Intelligence)
Trong việc quản lý hạn mức mua sắm và cỏc dự chi trong tương lai, lónh đạo doanh nghiệp cú thể khống chế việc chi tiờu khụng chỉ bằng cỏc văn bản phỏp lý mà cũn cú thể thụng qua việc giao ngõn sỏch cho từng khoản mục chi trong hệ thống ERP. Bất kỡ khoản mục chi nào bị kiểm soỏt ngõn sỏch thỡ hệ thống khụng cho phộp cập nhật
http://svnckh.com.vn 46 giao dịch liờn quan đến khoản mục chi đú nếu vượt ngõn sỏch cho phộp. Tựy theo mức độ kiểm soỏt, hệ thống sẽ cảnh bỏo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi cỏc hạn mức ngõn sỏch được điều chỉnh.
Ngoài ra, trong việc phõn tớch cỏc thụng tin quản lý, ERP cũn hỗ trợ cỏc phũng ban kiểm tra chộo lẫn nhau. Vớ dụ, phõn hệ quản lý mua sắm cung cấp thụng tin cho cỏc phõn hệ làm tiếp theo sau nú, ngược lại, phõn hệ này cũng nhận được thụng tin của những phõn hệ khỏc. Khi nhận húa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toỏn phải trả và nhận đồng thời thụng tin đơn hàng, phiếu nhập kho để đối chiếu ngay trờn hệ thống. Ngược lại, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng... nhờ số liệu của kế toỏn phải trả. Do vậy, ở mọi thời điểm, cỏc bộ phận yờu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mỡnh.
Với cỏc giỏm đốc vật tư, việc khụng cú mặt ở doanh nghiệp trong những lỳc nguyờn liệu, vật tư,… sẽ gõy khú khăn cho quỏ trỡnh vận hành của doanh nghiệp. Bằng việc ỏp dụng ERP, cỏc giỏm đốc vật tư này luụn được hệ thống thụng bỏo tỡnh hỡnh, về tỡnh trạng tồn kho, lượng tiền dự trữ trong kột để mua vật tư, vỡ thế giỳp cho giỏm đốc vật tư cú được sự chủ động cần thiết. Đõy được xem là chức năng thụng minh (intelligence) của hệ thống vỡ tự động đưa ra những phản hồi, thụng bỏo đến giỏm đốc sản xuất. Vớ dụ khi giỏm đốc mở chương trỡnh mỏy tớnh, nếu hàng hoỏ trong kho sắp hết, sẽ cú sự thụng bỏo ngay lập tức để giỏm đốc dự trự, quyết định mua thờm vật tư.
Với nhõn viờn, khi nhập sai dữ liệu khụng ăn khớp với hệ thống dữ liệu cú sẵn, chương trỡnh sẽ tự động bỏo cho nhõn viờn để kiểm tra lại.
Túm lại, ERP giỳp cho quỏ trỡnh vận hành của doanh nghiệp “thụng minh” hơn, nhanh chúng và kịp thời hơn thụng qua chỉ tiờu hỗ trợ việc phõn tớch cỏc thụng tin quản lý (BI-Business Intelligence).