Ký kết hợp đồng: Khi có được thông tin đặt mua hàng của khách hàng, hai công ty sẽ tiến hành trao đổi những thông tin cơ bản cần thiết thông qua email.
Sau khi đối tác chấp nhận hàng mẫu và hài lòng về tiêu chuẩn kỹ thuật của sản
phẩm, hai bên sẽ đàm phán về các điểu khoản trong hợp động như: giá thành, thời
gian sản xuất, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận
chuyển,… Sau khi hai bên cùng nhất trí với các điều khoản, hợp đồng sẽ được ký
qua fax hoặc gặp mặt trực tiếp.
Phương thức thanh toán: Đối với những hợp đồng xuất khẩu có giá trị
nhỏ, công ty sẽ sử dụng phương thức thanh toán T/T vì đây là một phương thức
thanh toán dễ thực hiện và có chi phí thấp. Ngược lại, đối với những hợp đồng
xuất khẩu có giá trị lớn, phương thức thanh toán L/C sẽ được ưu tiên sử dụng để đảm bảo hạn chế được rủi ro. Sau khi đối tác mở thủ tục thanh toán quốc tế, công
ty sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thỏa
thuận và thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thanh toán không đúng theo thỏa thuận.
Mô tả các phương thức thanh toán:
- Quy trình thanh toán T/T (chuyển tiền bằng điện)
(1) Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho người nhập khẩu, đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu.
(2) Người nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ và hóa đơn, viết lệnh chuyển tiền
cho ngân hàng phục vụ mình để yêu cầu thanh toán cho người xuất khẩu.
(3) Nếu bộ chứng từ hợp lệ và tài khoản có đủ số dư, ngân hàng sẽ gửi giấy
(4) Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước
ngoài trả tiền cho người thụ hưởng.
(5) Ngân hàng đại lý gửi giấy báo có và chuyển tiền cho người thụ hưởng.
- Quy trình thanh toán L/C (tín dụng chứng từ)
(1) Người nhập khẩu và người xuất khẩu ký kết hợp đồng thương mại, trong đó quy định phương thức thanh toán là tín dụng chứng từ.
(2) Người nhập khẩu đề nghị ngân hàng phục vụ mình phát hành thư tín
dụng theo yêu cầu trong hợp đồng thương mại.
(3) Ngân hàng sau khi xem xét yêu cầu mở thư tín dụng, nếu chấp nhận sẽ phát hành thư tín dụng cho ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu.
(4) Khi nhận được thông báo về việc mở thư tín dụng, ngân hàng thông báo sẽ thông báo và chuyển giao thư tín dụng cho người xuất khẩu.
(5) Người xuất khẩu nếu chấp nhận nội dung thư tín dụng đã mở sẽ giao
hàng, nếu không sẽ đề nghị ngân hàng phát hành điều chỉnh lại cho phù hợp.
(6) Người xuất khẩu tập hợp chứng từ theo yêu cầu trong thư tín dụng, xuất
trình chứng từ với ngân hàng thông báo.
(7) Ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra bộ chứng từ lần nữa, sẽ gửi bộ
chứng từ cho ngân hàng phát hành để yêu cầu thanh toán theo chỉ định.
(8) Sau khi kiểm tra chứng từ, ngân hàng thanh toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà xuất khẩu nếu bộ chứng từ hợp lệ hoặc thông báo chứng từ không hợp lệ
thông qua ngân hàng thông báo.
(9) Ngân hàng phát hành giao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu để yêu cầu
thanh toán.
(10) Nhà nhập khẩu sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp sẽ thanh toán
cho ngân hàng phục vụ mình hoặc nếu không phù hợp có quyền từ chối trả tiền
cho ngân hàng.