Hình 4.1. Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Ghi chú:
Bắt đầu và kết thúc: Chứng từ, báo cáo: Các phòng ban: Xử lý bằng tay: Xử lý bằng máy: Quy trình luân chuyển:
Phòng nhân sự Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
A Bảng lương Bảng chấm công Phiếu chi Lập bảng lương tổng hợp phải trả Xét duyệt Tính lương và lập bảng lương Bảng lương Bảng lương Tính lương Bảng lương TH phải trả Phiếu chi đã duyệt Bắt đầu Trích các khoản trích theo lương phải trả
Bảng lương TH phải trả
Phiếu chi
Sổ
GĐ xét duyệt và ký Nhập liệu vào máy A
Phiếu chi Phiếu chi
Phát lương
Diễn giải lưu đồ:
- Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho công nhân viên, cuối tháng tính lương và lập bảng tính lương.
- Sau khi lập bảng lương, bộ phận kế toán tổng hợp dựa vào bảng lương của bộ phận chấm công gửi sang để lập bảng lương tổng hợp phải trả.
- Sau khi có bảng lương tổng hợp phải trả, bộ phận kế toán tổng hợp trích các khoản trích theo lương phải trả như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Sau đó lập bảng lương tổng hợp phải trả và phiếu chi. Từ bảng lương tổng hợp phải trả kế toán nhập giữ liệu vào máy và đưa ra sổ sách sau đó chuyển cho giám đốc xét duyệt và ký.
- Kế toán tổng hợp sau khi trích các khoản trích theo lương và lập bảng lương tổng hợp đồng thời xuất phiếu chi chuyển cho bộ phận thủ quỹ. Khi nhận được phiếu chi do bộ phận kế toán tổng hợp chuyển sang thì bộ phận thủ quỹ lập tức xét duyệt và xuất quỹ đúng và đủ với số tiền trên phiếu chi.
- Sau khi duyệt thủ quỹ chuyển phiếu chi và số tiền được duyệt cho bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự căn cứ vào phiếu chi và bảng lương để phát lương cho công nhân viên. Đồng thời nhân viên nhận lương và ký nhận vào bảng lương đã duyệt.
Nhận xét:
Lưu đồ luân chuyển chứng từ của Công ty nhìn chung hợp lý, phù hợp với mô hình hoạt động của công ty, tương đối rõ ràng theo trình tự các bước. Từ lập bảng chấm công, lập các chứng từ, báo cáo đều đầy đủ theo quy định. Kế toán dựa vào bảng chấm công để quy đổi ra lương cho nhân viên và phát lương một cách dễ dàng. Tuy nhiên công ty không nên chỉ tính lương cho nhân viên theo thời gian mà cần phải khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên thông qua việc tính lương theo sản phẩm, công việc. Cần có quy chế phụ cấp, thưởng rõ ràng và cần phân chia các cấp bậc lương, xử lý và tính lương cấp bậc theo phần mềm kế toán. Nếu được như vậy thì công việc kế toán sẽ diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.