Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức “ Nhật Kí Sổ Cái trên máy vi tính”. Quy trình ghi sổnhư sau:
- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kếtoán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thịđầy đủ quy trình ghi sổ kếtoán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kếtoán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
3.1.5.3 Trình tự ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại ghi vào Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu mỗi chứng từ (Bảng tồng hợp chứng từ cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tồng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều trong một ngày hoặc định kỳ1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tồng hợp chứng từ cùng loại sau khi đã ghi vào nhật ký sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
- Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng số liệu cuả cột phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào
24
dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từđầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật kí – Sổ Cái.
- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng sốdư Nợ các tài khoản = Tổng sốdư Có các tài khoản
Tổng số tiền của cột “phát sinh” ở phần nhật kí = Tổng SPS Nợ = Tổng SPS Có
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổđể cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và sốdư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu trên nhật ký sổ cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽđược sử dụng để lập báo cáo tài chính.
25
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.3 Kế toán trên máy vi tính
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán
quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
26
Sơ đồ 3.4 Kế toán Nhật ký - Sổ Cái
3.1.6 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty TNHH Ngũ Hiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này sẽ giúp cho kế toán dễ dàng kiểm tra và phát hiện khi thiếu hụt hàng hóa; Xác định được giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán, thấy được tình hình biến động của hàng tồn kho cả về giá trị và hiện vật, từđó làm cơ sở cho việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
3.2 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUA 3
NĂM 2010, 2011, 2012 TẠI CÔNG TY TNHH NGŨ HIỆP
3.2.1 Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
27
Bảng 3.1Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2010 -năm 2011- năm 2012
ĐVT:Đồng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch
2011 so với 2010 2012 so với 2011 Số tiền % Số tiền %
1. Tổng doanh thu 173.330.786.869 162.419.590.027 153.408.903.987 -10.911.196.842 (6.29) -9.010.686.040 (5.54)
Doanh thu thuần về BH & CCDV 173.216.155.585 162.283.742.975 153.360.381.319 -10.932.412.610 (6.31) -8.923.361.656 (5.49)
Doanh thu HĐTC và thu nhập khác 114.631.284 135.847.052 48.522.668 21.215.768 18.50 -87.324.384 (64.28)
2. Tổng chi phí 172.508.931.802 161.140.911.369 152.273.473.843 -11.368.020.433 (6.58) -8.867.437.526 (5.50)
Chi phí HĐKD 172.272.475.728 160.818.215.229 152.076.390.508 -11.454.260.499 (6.65) -8.741.824.721 (5.43)
Chi phí tài chính và chi phí khác 236.456.074 322.696.140 197.083.335 86.240.066 36.47 -125.612.805 (38.92)
3. Lợi nhuận 821.855.067 1.278.678.658 1.135.430.144 456.823.591 55.58 -143.248.514 (11.20)
28
Nhận xét
- Tổng doanh thu: Nhìn chung tổng doanh thu giai đoạn năm 2010 đến năm 2012 đều giảm, cụ thể năm 2011 giảm so với năm 2010 là 10.911.196.842 đồng ( giảm 6,29%). Năm 2012 giảm so với năm 2011 là 9.010.686.040 đồng (giảm 5,54%). Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng tương đương 99,9% trong tổng doanh thu, vì vậy doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụảnh hưởng rất lớn đến tổng chi phí. Bên cạnh đó, các tác động khách quan như thịtrường kinh doanh sắt thép những năm gần đây gặp nhiều khó khăn, hàng hoá tồn kho nhiều, mà giá cả đầu vào lại tăng vọt; chính những nguyên nhân đó đã làm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm đều qua các năm.
- Tổngchi phí:Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh là chi phí chủ yếu của công ty nên công ty cần chú trọng đến chi phí này. Trong giai đoạn năm 2010 – năm 2012 chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục giảm nhẹ với tốc độ đều nhau. Năm 2011 so với năm 2010 giảm 6,64%, năm 2012 so với năm 2011 giảm 5,43%. Mức độ giảm của chi phí gần bằng với mức độ giảm của doanh thu ảnh hường nhiều đến lợi nhuận thu được. Nguyên nhân dẫn đến chi phí giảm là do giá vốn hàng bán giảm, Công ty hạn chế kinh doanh một số mặt hàng ít được thịtrường quan tâm.
- Lợi nhuận: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các Công ty đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận đạt được. Nhìn chung qua giai đoạn năm 2010 – 2011 lợi nhuận của Công ty tăng nguyên nhân là do mức giảm của tổng doanh thu nhỏhơn mức giảm của tổng chi phí. Nhưng qua giai đoạn 2011 – 2012 lợi nhuận của Công ty giảm vì mức độ giảm của tổng doanh thu lớn hơn mức độ giảm của tổng chi phí.
29
CHƯƠNG 4
KẾ TOÁN TÌNH HÌNH TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH NGŨ HIỆP
NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
4.1 KẾ TOÁN TÌNH HÌNH TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NĂM 2010, 2011,
2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TẠI CÔNG TY TNHH NGŨ HIỆP
4.1.1 Các phương thức bán hàng, và phương thức thanh toán tại công ty TNHH Ngũ Hiệp công ty TNHH Ngũ Hiệp
Công ty TNHH Ngũ Hiệp là một Công ty tự chủ trong kinh doanh chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết quả kinh doanh của Công ty. Để duy trì và phát triển thì hoạt động tiêu thụ là mục tiêu tồn tại của Công ty, đẩy mạnh bán ra để tạo nguồn thu, trang trải chi phí, trả lương cho người lao động là mục đích kinh doanh của công ty. Để tổ chức tốt khâu tiêu thụ, trước hết Công ty phải luôn quan tâm đến hoạt động mua hàng, cố gắng khai thác tốt nguồn hàng, đảm bảo mua có chất lượng tốt với giá thành rẻ nhất, tối thiểu các chi phí mua hàng. Dựa vào mối quan hệ quen biết, Công ty mua hàng với số lượng nhiều sẽđược chiết khấu thương mại từđó tiết kiệm được chi phí mua hàng và tạo được lợi nhuận cho Công ty.
Mặt hàng kinh doanh của Công ty rất phong phú về chủng loại và đầy đủ các mẫu mã mà khách hàng mong muốn, với chất lượng đảm bảo. Công ty chủ yếu kinh doanh các loại mặt hàng như: Thép tấm, thép ống, thép lá, thép hộp mạ kẽm, thép vuông, que hàn ….
Nguồn mua hàng của Công ty: Hàng hoá được mua từ nhiều nguồn khác nhau, từ các thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác nhau và theo nguyên tắc giá mua cộng với chi phí sao cho thấp nhất, hàng mua phải có nguồn gốc địa chỉ rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chất lượng được đặt lên hàng đầu. Với cách mua hàng như trên thì khâu quản lý và tiêu thụ hàng hoá tại công ty khá thuận lợi, hàng hoá luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng đề ra trên khía cạnh như chất lượng hàng hoá, mẫu mã hàng hoá, giá cả hợp lý, tạo sự tin cậy đối với khách hàng khi mua hàng hoá tại Công ty.
Công ty mua hàng thông qua hợp đồng được ký kết, mọi chi phí mua hàng và chi phí vận chuyển được kế toán hạch toán vào phiếu nhập kho hàng hoá.
30
Đơn Vi: Công Ty TNHH Ngũ Hiệp MST: 1800687672 Mẫu số: 01 - VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộtrưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03tháng 3 năm 2013 Số 12 Nợ: 156 3.900.000 Có: 331 3.900.000
- Họvà tên người giao: CN Miền Tây Tổng Công Ty Thép Việt Nam - Theo HĐGTGT số1484 ngày 03 tháng 03 năm 2013
Nhập tại kho: Cửa hàng số 44 CMT8 – Hưng Lợi –Ninh Kiều - TPCT STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Sốlượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Que hàn KG 250 250 15.600 3.900.000 Cộng x x x x x 3.900.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu chín trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hoá đơn GTGT số 1484.
Ngày 03 tháng 03 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kếtoán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) (Ký, họ tên)
Khi hợp đồng bán hàng được ký kết, việc giao hàng được diễn ra và dù bán trong hay ngoài Công ty thì kế toán cũng sử dụng các chứng từ sau:
Hoá đơn thuế GTGT Phiếu thu
Báo cáo bán hàng
Nhận thức được tầm quan trọng của chứng từ kế toán, vì nó là căn cứđể ghi sổ kế toán, là cở sở pháp lý cho mọi số liệu kế toán. Do vậy, tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán. Tổ chức tốt việc thu nhập thông tin về các nghiệp vụ kinh
31
tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đến chất lượng công tác kế toán ở Công ty.
Kế toán trưởng Công ty đã xây dựng một chương trình luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phân công rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong Công ty để giảm bớt những thủ tục, chứng từ không cần thiết và kế toán tiêu thụ là một khâu quan trọng trong công tác kế toán. Vì vậy việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học là rất quan trọng. Trong khâu tiêu thụ, kế toán trưởng quy định trình tự luân chuyển chứng từnhư sau:
Tại công ty phương thức bán chủ yếu là bán buôn qua kho, người mua là các đơn vị nhận khoán của công ty để bán lẻ và các khách hàng ngoài Công ty.
- Hoá đơn GTGT loại 3 liên: được lập bởi kế toán bán hàng + Liên 1: Lưu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Được đưa về kho – dùng làm căn cứ lập thẻ kho cuối mỗi kì báo cáo kho.
Sau khi lập báo cáo kho liên 3 và báo cáo kho được đưa lên phòng kế toán. Báo cáo kho sẽđược kế toán vật tư lưu giữ. Hoá đơn liên 3 được kế toán công nợ, tiền mặt lưu giữ.
Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt và phương thức trả chậm thì kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi từng khách hàng, thoảước thời hạn trả và khi khách hàng trả tiền thì kế toán công nợ sử dụng Phiếu thu.
Cuối mỗi tháng, kế toán bán hàng tiến hành lập báo cáo nhập, xuất, tồn thành phẩm và kho hàng hoá.
4.1.2 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá
Tài khoản sử dụng
Việc hạch toán toán tổng hợp và hạch toán chi tiết được thực hiện đồng thời. các khoản chi tiết được mở theo dõi từng đối tượng, từng nơi phát sinh để theo dõi doanh thu bán hàng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết kế toán 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. căn cứ vào các hoá đơn GTGT. Mỗi hoá đơn ghi một dòng và lần lượt ghi theo thời gian phát sinh nghiệp vụ và số thứ tựtrên hoá đơn.
Ngoài ra để theo dõi tình hình công nợ , kế toán còn mở “sổ chi tiết công nợ” TK 141 - Tạm ứng để theo dõi tạm ứng của từng người.
32
Phiếu xuất kho được kế toán tổng hợp cuối ngày vào một phiếu vì số lượng nhiều.
Nhật ký sổcái được mở cuối tháng làm cở sởbáo cáo tài chính định kỳ. Ngoài ra để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá, kế toán mở “ bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá” theo kho hàng hoá.
Trình tự hạch toán
Phương thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là bán buôn qua kho. Bên mua nhận hàng tại kho của bên bán hoặc tại một địa điểm nào đó do bên bán quy định. Bên bán cũng có thể chuyên chởhàng đến tận nơi cho bên mua theo yêu cầu bằng phương tiện vận chuyển của mình. Chứng từbán hàng là các hoá đơn GTGT mẫu số 01GTKT-3LL
Ngày 01/03/2013 căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0001132, bán que hàn cho Công ty CP Đầu Tư Và xây dựng CTGT 73. Thanh toán bằng tiền mặt.
a. Doanh thu Nợ TK 1111: 660.000 đồng Có TK 5111: 600.000 đồng Có TK 33311: 60.000 đồng b. Giá vốn Nợ TK 632 570.000 đồng Có TK 1561 570.000 đồng
Ngày 02/03/2013 căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0001133, bán hộp chữ nhật 40x50 cho Công ty CT Vật Tư Hậu Giang. Thanh toán chuyển khoản
a. Doanh thu Nợ TK 1112: 19.680.012 đồng Có TK 5111: 17.890.920 đồng Có TK 33311: 1.789.092 đồng b. Giá vốn Nợ TK 632 17.099.894 đồng Có TK 1561 17.099.894 đồng
33
Ngày 02/03/2013 căn cứvào HĐGTGT số 0001148, bán hàng theo hợp đồng cho Công ty TNHH WILMAR AGRO VIET NAM, đến ngày
05/03/2013 mới chi trả bằng chuyển khoản. a. Doanh thu Nợ TK 111: 213.936.030 đồng Có TK 5111: 194.487.300 đồng Có TK 33311: 19.448.730 đồng b. Giá vốn Nợ TK 632 183.582.231 đồng Có TK 1561 183.582.231 đồng
Ngày 02/03/2013 căn cứ vào HĐGTGT số 000114, bán hàng theo hợp đồng cho Công ty TNHH MTV Trần Lê Khanh, thanh toán bằng chuyển khoản a. Doanh thu Nợ TK 111: 25.400.034 đồng Có TK 5111: 23.090.940 đồng Có TK 33311: 2.309 .094 đồng b. Giá vốn Nợ TK 632 21.782.546 đồng Có TK 1561 21.782.546 đồng
Ngày 04/03/2013 căn cứ vào HĐGTGT số 0001168, bán hàng theo hợp đồng cho Công ty DNTN Vạn Thạnh, khách hàng chưa thanh toán.
a. Doanh thu Nợ TK 111: 207.060.477 đồng Có TK 5111: 188.236.798 đồng Có TK 33311: 18.823.679 đồng b. Giá vốn Nợ TK 632 175.378.925 đồng Có TK 1561 175.378.925 đồng
34
CÔNG TY TNHH NGŨ HIỆP
160 đường 3/2, Phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ
MST: 1800687672
Số TK: 102010000579058 Tại NH Công Thương TP. Cần thơ - PGD Q. Ninh Kiều.