3.2.1 Chức năng
Tiến hành việc sản xuất và kinh doanh các sản phẩm may mặc phục vụ tiêu dùng trong và ngoài nƣớc.
Tiến hành kinh doanh xuất khẩu trực tiếp, gia công sản phẩm may mặc có chất lƣợng cao.
Tạo điều kiện và đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
3.2.2 Nhiệm vụ
Xây dựng và thực hiện chính sách về tài chính, tín dụng, giá cả và đầu tƣ phát triển nhằm nâng cao sản lƣợng và chất lƣợng hàng xuất khẩu.
Nghiên cứu các đối tƣợng cạnh tranh để đƣa ra các phƣơng án xuất nhập khẩu giữ vững các thị trƣờng có lợi nhất.
Nghiên cứu luật pháp quốc tế, các thông lệ kinh doanh nhằm nắm vững nhu cầu thị hiếu, giá cả các loại sản phẩm may mặc, tƣ liệu sản xuất, tƣ liệu tiêu dùng, phục vụ SXKD may mặc thời trang.
Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính lao động, tiền lƣơng, quản lý và thực hiện theo phân phối lao động, không ngừng đào tạo bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ, trình độ văn hoá tay nghề cho các cán bộ công nhân viên công ty.
42
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG BAN PHÒNG BAN
3.3.1 Cơ cấu tổ chức
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty cổ phần May Tây Đô, 6 tháng đầu năm 2013
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần May Tây Đô Ghi chú: 1, 2,…,15 là các chuyền may.
3.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
Tổng Giám đốc: toàn quyền tổ chức bộ máy quản lý, xây xựng chiến lƣợc phát triển. Tổ chức điều hành, thực hiện và kiểm tra hoạt động SXKD trong công công ty. Phân công trách nhiệm, quyền hạn thực hiện nhiệm vụ cho Phó tổng Giám đốc. Là ngƣời đại diện của công ty trong các quan hệ kinh tế trƣớc pháp luật.
Phó Tổng Giám đốc: giải quyết về chính trị tƣ tƣởng cho toàn thể cán bộ
công nhân viên. Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám Đốc về tất cả các lĩnh vực 1 2 … 15 1 2 … 15 Tổng Giám đốc Phó tổng Giám đốc Xí nghiệp May 1 Phòng tổ chức hành chính Phòng chuẩn bị sản xuất Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kiểm soát nội bộ Xí nghiệp May 2 Các cửa hàng ở Cần Thơ Xƣởng thêu vi tính Tổ ủi đóng gói Xƣởng cắt Tổ ủi đóng gói Xƣởng cắt
43
đƣợc phân công. Kiểm tra, chỉ đạo sản xuất và xem xét đánh giá hiệu quả khối lƣợng công việc của từng đơn vị có phù hợp với những yêu cầu của hệ thống chất lƣợng. Thay mặt Tổng Giám Đốc chỉ đạo toàn bộ hoạt động SXKD của công ty khi Tổng Giám Đốc đi vắng.
Phòng tổ chức hành chính: làm tham mƣu, đề xuất với lãnh đạo công ty
về các chế độ, chính sách nội bộ của công ty đối với ngƣời lao động phù hợp với pháp luật. Quản lý điều hành các hoạt động về tổ chức, lao động, tiền lƣơng và công tác hành chính quản trị toàn công ty. Xây dựng các kế hoạch tuyển dụng lao động và đào tạo nguồn nhân lực phục vụ chiến lƣợc kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch, phƣơng án, thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ, an toàn lao động, an toàn vệ sinh, thực hiện kế hoạch bảo vệ môi trƣờng trong và ngoài công ty. Thực hiện chế độ ghi nhận hồ sơ, báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm và quản lý, lƣu trữ hồ sơ tài liệu bảo mật thông tin. Thƣờng trực ban chỉ đạo thực hiện SA 8000, tiếp nhận thông tin khi khách hàng đánh giá SA.
Phòng chuẩn bị sản xuất: xây dựng kế hoạch SXKD, điều độ sản xuất toàn công ty, lập kế hoạch sản xuất ngày, tháng, quý, năm. Thực hiện thống kê tổng hợp, tính giá thành sản phẩm cho các đơn hàng tiết kiệm. Lập kế hoạch thực hiện đầy đủ các thủ tục, hồ sơ đăng ký xuất nhập khẩu theo đúng pháp luật, các yêu cầu của khách hàng về nội dung, tiến độ, chất lƣợng khi có yêu cầu. Lập hợp đồng gia công, bán sản phẩm theo đúng pháp luật. Thƣờng trực ban chỉ đạo ISO 9001 và tiếp khách đánh giá về ISO. Tổ chức nghiên cứu cải tiến các công cụ sản xuất và thao tác sản xuất. Trực tiếp làm việc với khách hàng về các vấn đề liên quan tới kỹ thuật đơn hàng, triển khai thống nhất trong các đơn vị sản xuất và các vấn đề về nguyên phụ liệu đến các bộ phận liên quan. Tổ chức việc kiểm tra quá trình sản xuất để đảm bảo các sản phẩm đạt chất lƣợng. Hƣớng dẫn xử lý các vấn đề về kỹ thuật, chất lƣợng phát sinh.
Phòng kế toán: quản lý tài sản, hàng hoá, máy móc thiết bị, phƣơng tiện,
công cụ phục vụ cho hoạt động SXKD. Xây dựng các kế hoạch, phƣơng án về hoạt động tài chính, kế toán, thống kê nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn vốn vào hoạt động SXKD. Thanh lý hợp đồng, thu hồi công nợ. Hạch toán kinh tế, phân tích kết quả SXKD định kỳ tháng, quý, năm.
Phòng kiểm soát nội bộ: là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Hội đồng
quản trị, Ban kiểm soát về công tác KSNB của toàn công ty. Chịu trách nhiệm về các hoạt động KSNB theo quy định của pháp luật. Xây dựng quy trình nghiệp vụ KSNB tại công ty; phát hiện, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện phƣơng pháp và phạm vi hoạt động của KSNB. Kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách
44
độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, hoạt động của công ty. Kiến nghị các biện pháp sữa chữa, khắc phục sai sót, xử lý những vi phạm.
Phòng kinh doanh: quản lý toàn bộ hệ thống bán hàng, kho hàng, thủ tục chứng từ liên quan đến hàng. Thực hiện các chiến lƣợc Makerting cho các sản phẩm may mặc mang thƣơng hiệu “Tây Đô”. Tìm kiếm đối tác và mở rộng mạng lƣới phân phối trong khu vực và cả nƣớc. Kiểm tra theo dõi và báo cáo định kỳ doanh số hàng nội địa. Nhận đơn đặt hàng của các công ty và của hàng bán lẻ, hoạch toán sổ sách chứng từ, báo cáo định kỳ tháng, quý, năm. Giám sát hệ thống bán lẻ, giải quyết thắc mắc của khách hàng trong phạm vi cho phép. Thực hiện các chƣơng trình khuyến mãi, hội chợ, trƣng bày,…theo yêu cầu của Ban Tổng Giám Đốc.
Tổ ủi, đóng gói: sau khi sản phẩm hoàn thành từ các dây chuyền may để kiểm tra chất lƣợng thì tổ ủi thẳng sau đó đóng gói nhập kho thành phẩm để chuyền cho khách hàng.
Xưởng cắt: nhận cắt rập từ các cán bộ kỹ thuật để tiến hành cắt trên vải
rồi đánh số thứ tự các sản phẩm vải để cắt sau đó bàn giao cho các dây chuyền may.
Tổ trưởng, tổ phó dây chuyền may: đôn đốc công nhân trong dây chuyền
may để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất và chất lƣợng nhận nguyên vật liệu từ thủ kho về phân phối cho công nhân trong dây chuyền may mà mình phụ trách, kiểm tra, theo dõi số lƣợng sản phẩm, số lƣợng lao động, thời gian lao động của công nhân mỗi ngày.
Các dây chuyền may: từ sự hƣớng dẫn của phòng kỹ thuật may cùng với
nguyên phụ liệu cung cấp sẵn, các công nhân may tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh đạt yêu cầu chất lƣợng, mỗi công nhân trong một dây chuyền may chỉ may một công đoạn, một phần của sản phẩm. Đây là một bộ phận rất quan trọng vì nó đóng vai trò quyết định chất lƣợng, số lƣợng sản phẩm.
3.3.3 Tình hình nhân sự của công ty
3.3.3.1 Cơ cấu lao động
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động của công ty trong 6 tháng đầu năm 2013 Chỉ tiêu Số ngƣời lao động Tỷ lệ (%)
Số lao động gián tiếp 124 8,57
Số lao động trực tiếp 1.323 91,43
Tổng cộng 1.447 100,00
45
Qua bảng số liệu ta thấy số lao động của công ty trong 6 tháng đầu năm 2013 là 1.447 ngƣời, trong đó số lao động trực tiếp là 1.323 ngƣời, chiếm 91,43% cao gấp hơn 10 lần số lao động gián tiếp. Trong những năm gần đây, số lao động của công ty đã tăng lên đáng kể. Điều này cũng cho thấy đƣợc quy mô của công ty ngày càng một mở rộng. Để bù đắp công sức lao động của ngƣời nhân viên, công ty đã có chế độ bồi dƣỡng, tiền thƣởng tăng ca cho công nhân, nhân viên. Công ty luôn đảm bảo mức lƣơng cơ bản cho lao động trực tiếp sản xuất.
3.3.3.2 Trình độ lao động
Bảng 3.2: Trình độ lao động của công ty trong 6 tháng đầu năm 2013
Trình độ Số ngƣời lao động Tỷ lệ (%) Đại học 22 1,52 Cao đẳng 17 1,17 Trung cấp 21 1,45 Phổ thông 1.387 95,85 Tổng cộng 1.447 100,00
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty cổ phần May Tây Đô, 6 tháng đầu năm 2013
Công ty nhận thức đƣợc rằng nguồn nhân lực là yếu tố để phát triển bền vững và thành công. Trong những năm gần đây, trình độ lao động của công ty không ngừng tăng lên để đáp ứng với nhu cầu, điều kiện sản xuất mới. Đến 6 tháng đầu năm 2013, tổng số lao động của công ty là 1.447 ngƣời. Tuy nhiên, số lƣợng lao động có trình độ phổ thông trong công ty chiếm tỷ lệ rất cao trong cơ cấu lao động, số lao động này chiếm tới 95,85% tƣơng đƣơng 1.387 ngƣời. Trình độ lao động phổ thông chủ yếu là nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm làm việc ở các phân xƣởng, xử lý nguyên liệu. Vì vậy, để sử dụng có hiệu quả các loại máy móc, thiết bị, khoa học công nghệ hiện đại nhƣ ngày nay thì công ty cần phải đào tạo công nhân của mình đạt trình độ chuyên môn hơn. Riêng đối với nhân viên quản lý của công ty thì có trình độ cao. Theo số liệu của phòng tổ chức hành chính, công ty có 22 ngƣời có trình độ đại học chiếm 1,52 %, 17 ngƣời có trình độ cao đẳng chiếm 1,17% và 21 ngƣời có trình độ trung cấp chiếm 1,45%. Bên cạnh đó, để góp phần phát triển nguồn nhân lực có tay nghề cao, công ty đã chú trọng trong việc thực hiện các chế độ lƣơng, thƣởng, trợ cấp cho ngƣời lao động; chính sách đào tạo cán bộ về chuyên môn kỹ thuật bắt kịp với các chuẩn công nghệ mới.
46
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần May Tây Đô tổ chức công tác kế toán theo hình thức tổ chức tập trung. Phòng kế toán của công ty thực hiện mọi công tác kế toán từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển, ghi sổ, tổng hợp lập báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán của toàn công ty. Phòng kế toán lƣu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Ở các bộ phân liên quan, các nhân viên có trách nhiệm tập hợp các chứng từ ban đầu và gởi lên cho bộ phận kế toán
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty cổ phần May Tây Đô, 6 tháng đầu năm 2013
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán
3.4.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận kế toán
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): Là ngƣời phụ trách và chỉ đạo chung cho hoạt động phòng kế toán; có quyền ký duyệt các báo cáo, chứng từ để tổng hợp và lập các báo cáo tài chính vào cuối kỳ. Báo cáo thông tin có liên quan cho cấp trên và chịu trách nhiệm kiểm tra việc chấp hành các chế độ kế toán theo quy định của Nhà nƣớc.
Kế toán thanh toán lương và thuế: Quản lý thu, chi, tính toán chính xác,
kịp thời, đúng chính sách, chế độ về các khoản tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp, phải trả cho ngƣời lao động. Lập báo cáo thuế, kê khai thuế GTGT cũng nhƣ quyết toán thuế.
Kế toán kho: Tính giá nhập khẩu vật tƣ; lập phiếu nhập, xuất kho và
chuyển cho bộ phận liên quan. Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lƣợng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng
Kế toán trƣởng Kế toán hạch toán tiền lƣơng và thuế Kế toán kho Kế toán TGNH và bán hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
47
nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất).
Kế toán tiền gửi ngân hàng và bán hàng: Tổng hợp tình hình thanh toán
nội bộ và bên ngoài qua tài khoản thanh toán ở ngân hàng, đối chiếu với sổ kế toán tại ngân hàng. Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của công ty cả về giá trị số lƣợng hàng hoá bán ra trên từng mặt hàng. Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra.
Kế toán tổng hợp: Theo dõi các hoá đơn, chứng từ; hạch toán chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm. Hạch toán TSCĐ, công nợ và tình hình tiêu thụ sản phẩm của các đại lý và cửa hàng.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt và các phiếu thu, chi dƣới sự quản lý của kế
toán trƣởng. Theo dõi các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh hàng ngày và các chứng từ để ghi vào sổ quỹ để đối chiếu. Lập biên bản để kiểm kê tiền mặt gởi kèm báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
3.4.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ * Đặc trưng cơ bản:
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng từ ghi sổ đã lập; cho nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tách rời nhau.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ thự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán.
- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 đƣợc ghi ở một tờ sổ riêng (cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái.
* Các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
48
* Trình tự ghi sổ kế toán:
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty cổ phần May Tây Đô, 6 tháng đầu năm 2013
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Hằng ngày, kế toán phụ trách từng phần căn cứ vào các chứng từ gốc (chứng từ kế toán) hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra để lập các chứng từ ghi sổ có đầy đủ chữ ký và dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Căn cứ vào chừng từ ghi sổ đã đƣợc lập kế toán tổng hợp ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, và đƣợc dùng để ghi vào sổ cái.
Sổ quỹ Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày
49
Cuối tháng, kế toán tổng hợp phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các