Tổ chức phục vụ bạn đọc tại phòng mượn là một trong những hình thức phục vụ truyền thống trong các thư viện. Vai trò của phòng mượn đối với bạn đọc đã được nhà thư viện học người Nga Crupxkaia đánh giá rất cao, bà cho rằng điều chủ yếu trong công tác thư viện là công tác ở phòng mượn, biết thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, giúp họ nâng cao về văn hóa, chính trị và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của họ là việc có trách nhiệm nặng nề, vì thế phòng mượn đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động thư viện. Không phải bạn đọc nào cũng có thời gian, điều kiện để đến thư viện đọc tài liệu. Nhiều bạn đọc có lịch học dày đặc họ chỉ có thể tranh thủ đọc từng lúc một. Vì vậy, hình
thức phục vụ mượn về nhà giúp bạn đọc vừa có tài liệu để học tập, nghiên cứu vừa tiết kiệm được thời gian và công sức.
Nhận thức rõ vai trò của phòng mượn, ngay từ khi mới thành lập Thư viện trường ĐHCNVH đã rất chú trọng việc xây dựng phòng mượn sách nhằm mục đích phục vụ các đối tượng bạn đọc của toàn trường: Cán bộ, giảng viên, sinh viên, những đối tượng nghiên cứu khoa học.
Phòng mượn được bố trí ở tầng 2 song song với phòng đọc mở do 01 cán bộ quản lý, với diện tích 200 m2. Phòng được trang bị 01 máy tính để phục vụ cho việc mượn trả tài liệu của bạn đọc.
Trong suốt quá trình giảng dạy, nghiên cứu, học tập của cán bộ giảng viên, của học viên hay sinh viên thì một hành trang không thể thiếu bên mình đó là hệ thống sách giáo trình và vai trò của sách giáo trình càng quan trọng hơn khi nhà trường chuyển đổi sang hình thức đào tạo mới – hình thức đào tạo theo tín chỉ. Đối với sinh viên lại càng quan trọng vì thời gian tự học, tự đọc sách ở nhà được tăng cường khi sinh viên đến lớp đòi hỏi phải đọc trước tài liệu ở nhà. Vì thế, giáo trình được coi là dạng tài liệu đặc thù, phổ biến trong các trường đại học và là tài liệu không thể thiếu đối với cán bộ giảng dạy, học viên, nghiên cứu sinh hay sinh viên trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy, học tập của họ. Nhận thức rõ tầm quan trọng của sách giáo trình khiến cho phòng mượn giáo trình giữ vai trò quan trọng trong công tác phục vụ bạn đọc.
Tài liệu mượn về bao gồm: Sách giáo trình có khoảng 26.910 cuốn, sách tham khảo có khoảng 17.000 cuốn thuộc nhiều ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp, Hunggari, Việt. Với những nỗ lực đáng kể của cán bộ phục vụ phòng mượn, hàng năm số lượng bạn đọc đến sử dụng phòng ngày càng tăng.
Bảng 2.2: Thống kê tình hình luân chuyển sách tại hệ thống phòng mượn
Năm 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Lượt bạn đọc
(người) 2973 3194 3357 3481 3683 3745
Lượt tài liệu
(cuốn) 5724 5983 6012 6135 6390 6476
Qua bảng thống kê trên, nhận thấy tình hình luân chuyển tài liệu tại hệ thống phòng mượn có tăng lên nhưng không đáng kể, hàng năm tăng gấp hơn 1 lần, trong vòng 5 năm tăng 1,25 lần. Mặc dù nhu cầu về tài liệu giáo trình của bạn đọc cao nhưng do phương thức tổ chức và phục vụ, địa điểm đặt kho tài liệu, điều kiện cơ sở vật chất nghèo nàn, tài liệu giáo trình cũ,…nên lượt bạn đọc đến mượn tài liệu chưa cao.
* Phương thức phục vụ
Bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu, phải tra cứu trong mục lục truyền thống hoặc trên máy tính các thông tin về tài liệu như: tên sách, ký hiệu phân loại… rồi điền vào phiếu yêu cầu. Tiếp theo, bạn đọc trình thẻ và phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện sẽ có nhiệm vụ nhận phiếu yêu cầu sau khi bạn đọc ghi thông tin vào phiếu rồi kiểm tra xem bạn đọc mượn cuốn sách nào và sau đó vào kho lấy theo ký hiệu phân loại.
Chế độ mượn tài liệu: Mượn trong ngày: Áp dụng cho tài liệu có ký hiệu phòng trên nhãn là chữ CB hoặc Đ; Mượn dài hạn (7 ngày): Áp dụng cho tài liệu có ký hiệu phòng trên nhãn là chữ M. Bạn đọc chỉ được mượn 02 cuốn: 01 cuốn mã M và 01 cuốn mã khác (với mã M được mượn 01 cuốn/ tuần, còn các mã khác 01 cuốn/ ngày). Khi trả sách quá hạn hoặc trả sách trong tình
trạng bị rách, nát, mất trang… bạn đọc sẽ bị phạt 2000 đồng/ ngày theo quy
định của thư viện.
Để thỏa mãn nhu cầu mượn tài liệu của bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả Thư viện Trường Đại học Công nghiệp Việt – Hung đã thực hiện cho mượn theo hai loại: sách giáo trình và sách tham khảo.
+ Đối với sách giáo trình
Tài liệu là giáo trình được sắp xếp theo khoa, sách của khoa nào thì được sắp xếp vào đúng vị trí của ngành đó. Trên đầu mỗi giá có ghi tiêu đề các khoa như: Khoa cơ khí, ô tô, tài chính ngân hàng, du lịch, kế toán…và trong mỗi khoa lại chia nhỏ thành các ngành và mỗi ngành lại chia thành bộ môn thuộc ngành đó. Ví dụ: ngành cơ khí gồm có: cơ khí chế tạo máy, tiện, phay…Việc dán nhãn tiêu đề sẽ giúp cho cán bộ thư viện phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng, kịp thời và quản lý tốt tài liệu trong kho.
Tuy nhiên cách sắp xếp như vậy đòi hỏi cán bộ thư viện phải mất rất nhiều thời gian để nhớ được vị trí của từng đầu tài liệu khác nhau trong khoa. Đối với cán bộ thư viện mới vào phải mất thời gian khoảng 2 tháng mới có thể nhớ hết được, nếu vậy sẽ làm giảm hiệu quả phục vụ tại phòng mượn.
Theo tài liệu thống kê của cán bộ thư viện phòng mượn (tháng 3/2013) số lượng bản sách nhiều nhất trong kho tài liệu thuộc khoa điện với 7789 cuốn, tiếp theo là kế toán với 6320 cuốn và tiếp đến là khoa cơ khí với 6412 cuốn, số lượng ít bản nhất là ngành tiếng anh với 443 cuốn...Điều này cho thấy nhu cầu của bạn đọc trường ĐHCNVH về tài liệu thuộc khoa điện, cơ khí, kế toán…là rất lớn.
Thư viện trường ĐHCNVH còn phục vụ giáo trình đầu năm và đầu kỳ cho sinh viên. Thư viện chủ động vào thời khóa biểu của nhà trường cho từng môn, từng khoa để có sự chuẩn bị từ trước. Trên cơ sở các môn học các lớp sẽ
trả tài liệu với thư viện. Nhờ sự liên kết phối hợp với các cơ quan chức năng của nhà trường đặc biệt là phòng Đào tạo, các khoa, các bộ môn…hiện nay hầu hết các môn học của sinh viên đều được phục vụ giáo trình tương đối đầy đủ. Qua đó ta thấy được sự cố gắng trong công tác phục vụ bạn đọc.
Tuy nhiên, với số lượng bản sách giáo trình cho mượn vẫn còn hạn chế, số lượng ngày mượn lại ít, cộng thêm số lượng cán bộ thư viện chỉ có 01 cán bộ, vì vậy mà vòng quay của sách vẫn chưa cao, chưa thu hút được bạn đọc đến thư viện. Qua đó, thư viện cần bổ sung thêm cán bộ cho phòng mượn giáo trình để phục vụ bạn đọc kịp thời và nhanh chóng hơn. Thư viện cần gia hạn ngày mượn dài hạn hơn để bạn đọc mượn tài liệu về có đủ thời gian để nghiên cứu sâu hơn. Bên cạnh đó, thư viện cũng nên thường xuyên bổ sung sách mới và bổ sung thêm số bản tài liệu để đáp ứng đầy đủ hơn nữa nhu cầu của bạn đọc.
+ Đối với sách tham khảo
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu tham khảo, Thư viện Trường Đại học Công nghiệp Việt – Hung đã tổ chức phòng mượn sách tham khảo vào phục vụ bạn đọc từ rất sớm. Số lượng tài liệu có trong phòng là 17000 ấn phẩm, chiếm 38,71% trong tổng số vốn tài liệu của phòng mượn.
Tài liệu trong kho được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt kết hợp với ngôn ngữ để thuận tiện cho cán bộ thư viện khi tìm tài liệu. Tuy nhiên, nhận thấy với số lượng đông đảo bạn đọc ở trong và ngoài trường, thì số lượng tài liệu tham khảo như vậy vẫn còn hạn chế, đòi hỏi thư viện phải thường xuyên bổ sung một cách kịp thời để phục vụ tối đa hơn nữa nhu cầu tìm kiếm thông tin của bạn đọc, đặc biệt là trong khi nhà trường đang trong giai đoạn đầu của quá trình đào tạo theo tín chỉ, vì có thể coi tài liệu tham khảo là một trong những yêu cầu cần thiết đối với mỗi sinh viên khi tham gia chương trình đào
tạo và nó là một trong những nhân tố quyết định đến chất lượng học tập và giảng dạy.
Quy trình mượn trả tài liệu tham khảo tại phòng mượn sách tham khảo cũng tương tự như tại phòng đọc tổng hợp thông qua phân hệ mượn trả của phần mềm Ilib. Tuy nhiên, số lượng tài liệu mà bạn đọc được phép mượn ở đây chỉ có 01 cuốn/lần. Sách tham khảo bao gồm: Sách tham khảo về điện, cơ khí, ô tô, cơ bản, sách về tin học, tài chính – kế toán… trung bình mỗi ngày có đến 100 lượt bạn đọc đến mượn những tài liệu thuộc nội dung này. Khi bạn đọc trả sách nếu để sách quá hạn trả thì bạn đọc bị phạt không được mượn sách cho lần kế tiếp.
Để đáp ứng hơn nữa nhu cầu tin của bạn đọc, thư viện thường xuyên bổ sung vốn tài liệu cho phòng mượn. Tuy nhiên do kinh phí còn hạn hẹp, chưa tận dụng tối đa được các nguồn bổ sung nên việc bổ sung tài liệu gặp nhiều khó khăn.
Như vậy, việc tổ chức phục vụ bạn đọc tại hệ thống phòng mượn có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Ngoài hạn chế đã đưa ra ở phòng giáo trình thì còn một tồn tại nữa cần khắc phục đó là việc nhiều bạn đọc giữ tài liệu quá lâu nên gặp khó khăn trong việc đòi sách quá hạn làm ảnh hưởng đến vòng quay và chất lượng của tài liệu, gây hạn chế việc đáp ứng nhu cầu đọc đối với bạn đọc.