhận thầu thi công cho khách hàng, sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị điện. Nguồn thu này hình thành từ chủ trương tự thực hiện thiết kế, tự sản xuất, tự thi công của Tổng công ty, Tổng công ty luôn giám sát chặt chẽ và hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với hoạt động sản xuất kinh doanh khác tại các đơn vị. Do đó, tác giả đề xuất trích nguồn thu này bổ sung vào quỹ lương, khen thưởng cho người lao động là phù hợp.
Hiện nay nguồn thu từ nguồn sản xuất kinh doanh khác tại 21 đơn vị thành viên hằng năm khoảng 22 tỷ đồng, nếu Tổng công ty trích khoảng 2 tỷ đến 3 tỷ đồng để bổ sung quỹ lương cho người lao động tại Văn phòng Tổng công ty thì sẽ cải thiện thu nhập đáng kể cho người lao động. Quỹ lương năm 2012 của Văn
phòng Tổng công ty là 35,1 tỷ đồng, nếu trích nguồn thu từ sản xuất khác tại các đơn vị thành viên khoảng 3 tỷ đồng/năm thì quỹ lương của Văn phòng sẽ tăng 8,5%. Như vậy nếu áp dụng cho các năm từ 2013 trở đi, bình quân thu nhập của người lao động tại Văn phòng EVN SPC sẽ tăng tương đương khoảng 8,5%. Điều này sẽ cải thiện đáng kể đời sống của người lao động tại Văn phòng EVN SPC.
Đối với 21 công ty Điện lực thành viên, bình quân số tiền thu từ hoạt động sản xuất khác ngoài doanh thu bán điện tại 1 đơn vị trong năm 2012 là 1,04 tỷ đồng. Mỗi công ty thành viên trích nộp về Tổng công ty 140 triệu đồng là không lớn, không ảnh hưởng lớn đến quỹ lương của đơn vị.
Để có nguồn thu này, trong các cuộc họp tổng kết cuối năm, Ban Lao động tiền lương tham mưu cho Tổng Giám đốc soạn thảo văn bản gửi các đơn vị thành viên về việc trích nộp tiền thu được từ sản xuất kinh doanh khác. Ban Lao động tiền lương sẽ cân đối để chi trả cho người lao động tại Văn phòng EVN SPC. Tỷ lệ trích nguồn thu từ sản xuất kinh doanh khác tại 1 đơn vị khoảng 8,5% đến 10%.
Giải pháp thu hẹp khoảng cách tiền thưởng giữa lãnh đạo và nhân viên
Như trong Chương2 đã phân tích, so sánh mức thưởng của lãnh đạo và nhân viên còn khá chênh lệch, nguyên nhân chủ yếu như sau:
Thứ nhất, trưởng phó ban là những người được bình bầu và xét chọn nhiều danh hiệu thi đua nhất, đặc biệt là danh hiệu chiến sĩ thi đua.
Thứ hai, mức thưởng của lao động tiên tiến hiện nay là 250.000 đồng/người là quá thấp.
Như vậy, để có thể cải thiện số tiền thưởng cho người lao động, kiến nghị như sau:
Một là, nâng mức thưởng lao động tiên tiến cho người lao động từ 250.000 đồng/người lên 500.000 đồng/người. Với việc này, tổng số tiền thưởng của Văn phòng EVN SPC sẽ tăng từ 75.500.000 đồng/năm lên 151.000.000 đồng/năm. Số tiền này không lớn hơn nhiều so với quỹ khen thưởng mà tác giả đã đề xuất ở trên.
74
Hai là, đối với các danh hiệu như chiến sĩ thi đua cơ sở, kiến nghị nên ưu tiên trao cho người lao động.
Giải pháp sử dụng chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả chính sách khen thưởng, động viên
Mục đích sử dụng chỉ số KPI tỷ lệ lương/ tổng thu nhập hằng năm để đánh giá chính sách động viên người laođộng. Nếu chỉ số này dưới 90% thì chính sách khen thưởng có ảnh hưởng đến việc động viên người lao động, nếu lớn hơn 90% thì cần phải điều chỉnh về chính sách thi đua khen thưởng. Có thể sử dụng các hình thức khen thưởng về doanh thu bán điện, thưởng vận hành an toàn,... để cải thiện chỉ số KPI.
Chỉ số KPI tỷ lệ lương/ tổng thu nhập đề nghị áp dụng cho tất cả người lao động trừ Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng do lương thưởng của nhóm này được áp dụng theo Thông tư 19/2013/TT–BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động thương binh xã hội. (xem biểu mẫu tại Phụ lục 21 – KPI tỷ lệ lương/tổng thu nhập)
Ban Tổ chức nhân sự Tổng công ty phối hợp với Ban Lao động tiền lương để thu thập số liệu lương, thưởng, phụ cấp,.... Ban Tổ chức chủ trì tính toán chỉ số KPI này, xem xét và phối hợp với Ban Quan hệ cộng đồng đề xuất chính sách khen thưởng cho phù hợp.
Việc tính toán chỉ số KPI tỷ lệ lương/ tổng thu nhập không ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong Tổng công ty nhưng là một công cụ hữu ích giúp cho Lãnh đạo Tổng công ty nhìn một cách tổng quát chính sách khen thưởng chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng thu nhập của người lao động.
Việc tính chỉ số KPI tỷ lệ lương/ tổng thu nhập dễ dàng thực hiện vào cuối năm. Theo đó, Ban Tổ chức nhân sự sẽ thu thập, tính toán chỉ số KPI (tỷ lệ lương/tổng thu nhập) thông qua các thông tin từ Ban Lao động tiền lương và Ban Quan hệ cộng đồng cung cấp, sau đó so sánh và báo cáo Tổng Giám đốc Tổng công ty về chính sách khen thưởng trong các năm qua.
3.2.3.3 Cải thiện môi trường, áp lực công việc, quan hệ lao động Áp lực công việc
Theo khảo sát việc làm thêm giờ, áp lực công việc lên người lao động Văn phòng EVN SPC là thường xuyên. Hiện nay EVN SPC không chấm công làm thêm giờ vào thứ Bảy, Chủ Nhật. Việc làm thêm giờ của người lao động phải được trưởng phòng ban xác nhận và Chánh Văn phòng ký duyệt nhưng vẫn không tính tiền lương thêm giờ. Thực tế một số phòng ban như Ban Kỹ thuật Sản xuất, Ban Kỹ thuật An toàn thường xuyên làm thêm giờ, trực báo cáo sự cố, Ban Quản lý đầu tư thường xuyên đi công tác đóng điện, nghiệm thu các công trình vào thứ Bảy và Chủ Nhật nhưng không được tính làm thêm giờ,... Kiến nghị EVN SPC chấm công ngoài giờ cho người lao động làm việc hoặc đi công tác vào ngày thứ Bảy hoặc Chủ Nhật nếu có xác nhận từ lãnh đạo phòng ban. Việc chấm công ngoài giờ phải phù hợp với các quy định hiện hành như: làm ngày thứ Bảy thì chấm công nhân hệ số 1,5 lần, làm vào chủ Nhật chấm công nhân hệ số 2,0, tổng số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trường hợp áp dụng quy định làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 30 giờ trong 01 tháng và tổng số không quá 200 giờ trong 01 năm.
Quan hệ lao động
Mối quan hệ lao động giữa người lao động với nhau và giữa người lao động với lãnh đạo ở Văn phòng EVN SPC hiện nay là khá tốt. Tuy nhiên, việc nhân viên đóng góp ý kiến, chính kiến trong công việc có kết quả khảo sát ở mức trung bình. Người lao động còn nể nang, tế nhị, không dám phát biểu chính kiến của mình trước lãnh đạo. Tác giả kiến nghị Lãnh đạo EVN SPC cần cải thiện mối quan hệ này thông qua các hoạt động như thường xuyên họp nghe ý kiến người lao động, tập hợp ý kiến của các thành viên trong phòng ban khi giải quyết các công việc quan trọng, tổ chức và tham gia thường xuyên các hoạt động văn hóa văn nghệ, giao lưu thể thao với người lao động, giảm dần khoảng cách với người lao động.