Lập, duyệt và phân bổ dự toán thu, chi NSNN là quá trình chuẩn bị ngân sách. Đây là giai đoạn khởi đầu của quá trình quản lý NSNN nói chung và quản lý chi NSNN nói riêng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của các khâu chấp hành, kế toán và quyết toán chi NSNN. Một dự toán chi NSNN đúng đắn, có cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn sẽ có tác dụng quan trọng trong việc thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, cũng như tạo tiền đề cho việc quản lý chặt chẽ, có hiệu quả các khoản chi NSNN [1].
Dự toán thu, chi NSNN là một bảng tổng hợp các khoản thu, chi NSNN dự kiến thực hiện trong năm kế hoạch được phân loại theo những tiêu thức nhất định. Các khoản thu chi NSNN thông thường được phân chia theo các sắc thuế. Các khoản chi NSNN được phân chia theo tính chất kinh tế, có chi tiết theo các lĩnh vực chi hoặc theo cơ cấu ngành kinh tế quốc dân. Cơ cấu các khoản thu,
chi NSNN thay đổi qua từng thời kỳ, tuỳ thuộc vào định hướng và mục tiêu phát triển kinh tế của Nhà nước trong thời kỳ đó.
Trình tự lập, duyệt và phân bổ dự toán NSNN được thực hiện theo quy định tại Luật về quản lý NSNN. Các quy định về quá trình này bao gồm: (1) Các căn cứ lập dự toán NSNN; (2) Các yêu cầu về lập dự toán NSNN; (3) Trách nhiệm của các cơ quan lập dự toán NSNN và thẩm quyển phê duyệt dự toán, phân bổ dự toán NSNN. Đồng thời, để cụ thể hoá các nhiệm vụ phát triểm kinh tế- xã hội trong từng năm, hàng năm người đứng đầu cơ quan hành pháp cao nhất của Nhà nước (Thủ tướng Chính phủ) hoặc Bộ Tài chính đưa ra Chỉ thị nhằm hướng dẫn công tác xây dựng dư toán NSNN. Chỉ thị này đề cập đến các mục tiêu chủ yếu cần đạt được trong năm, kế hoạch, các dự báo kinh tế cần thiết, thời gian lập dự toán và các biện pháp chủ yếu để xây dựng dự toán thu, chi NSNN. Trên cơ sơ đó, Bộ trưởng các Bộ, người đứng đầu cơ quan hành chính các cấp thực hiện hướng dẫn các đơn vị thuộc phạm vị quản lý thực hiện xây dựng dự toán NSNN cho năm kế hoạch.
Tham gia quá trình lập dự toán NSNN bao gồm nhiều cơ quan khác nhau, trong đó đáng lưu ý là vai trò của cơ quan tài chính với tư cách là cơ quan giúp chính quyền nhà nước ở địa phương trong việc xây dựng, tổng hợp dự toán; cơ quan thu với tư cách là tổ chức trực tiếp thực hiện tập trung các nguồn thu cho NSNN và đơn vị sử dụng NSNN là nơi trực tiếp thực hiện các nhiêm vụ được giao.
Nguyên tắc của việc xây dựng dự toán là phảicăn cứ vào khả năng thu và nhiệm vụ chi cụ thể trong năm và NSNN phải được cân đối theo nguyên tắc tổng thu thuế, phí, lệ phí phải lớn hơn tổng số chi thường xuyên; trường hợp có bội chi thì số bội chi phải nhỏ hơn chi đầu tư phát triển. Tỷ lệ bội chi trong dự toán NSNN phải đảm bảo mức an toàn cho phép. Dự toán NSNN của từng cấp chính quyền được báo cáo cơ quan quyền lực ở địa phương thông qua để báo cáo cơ quan hành chính, cơ quan tài chính cấp trên.
Kết quả của quá trình chuẩn bị ngân sách là bản dự toán thu, chi NSNN do Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo Chính phủ để trình cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước (Quốc hội) thông qua. Tuỳ mức độ chi tiết của dự toán, dự toán NSNN sau khi được Quốc hội thông qua có thể được triển khai thực hiện ngay (nếu đã đảm bảo chi tiết theo yêu cầu) hoặc được Thủ tướng Chính phủ, cơ quan quyền lực và hành chính ở địa phương tiếp tục phân bổ chi tiết cho các cấp ngân sách cấp dưới hoặc đơn vị sử dụng NSNN.