THƠ 4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
a) Quy trình thu, chi tiền mặt được thực hiện tại Công ty như sau:
(1) Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy để phần mềm xử lý. Phần mềm kế toán xử lý và in ra chứng từ hợp lý (phiếu thu, phiếu chi). Đồng thời kế toán thanh toán chỉ cần chọn “ghi vào” phần mềm sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ sách liên quan như sổ chi tiết, sổ cái, sổ nhật ký chung theo tài khoản ghi Nợ, ghi Có trên bút toán.
(2) Phiếu thu (phiếu chi) được in ra 3 liên và luân chuyển như sau: 3 liên phiếu thu (phiếu chi) cùng các giấy tờ có liên quan chuyển sang kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành thu (chi) tiền.
(3) Thủ quỹ thu (chi) tiền, kí vào phiếu thu (phiếu chi) đồng thời thủ quỹ ghi vào sổ quỹ bằng thủ công để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Liên 1 phiếu thu (phiếu chi) thủ quỹ cho khách hàng. Liên 2 gửi lại cho kế toán thanh toán để lưu cùng hóa đơn bán hàng, thông báo trả nợ, giấy đề nghị thanh toán và chứng từ liên quan khác, Liên còn lại lưu lại tại bộ phận thũ quỹ cùng sổ quỹ.
(4) Định kỳ kế toán kiểm tra sổ sách và in ra sổ sách báo cáo cần thiết. Thủ quỹ không có thực hiện công việc kiểm kê và báo cáo quỹ cuối ngày hoặc
29
định kỳ, khi tiền gửi trong ngân hàng không đủ để đảm bảo thanh toán cho người bán, người cung cấp dịch vụ thì thủ quỹ sẽ đem tiền mặt tại quỹ nộp vào ngân hàng.
30
Hình 4.1 Lưu đồ thu tiền mặt
Ghi chú:
HĐBH: Hóa đơn bán hàng TBTN: Thông báo trả nợ TK: Tài khoản
Kế toán thanh toán Thũ quỹ
KH
Kiểm tra, tiến hành nhập quỹ, ký
tên, ghi sổ quỹ
Sổ Quỹ
Kết thúc
Hóa đơn bán hàng Thông báo trả nợ
Kiểm tra, đối chiếu
Nhập vào phần mềm Ghi nhận dữ liệu, in phiếu thu
Tập tin KH Cuối kỳ Bắt đầu Bộ phận bán hàng Khách hàng Kế toán trưởng
Hóa đơn bán hàng Thông báo trả nợ
HĐBH
TBTN Phiếu thu
1 2 2
3
In sổ cái, sổ chi tiết tài khoản
Sổ Cái Sổ chi tiết
TK
Soát xét, ký tắt
Phiếu thu đã duyệt
1 2 2
3
Phiếu thu đã duyệt
1 2 2
31
Kế toán thanh toán Thũ quỹ
1 2 2 3 Kết thúc NCC NĐNC
Kiểm tra, tiến hành xuất quỹ, ký
tên, ghi sổ quỹ
Sổ Quỹ Phiếu chi đã duyệt
Phiếu chi đã duyệt
1 2 2
3
Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị tạm ứng
Kiểm tra, đối chiếu
Nhập vào phần mềm Ghi nhận dữ liệu, in phiếu chi
Tập tin NCC Cuối kỳ Bắt đầu Nhà cung cấp Người đề nghị chi Kế toán trưởng
Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị tạm ứng
GĐNTT
GĐNTƯ Phiếu chi
1 2 2
3
In sổ cái, sổ chi tiết tài khoản
Sổ Cái Sổ chi tiết
TK
Soát xét, ký tắt
Hình 4.1 Lưu đồ chi tiền mặt
Ghi chú:
GĐNTT: Giấy đề nghị thanh toán GĐNTƯ: Giấy đề nghị tạm ứng NCC: nhà cung cấp
NĐNC: Người đề nghị chi TK: Tài khoản
32