Như đã phân tích ở trên, kỳ thu tiền của công ty đang ở mức khá cao, đặc biệt so với các doanh nghiệp cùng ngành. Xuất phát điểm có thể là từ chiến lược cạnh tranh của công ty, trong đó chính sách bán hàng là một trong những công cụ chính yếu và hữu hiệu. Tuy nhiên chính sách bán hàng trả chậm của công ty hiện nay là khá dễ dãi khiến cho nguồn vốn lưu động bị khách hàng chiếm dụng khá nhiều, trong khi vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty lại thiếu hụt và chủ yếu dựa vào vốn vay.
Để khắc phục được điều này, công ty phải rà soát lại toàn bộ các khoản phải thu từ khách hàng, đánh giá thận trọng các khoản phải thu bất thường vượt quá quy định cho phép của công ty. Sau đó xây dựng công cụ quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng trả chậm, xác định mức vòng quay hợp lý trên cơ sở số liệu bình quân của ngành, thông báo và áp dụng linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng.
Công tác quản trị khoản phải thu bao gồm các công việc xây dựng chính sách tín dụng hiệu quả, xây dựng bộ sưu tập về tín dụng của khách hàng, thiết lập chính sách thu hồi nợ nhanh chóng, chính xác và cuối cùng là đánh giá lại công tác quản trị khoản phải thu nhằm hoàn thiện công tác quản trị của doanh nghiệp.
Trong thực tế, hầu hết các doanh nghiêp đều triển khai các chính sách bán hàng khác nhau bao gồm chính sách tín dụng thương mại và các chính sách chiết khấu hoa hồng khác. Tuy nhiên, khi quy mô sản xuất thay đổi, tỷ trọng các chi phí trực tiếp và gián tiếp khác tăng cao, công ty phải có sự linh hoạt và điều chỉnh các chính sách một cách phù hợp nhằm đảm bảo tính hiệu quả khi ứng dụng. Trên thực tế, sau khi mở rộng quy mô sản xuất, chi phí bán hàng của công ty có xu hướng tăng mạnh ảnh hưởng nghiêm trọng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, công ty cần phải phân tích và so sánh giữa chi phí phát sinh với lợi ích mang lại từ chính sách tín dụng thương mại. Thông thường, những chi phí phát sinh có liên quan đến việc thực hiện chính sách tín dụng thương mại bao gồm: chi phí cơ hội của khoản phải thu, chi phí cơ hội của giá vốn mua hàng, chiết khấu thanh toán, chi phí thu tiền, nợ xấu không thu được.
Công ty nên cân nhắc tới chi phí cơ hội sử dụng tiền trong khoảng thời gian tín dụng của chính sách, chi phí cơ hội khi có thể giảm giá vốn, tạo sự cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành, đồng thời công ty phải đảm bảo việc quản trị tốt các khoản phải thu phát sinh thông qua các công cụ sau:
- Xây dựng bộ sưu tập về tín dụng của khách hàng:
Doanh nghiệp sử dụng những thông tin tín dụng của khách hàng từ những số liệu lịch sử tại bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. Những thông tin cần được thể hiện
nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận; thông tin về thời hạn trả nợ đúng hạn, quá hạn; doanh số nợ; thông tin về người giới thiệu (nếu có). Doanh nghiệp cũng có thể đánh giá tín dụng khách hàng theo 5 tiêu chí áp dụng đối với khách hàng của các ngân hàng thương mại như: năng lực, vốn, thế chấp hay bảo lãnh, điều kiện kinh tế tổng thể và môi trường ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của khách hàng, uy tín của khách hàng.
- Tăng cường công tác thu hồi nợ:
Thông thường ở các doanh nghiệp, bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng. Bộ phận kế toán có thể kết hợp với bộ phận kinh doanh trong việc gửi thư thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hàng xác nhận thời hạn trả nợ, vì thực tế khách hàng biết rõ nhân viên kinh doanh hơn là nhân viên kế toán. Hơn nữa, thảo luận thanh toán nợ với “người quen” sẽ thoải mái hơn nhiều so với việc đàm phán với bộ phận nghiệp vụ.
Để xây dựng bộ sưu tập thông tin về khoản nợ, bộ phận kế toán cần có thông tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày mua hàng, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại khách hàng … để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất. Muốn thế, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hóa đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp doanh nghiệp giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Đối với những công ty có mạng lưới bán hàng rộng, khoản phải thu lớn, công tác quản lý công nợ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Các doanh nghiệp này có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.
Khi doanh nghiệp có khoản phải thu lớn, sử dụng phần mềm quản lý tự động sẽ giúp doanh nghiệp quản trị khoản nợ hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý công nợ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của doanh nghiệp, giúp theo dõi, thu tiền, tất toán các khoản, thông báo với khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt nhân viên theo dõi, thực hiện công việc một cách tập trung và đúng hạn.
Ngoài ra, khi khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ, doanh nghiệp nên tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp, nếu có thể. Chẳng hạn, khách hàng chậm thanh toán do bản thân họ không giải quyết được lượng hàng tồn kho (nếu để lâu có thể dẫn tới hư hỏng), doanh nghiệp có thể giúp khách hàng thông qua việc thu hồi lại một phần hàng đã cung cấp và qua kênh phân phối của doanh nghiệp tìm phương án giúp giải tỏa lượng tồn kho để có nguồn tiền để trả nợ cho doanh nghiệp.
Công ty có thề sử dụng các biện pháp như sau:
Nhân viên bán hàng sẽ bị trừ lương nếu các khách hàng của họ quản lý phát sinh nợ quá hạn trên mức cho phép. Tiền lương bị trừ = số tiền nợ quá hạn trong tháng nhân với lãi suất tiền gửi ngân hàng/tháng.
Đối với tổ thu hồi công nợ, phương án xử lý nợ quá hạn được đưa ra cụ thể như sau: Nợ từ 3-12 tháng tuổi đưa vào nhóm nợ dây dưa, khó đòi thực hiện theo các
bước thu hồi từ thấp đến cao: nhắc nhở, cảnh cáo, đưa ra pháp luật, … Nợ trên 1 năm tuổi không tiếp tục bán hàng.
Nợ 1-3 năm tuổi sẽ lấy lại hàng hóa hoặc hàng hóa khác có giá trị tương đương.
- Đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu:
Định kỳ doanh nghiệp nên xem xét, đánh giá hiệu quả quản trị các khoản phải thu thông qua chỉ tiêu Vòng quay các khoản phải thu.
Nhằm xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với quy định của chính sách, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp.