SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
4.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 1 Kế toán phải thu khách hàng
4.2.1 Kế toán phải thu khách hàng
4.2.1.1 Chứng từ sổ sách
- Chứng từ:
+ Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) + Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT2/001) + Giấy thông báo trả nợ,…
- Sổ sách:
+ Sổ tổng hợp:Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 131
+ Sổ chi tiết: Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, sổ chi tiết tài khoản 131
4.2.1.2 Luân chuyển chứng từ
- Khi nhận được đơn đặt hàng phô tô từ phòng kinh doanh, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 dùng để nhập vào phần mềm, sau đó lưu lại ở bộ phận cùng với đơn đặt hàng phô tô. Liên 2 giao cho khách hàng , liên còn lại chuyển đến cho kế toán phải thu,. Khi kế toán bán hàng nhập vào phần mềm, chọn “ghi vào”, phần mềm sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ sách có liên quan.
- Sau khi kế toán phải thu nhận được hóa đơn bán hàng lien 3 cùng với giấy giao hàng từ bộ phận giao hàng, sẽ tiến hành nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động hạch toán đến các sổ sách có liên quan.
- Định kỳ (khoảng 2 hoặc 3 tháng), kế toán thanh toán dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng lập bảng đối chiếu công nợ, kiểm tra các khoản nợ đến hạn của khách hàng và tiến hành lập thông báo trả tiền. Thông báo trả tiền gồm 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận cùng với hóa đơn bán hàng và giấy giao hàng, liên 2 được gửi cho khách hàng.
- Định kỳ kế toán kiểm tra sổ sách và in ra sổ sách báo cáo cần thiết.
54
3
In Sổ cái, bảng tổng hợp CT TK,
Hình 4.3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán nợ phải thu
Kế toán bán hàng Bắt đầu Phòng kinh doanh Đơn đặt hàng phô tô Lập hóa đơn GTGT Đơn đặt hàng phô tô Nhập vào phần mềm Tập tin bán hàng Cuối kỳ In nhật ký bán hàng, Sổ cái Nhật ký bán hàng Sổ Cái Khách hàng Hóa đơn GTGT 1 Hóa đơn GTGT 1 2 3
Kế toán phải thu
Giấy giao hàng Bộ phận giao hàng Hóa đơn GTGT Nhập vào phần mềm GGH Hóa đơn GTGT Tập tin KH Cuối kỳ In thông báo trả nợ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết TK Khi nợ đến hạn thanh toán Khách hàng Thông báo trả nợ 2 3 2 1 2 Kết thúc 3
55
4.2.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Bảng 4.3: Tình hình tăng - giảm nợ phải thu khách hàng tháng 07/2014 Đơn vị: đồng Stt Nội dung nghiệp vụ tăng-giảm, tồn khoản phải thu
khách hàng
Số tiền
1 Số dư đầu kỳ 2.594.426.057
2 Các khoản phát sinh tăng trong kỳ 2.264.059.600
- Bán hàng chưa thu tiền 2.058.236.000
- Thuế GTGT đầu ra 205.823.600
3 Các khoản phát sinh giảm trong kỳ 827.314.580 - Khách hàng trả nợ
+ Trả bằng tiền mặt 12.252.680
+ Trả bằng tiền gửi 815.061.900
4 Số dư cuối kỳ 1.157.681.037
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty cung cấp, tháng 07/2014) a) Hạch toán các nghiệp vụ tổng quát
- Nghiệp vụ tăng khoản phải thu khách hàng: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ tăng khoản phải thu khách hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán hạch toán nghiệp vụ:
+ Bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, dựa vào Hóa đơn GTGT hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 131 Có TK 511
Có TK 3331
- Nghiệp vụ giảm khoản phải thu khách hàng: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ giảm khoản phải thu khách hàng, căn cứ vào Phiếu thu kế toán hạch toán nghiệp vụ:
+ Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt, dựa vào thiếu thu hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1111 Có TK 131
+ Thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng, dựa vào giấy báo Có hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1121 Có TK 131
56
b) Hạch toán các nghiệp vụ chi tiết
1. Ngày 1/7/2014, DN thu tiền bán hàng Công ty TNHH HTA số tiền là 5.588.220 đồng. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00000352, tiến hành lập và định khoản trên phiếu thu số 02/7- PT: (phụ lục 3)
Nợ TK 1111: 5.588.220 đồng Có TK 131: 5.588.220 đồng
2. Ngày 15/7/2014, DN xuất bán đà V75 cho Công ty TNHH Điện Nước Tân Hồng Phúc, số tiền chưa thuế 1.159.500 đồng, thuế GTGT 10%. Cụ thể:
+ Đà V75 x6 – 1,2m , số lượng :02 cây, đơn giá: 228.000 đồng + Chống pla 60 x6, số lượng: 02 cây, đơn giá: 73.500 đồng + Đà V40 x4, số lượng: 01 cây, đơn giá: 122.000 đồng
+ Đà V75 X6 – 2,4m, số lượng: 01 cây, đơn giá: 434.500 đồng Bên mua thõa thuận sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000404, phiếu xuất kho số 015, hạch toán: (phụ lục 3)
Nợ TK 131: 1.275.450 đồng
Có TK 5112: 1.159.500 đồng Có TK 33311: 115.950 đồng
3. Ngày 26/7/2014, Công ty TNHH MTV Bia Sài Gòn Sóc Trăng chuyển tiền ứng trước cho công trình điện sắp lắp đặt, tổng số tiền DN thu trước là 813.487.600 đồng. Kế toán căn cứ giấy báo Có số 08/7-BC của ngân hàng BIDV, hạch toán: (phụ lục 3)
Nợ TK 1121: 813.487.600 đồng Có TK 131: 813.487.600 đồng
4. Ngày 31/07/2014, DN xuất công trình cho Công ty TNHH MTV Bia Sài Gòn Sóc Trăng theo hóa đơn GTGT 0000409, số tiền chưa thuế là 1.314.727.273, VAT 10%. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT hạch toán: (phụ lục 3)
Nợ TK 131: 1.446.200.000 đồng
Có TK 5113: 1.314.727.273 đồng Có TK 33311: 131.472.727 đồng
57
4.2.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết (xem mẫu sổ đầy đủ ở phụ lục 5)